啟用商場印章是指印章從什麼時候開始生效使用。啟用印章應選擇好時間，並提前向有關單位發出正式啟用印章的通知。與此同時上報集團(公司)備案。在印章啟用通知規定的生效之日前該印章是無效的。隻有在啟用通知中規定的啟用印章的時間開始後，印章方可使用。
由於機構變動、式樣改變或商場易名等原因而造成印章停用時，應認真負責地做好下列工作：一要按照通知的規定停止印章的使用；二要清查所有停用的印章；三要報請總經理審定印章的處理辦法；四要做好印章的上繳、清退、存檔或銷毀工作。屬於總經理個人的印章，應該退給本人。舊印章停用一般和新印章啟用同時對外通知。作廢的舊章用紅色；啟用的新章用藍色，表示剛剛啟用。
(二)印章的保管和使用
按規定，正式印章、專用印章、鋼印和手印均應由專人負責保管，以保證印章的絕對安全和正常使用。縮印一般是在印刷憑證時使用的，也應按使用印章的規定辦理。圖章和戳記也應指定使用人員管理。
商場印章一般由機要秘書保管。保管時，所有印章均應專門加鎖，置於牢固的櫃子裏或者抽屜之內；所有印鑒，均應按同等印章要求保管。對所保管的印章，應該經常檢查，及時清洗，細心保護。節假日或夜間無人看守時，應將所有印章密封起來。一旦發現保管的印章有異常情況或丟失，應該保護現場，並及時報告保安部門，查明情況，及時處理。必要時，應該報告公安機關協助查找。
使用印章同保管印章一樣，一定要嚴格製度，防止出現偏差和“漏洞”。
1嚴格手續
使用印章必須經批準，其權限可分級掌握如使用商場公章，應由該商場總經理或由總經理委托的專人簽批。使用商場總經理辦公室公章，則由該辦公室主任簽批。批準人都應有文字批準手續，並在用印登記表上注明。文字批準手續和用印登記，要妥善保存備查。
2認真審閱
對要蓋印章的文書內容必須認真審閱，對一些特殊情況用印，更要審閱清楚。
3詳細登記
登記項目主要有：時間、編號、用印部門、內容、用印數、經辦人姓名、批準用印人姓名、蓋印人姓名等。(三)蓋印正規蓋出的各種印章，必須保證位置恰當，字跡端正，圖形清晰各種文書的蓋章位置，應參照有關規定，選擇合適的位置。蓋印必須看準上下位置，保證印章的環形字組或橫排字體端正。印泥一般應該選用紅色，專用印章也可用紫色或藍色。
(四)介紹信和其他憑證的管理
印章除用於公文外，平時多用於開具介紹信和各種憑證，如聘書、任命書、代表證、意向書、工作證等。這些都是公務文書。
1介紹信的管理。介紹信一般由總經理辦公室機要秘書負責保管和開具。開具介紹信要嚴格履行審批手續，嚴禁發出空白介紹信。介紹信的存根要歸檔，保存期5年。因情況變化，介紹信領用人沒有使用介紹信，應即退還，將它貼在原存根處，並寫明情況。如發現介紹信丟失，應及時采取相應的措施。介紹信類型主要有3種。這3種介紹信有著不同的管理方式。
(1)信箋介紹信。這種介紹信多為聯係某項工作。用這種信箋開介紹信，可以表達較為複雜的內容。
(2)存根介紹信。這種介紹信一般鉛印，分成兩聯：一聯是存根，即副聯；另一聯是外出用的介紹信，即正聯。正副聯中有一間縫，正副聯都有連續號碼。除要在正聯下方蓋公章外，在正副聯間縫處也要騎縫蓋公章。此介紹信主要是用於介紹某人到何處辦何事的一個憑證。在存根介紹信中，還包括專用介紹信，如購買飛機票介紹信、辦理出國護照介紹信以及業務部門專用介紹信等。這些專用介紹信有特定的內容和樣式。
(3)證明信。證明信是以商場的名義證明某人的身份、經曆或者有關事件的真實情況的專用書信。一種是以組織名義發的證明信；另外一種是以個人名義發的證明信。除個人蓋章外，組織也要蓋章以證明此人的身份。
2憑證的管理