（2）通報正文的結構通常由開頭、主體和結尾等部分組成。開頭說明通報緣由；主體說明通報決定；結尾提出通報的希望和要求。
（3）通報的尾部應寫準確的上發文機關和日期。
10. 決 議
決議是公布經過會議討論通過、並要求有關單位和個人貫徹執行的一種公文，具有指導和指示的作用。決議一般由三個部分組成：標題、通過的會議和日期、正文。
（1）標題要寫明發文機關或會議的名稱和文種。發文機關或會議名稱，要寫全稱，不要省略，文種也不能省略。標題有兩種寫法：一是完整標題。這種標題法使用頻率最大，因為這種標題最能體現決議嚴肅、鄭重的特點。二是事由加文種或會議加文種的標題法，其表現形式一般是：××會議批準××××的決議。
（2）決議的時間，不能寫在決議的正文之後，而是寫在標題之下、正文之前，通常用括號注明是什麼時間，在什麼會議上通過的，表示生效時間。如果標題中未寫明通過決議的會議名稱，那麼此處時間之後，應加上某會議通過字樣。
（3）決議正文的寫法因決議類型不同而有些差異。決議的正文，一般寫三個內容：首先是對被批準的議案等，給予充分的肯定和恰當的評價；其次是報告中提出的工作要點表明支持態度；最後是下級幹部和群眾發出號召。
11. 議 案
議案是政府機關與人民代表大會，以及人民代表大會常務委員會之間聯係工作，而常用的例行公文之一。議案的寫作一般由標題、正文和簽署三個部分組成。企事業機關秘書在擬定議案類文稿時，需要注意以下幾點：
（1）文號多用“函”。國務院是國家最高行政機關，全國人民代表大會及其常委會是國家最高權力機關。國務院對全國人民代表大會及其常委會負責，但國務院並不隸屬於全國人民代表大及其常委會，所以在文號使用上，用表示不相隸屬關係的“函”。
（2）立法議案後應加上“草案”。立法議案必須在法的名稱後用圓括號括上“草案”兩字。因為此法未經國家或地方權力機關審議通過、批準，都不能算作正式的法律。
（3）議案的正文要求先寫明提議案的送達機關，一般為某次會議。再另起一行，寫明提議案的原因、目的與意義，以及此議案事項的形成過程，提出審議要求或請求的具體內容。
（4）簽署議案的時候要寫明議案提議人（包括職務）和日期。
12. 指 示
指示是一種指導性文件，是領導機關對下級機關布置工作，闡明工作活動的指導原則的下行公文。其常見的幾種形式包括政策性指示、部署性指示、全局性指示等。
指示的內容一般由首部和正文兩部分組成，有的指示還有尾部。各部分的格式、內容和寫法如下：
（1）首部主要包括標題和成文時間兩項內容，有的指示還要寫主送機關。
第一，標題多采用完全式標題，即由發文機關、事由和文種構成，如《國務院關於加強電子政務工作的指示》。
第二，成文時間用括號注明年、月、日，標在標題下方正中位置。
第三，除部分針對普遍性問題而發的指示有主送機關外，其他指示大都有這一項目內容。這一項目的格式與一般公文相同。
（2）正文結構一般由開頭、主體和結尾三部分組成。開頭部分交代指示緣由或者根據，主體部分說明指示事項，結尾部分提出執行要求。在指示緣由後麵，用“為此，特緊急指示如下”或者“特作如下指示”等語提起下文。
（3）指示的事項包括工作任務、指導原則、具體步驟、措施方法等項內容。其寫法一般采用標序列述的方法，要求論述完整、層次清晰，表述具體明白，以便執行。
（4）為保證指示得以貫徹執行，必然要向受文者提出希望和要求。
（5）關於指示的尾部，有的指示公文，標題中沒有發文機關，標題下也沒有設時間項，要在尾部寫上發文機關的全稱和年、月、日；如果標題中已有發文機關，可以隻寫時間一項。
13. 函
函是不相隸屬機關之間相互商洽工作、詢問和答複問題，或者向有關主管部門請求批準事項時所使用的公文。函最常見的形式包括建立業務關係函、答複客戶建立貿易關係函、老客戶聯絡問候信函、索取樣品函、詢價函、回複商業詢購函、報價函、要求約見信函、答複求職者信函等多種。
公函一般都是由首部、正文和尾部三部分組成。其各部分的格式、內容和寫法要求如下：
（1）函的首部主要包括標題、主送機關兩項內容
一是標題，公函的標題一般有兩種形式，一種是由發文機關名稱、事由和文種構成；另一種是由事由和文種構成。公務實踐中，前一種標題式樣用得比較多。
二是主送機關，即受文並辦理來函事項的機關單位，於文首頂格寫明全稱或者規範化簡稱，其後用冒號。
（2）函的正文結構一般由開頭、主體、結尾、結語等部分組成。其具體寫作要求如下：
第一，開頭主要說明發函緣由。一般要求概括交代發函的目的、根據、原因等內容，然後用合適的詞來進行過渡。
第二，主體是函的核心內容，主要說明致函事項。函的事項部分內容單一，一函一事，行文要直陳其事。
第三，函的結尾一般用禮貌性語言向對方提出希望。即或請對方協助解決某一問題，或請對方及時複函，或請對方提出意見或請主管部門批準等。
第四，函的結語通常應根據函詢、函告、函商或函複的事項，選擇運用不同的結束語。
（3）函的尾部一般包括署名和成文時間兩項內容。署名寫上機關單位名稱，並加蓋公章；成文時間寫明年、月、日。
14. 意 見
意見是領導機關常用的公務文書之一，通常是用於對重要問題提出見解和處理辦法的一種事務性公文形式。一般來說，意見都是由首部、正文兩部分組成，有的還有附件，但一般沒有尾部。具體寫作要求如下：
（1）意見的首部一般包括標題和成文時間兩項內容。不過，有的在成文時間前注明發文機關名稱，有的以文件形式直接行文下發的意見還有主送機關的項目。
第一，一般由發文機關、事由和文種構成。
第二，關於意見的成文時間，在標題中標明發文機關名稱的，一般於標題之下用括號注明成文的時間。但標題中省略發文機關一項的，有的於成文日期前注明發文機關，有的不在此處注明發文機關，卻將其署於正文之後。
（2）意見的正文部分大都包括發文的緣由和具體意見兩項內容，個別的還有貫徹執行的要求。
首先，所謂發文的緣由，具體是指提出意見的背景、依據、原因、目的等，表述文字可長可短。
其次，有的具體意見在正文結束時有結尾部分。結尾部分的內容，大多是提出要求。
15. 製 度
製度也是一種公務文書，主要是指一個係統或單位製定的要求下屬全體成員共同遵守的辦事規程或行動準則。常見的這類公文製度例如：工作製度、財務製度、作息製度、教學製度等。
這類製度的公文一般是由標題和正文兩部分組成。對秘書來說，寫作製度的文字必須明白易懂、具體準確，切忌重複和寫無用的話。
例文：
用電管理製度
（××廠××××年×月×日發布）
為了合理利用國家電力資源，充分發揮用電設備潛力，達到安全、經濟、合理、節約用電目的，特製定本製度。
第一條 加強用電管理，嚴格用電製度。實行內部合同製，每月根據生產、工作任務把用電指標下達到車間、部門，做到日清、旬結、月考核，實行節獎超罰，充分調動各用電部門的積極性。
……
第六條 各部門要經常開展節約用電常識，使有限的電力資源在我廠發揮應有的作用。
第七條 全廠車間、部門都應自覺執行，本製度自公布之日起生效。
第八條 本製度的修改權、解釋權歸廠職工代表大會。
16. 規 定
規定，是國家機關、社會團體、企事業單位針對某項具體工作或專門問題所提出的要求和規範，主要由主管部門或機關依據國家的法律政策製定。
常見的規定通常是由標題、簽署和正文三部分組成的。這裏也需要注意，一般的規定都是由機關部門或主管部門製定的，普通個人不能製定。
例文：
關於加強自行車交通管理的規定
為進一步貫徹《北京市道路交通管理暫行規則》和《北京市道路交通管理暫行處罰規則》，加強自行車交通管理，除全麵執行已有規定外，特重申並補充以下規定：
一、騎自行車者，必須遵守以下規定：
1.沿路靠右行駛，禁止逆行。禁止在便道上騎行。在劃有機動車和非機動車分道線的道路上，禁止在機動車道上騎行。
2.轉彎要提前減速，並伸手示意，不準突然猛拐、爭道搶行。橫穿畫有上、下行四條以上機動車道的路段，必須推車從人行橫道內通過。
3.在城鎮地區和公路上不準騎車帶人。騎車不準扶身並行，不準雙手離把，不準攀扶其他車輛，不準拖帶車輛，不準追逐競駛。
4.在交叉路口遇有停止信號時，必須停在停止線以外的非機動車道內，不準越過停止線或繞行通過。
5.停放自行車，必須停放在存車處或指定地點；在未設存車處的地區，必須靠便道裏邊停放或放在不影響交通的地方。
二、對違反規定的，要給予批評教育，並分別情況，處以五角或一元罰款。拒不接受處理的，按規定加重處罰。
三、嚴格執行以責論處的原則，完全由於騎車人違反規定造成交通事故的，由騎車人承擔全部責任。
四、本規定由市公安局負責實施。
北京市人民政府
××××年×月×日
17. 開幕詞
開幕詞，是會議的主要領導人代表會議舉辦單位，在會議開幕時對與會者的講話。其內容一般被用來闡明會議的宗旨、目的、要求和意義。開幕詞一般由標題、稱謂、正文三個部分組成。
秘書需要明白，開幕詞關係到領導者決策的正確性，因為它集中體現了會議的指導思想，對於會議具有指導性的意義。為此，在寫作開幕詞的時候，秘書必須要保證指示明確，條理清晰，突出重點。
例文：
連雲港市工商業聯合會第十屆會員代表大會開幕詞
各位代表、各位領導、各位來賓：
連雲港市工商業聯合會第十屆會員代表大會在市委、市政府的親切關懷下，在省工商聯、市委統戰部的指導幫助下，今天隆重召開了。這是市工商聯全體會員的一件大喜事。
蒞臨今天大會的有：省委統戰部、省工商聯的領導同誌；市委、市人大、市政府、市政協的領導同誌；各兄弟市工商聯的領導同誌；市委統戰部、市各民主黨派、各人民團體和市直有關部門的負責同誌；各縣區委統戰部的負責同誌。各位領導的親臨，充分體現了黨和政府及社會各界對我會工作的關心和支持。在此，我代表市工商聯第十屆會員代表大會主席團，向各位領導和來賓表示熱烈的歡迎和衷心的感謝！
出席今天大會的會員代表中，有為社會主義現代化建設做出突出貢獻的老一輩工商界人士，也有沐浴著改革開放春風成長起來的新一代非公有製經濟代表人士；有團體會員代表，也有經濟工作者代表。新老代表歡聚一堂，共商新形勢下工商聯工作大計，這充分體現了我市工商聯事業興旺發達，後繼有人。
……
這次大會是一次非常重要的會議。希望與會代表不辜負全體會員的重托，解放思想，集中精力，開好這次大會。讓我們共同努力，完成這次大會預定的各項議程，把這次會議開成一個承前啟後、繼往開來的大會，開成一個團結、民主、和諧、奮進的大會。
預祝大會圓滿成功！
18. 賀 信
賀信，也叫祝賀信，主要是領導人或者集體向一些取得重大成就、新的勝利的組織或個人表示祝賀時專用的書信。賀信的組成部分主要有：標題、稱呼、正文、署名和日期。
秘書在日常生活中，經常會為領導人擬寫或接受這樣類似的賀信。需要注意的是，賀信寫作的要求主要是要寫得熱情洋溢，能夠讓對方真實感受到致信者誠摯的祝福。
例文：
賀 信
××兄：
你籌辦的××公司，擇定在本月16日開業，這是一件大喜事，以你的精明能幹和交際廣闊來經營公司，前途定無限量!我不勝向你深致祝賀之意。現派人送上鏡框一副，贈作貴公司開業紀念。
祝你開業大發!
友××上