領導涉外函件主要包括外事函件、外貿函件兩類。
一、外事函件
1.概念解說
外事函件指參與外事工作的國家機關、企事業單位為相互商洽業務、詢問和答複問題，請求上級主管部門批準的公文。它具有在外事工作領域起指導、記載及憑證的作用。
2.寫作要領
外事函件與常用公文中的函件一樣，寫作時要言簡意賅，措辭要質樸，並與本單位職權、身份相符。忌下筆離題萬裏，應開門見山，讓人一讀便得要領。要把握好寫函分寸，嚴格區別公函與便函、公函與請示，不可混同使用。
3.範例參考
例文一：
關於出國（境）任務審核的幾點要求的函
各地區行署、市人民政府、區直各有關單位：
最近，中共中央辦公廳、國務院辦公廳下發了“關於嚴禁用公費變相出國（境）旅遊的通知”。為保證真正需要出國（境）實行公務的團組、人員順利成行，根據該文精神，今後在審核因公出國（境）事項的報批文件時，請注意以下內容：
1.出國（境）的團組要有較詳細的出訪目的，不能籠統稱“業務洽談”或“商務考察”，而應有明確的“業務”、“考察”內容。
2.出訪人員身份要同出訪目的相符。在專業出訪團組中，如確需黨政部門領導幹部或其他業務部門人員參加的，應有充分理由加以說明。要如實填報出訪人員的現任職務。
3.出訪費用是派出單位自理的，要附有費用預算和費用來源的說明。
4.請寫明出訪時間和境外停留時間，並應注意留足辦理內部乎續和申請外國簽證所需要的時間。
特此函告
例文二：
××省教育委員會
關於同意××大學××延長護照的函
中華人民共和國駐日本大使館：
××大學××是19××年4月由我委派到日本九洲大學攻讀學位的××自籌經費留學生，現已獲得博士學位並轉到通商產業省四國工業技術研究所做博士後工作。最近，該同誌向我委申請，由於其所持的因公普通護照將到期，要求延長護照以繼續完成研究。經研究，我委同意××同誌延長護照5年，即從2000年9月至2005年9月止。請按規定予以辦理有關護照延長手續。
××省教育委員會
2000年4月18日
二、外貿函件
1.概念解說
在對外貿易中，洽談交易的程序一般可歸納為詢盤一發盤一還盤一接受一簽訂合同等五個環節，合同簽訂以後就要履行。另外，外貿業務要得到發展，就必須在鞏固發展現有業務關係的同時，不斷建立新的貿易關係。
2.寫作要領
為適應開展對外進出口貿易業務，我國各個進出口公司都印有固定格式的書麵合同，在同國外客戶達成交易後，一般由我方填製書麵合同，經雙方核對無誤並簽字，各執正本一份，據以執行。
寄合同的函，一般要先說明製作合同的依據，即雙方磋商中關鍵函電的內容。其次說明所寄合同編號及份數，提醒對方仔細審閱合同條款，如發現問題及時提出。最後要求對方簽署後退回一份。