所有社會組織，大到政府，小到企業，都需要綜合管理部門，不管是叫辦公廳，還是叫辦公室，都屬於這樣的綜合部門。對於企業而言，辦公室的職能可以羅列出很多，歸納起來主要有四項，即調研、協調、服務、督辦。
在企業策劃、規劃、製度的製定和維護方麵，在全麵質量管理體係的綜合協調等方麵，辦公室屬於牽頭部門。具體到每個企業，辦公室的職能有不同的界定，但大同小異，主要的工作沒有太大差別。然而，人們常見的辦公室工作，通常是文案及印信的管理、與政府部門的聯係，還有上傳下達等事務性工作，對其他方麵則關注得不多。實際上，許多企業的辦公室在履行職責方麵都存在著問題，往往陷入事務性的工作，包括文件的收發傳遞、為主要領導服務、行政後勤保障以及送往迎來等，很少研究企業的重大問題，通常也缺少研究的力量，根本起不到參謀的作用；由於對具體業務了解得不多，就不能發揮好協調的作用，使有些協調工作流於形式；在履行服務職能的時候，經常陷入部門間或人際間的衝突，很難在領導之間保持平衡，也容易成為矛盾的焦點。
首先，要明確辦公室是企業的辦公室，而不是領導的秘書室，更不能變成主要領導的隨護室，即使名稱叫做總經理辦公室，也不能隻為總經理一個人服務。辦公室的服務職能針對著整個企業，不僅要做好企業機關的行政服務工作，確保正常的工作秩序，同時肩負著上傳下達、送往迎來等服務性工作，包括綜合性會議的組織、辦公用品的管理、企業公共關係維護和拓展等。為領導服務的部分，往往有許多敏感點，弄不好會引發領導之間的矛盾。辦公室具有秘書職能，不僅管理著領導的秘書，而且承擔著許多秘書性的工作，甚至扮演著生活秘書的角色。這方麵的職能是針對所有領導人的，不能隻為主要領導服務。領導們各有分工，服務的需要也不一樣，需求的大小也有區別，但有些方麵還是共同的，對此一定要顧及周全，呼之即應。尤其是副職領導，有些人心理上處於劣勢，有時難免神經過敏，對這樣的領導者，辦公室一定要心中有數，千萬不要怠慢。
其次，要明確辦公室在工作流程中的定位，即負責上傳下達、左右協調，又肩負著監督反饋的責任。例如，總經理辦公會確定了某項工作，一般由分管的副職領導負責落實。副職是企業領導班子的成員，他們是正職的助手，通常按照分工負責某方麵的工作，其權力以正職的權力為基礎或由此派生。從企業員工的層級來看，副職領導人是辦公室的上級；從具體的工作層麵來看，副職領導所牽頭的工作，應該在辦公室的監督範圍之內，既要監視工作進展的情況，又要在工作過程實行督辦；從文件流程上來看，業務部門的彙報和請示，有些是分管領導處置權限之外的事情，需要先報送分管領導閱示，然後送交辦公室，再由辦公室傳至總經理或其他相關領導班子成員。由此可見，在具體工作的過程中，辦公室與副職領導人之間的關係，遠比上下級關係複雜。當他們監督工作的進展時，向班子集體負責，或者向總經理負責。作為辦公室上級的副職領導人，他所推動的工作，也在辦公室的督辦之下；他所批示的有些文件，在流程中則位於辦公室之前。
再次，要明確辦公室為信息集散中心的地位，重視調查研究，推動調查研究，從而發揮領導參謀的作用。企業運作離不開信息，信息是決策的依據，也是調整決策的依據。辦公室要成為信息集散的中樞，內外部的信息都要先彙集到這裏，然後再流向該去的地方。有時候，某些方麵的信息不充分，還需要辦公室安排調查研究，對信息進行必要的補充。通常情況下，辦公室不具備調研力量，即使配備有相應的研究人員，也很難精通各方麵的業務，因此，辦公室作為牽頭部門，要把各種信息分送到相應的業務部門進行研究並提出專業意見，然後再通過辦公室報送主管領導。對於綜合性質的問題，如果需要調查研究，往往由某個領導牽頭，辦公室組織實施，有相關業務部門的人員參加。同樣，專業意見也是由專業部門提出，最後需要辦公室彙總分析並報送分管領導或正職領導，有時還需要分送所有班子成員，由集體研究做出決策。在企業運營過程中，占有的信息全麵而客觀，往往是正確決策的先決條件。在這方麵，辦公室處於特殊的地位。