第一章行政公文寫作
1．含義
第一節行政公文概述
行政公文，通常稱為公務文書，簡稱公文，是行政機關在行政管理過程中所形成的具有法定效力和規範體式的公務文書。它是用於公務活動的一種應用文書，是統治階級管理國家，處理政務時用來頒布法律、法規、規章、傳達政策法令、請示和答複問題、彙報情況、聯係工作、製定計劃以及記載政務活動的主要工具。公文出自法定的機關單位，具有處理公務的合法效用。
2．特點
（1）權威性。無論是事實、數字，還是各種意見、結論，一旦進入正式公文，就具有權威性，即不可任意更改、任意解釋、任意否定。以公文形式發布的法令、法規、公告、通告等等固然具有權威性，即法定的效力；就是一般的請示、報告等，其涉及的事實、數據等等，同樣具有權威性，即不能任意根據個人意誌加以改變。
（2）規範性。公文的撰寫和處理，從起草到成文，到收發傳遞、分辦、立卷、歸檔、銷毀等等，整個過程都有一套規範化的製度，必須按製度辦理，才能保證公文的質量，保證公文處理的科學性以及提高辦事效率。破壞公文撰寫和處理的規範性，就會給工作帶來損失。
（3）工具性。從性質上說，公文是行政機關在行政管理過程中最經常、最大量使用的一種重要工具。行政管理的方式方法很多，而最正規、最科學的方法是利用公文。無論是傳達貫徹黨和國家的方針、政策，發布行政法規和規章，施行行政措施，請示和答複問題，指導、布置和商洽工作，報告情況，交流經驗等等，在很多情況下，都需要利用公文這一工具。公文的工具性說明，公文作為一種文體形式，本身並不具備政治性、階級性，掌握在誰手裏，就可以為誰服務。
3．種類
明確了行政公文的含義之後。我們再來看看行政公文的種類。行政公文的種類反映了公文形成的目的與要求，同時也反映了行文機關的關係。根據2001年1月1日起施行的《國家行政機關公文處理辦法》規定，行政公文分為13大類：
（1）命令（令）；
（2）決定；
（3）公告；
（4）通告；
（5）通知；
（6）通報；
（7）議案；
（8）報告；
（9）指示；
（10）批複；
（11）意見；
（12）函；
（13）會議紀要。
除此之外，在現實生活中，我們往往還可以接觸到一些其他的行政公文，如公報、章程、條例、辦法、規定、照會、聲明等，這些都不在國務院列出的13類行政公文範圍內。
4．作用
公文的作用主要有三：
（1）指導作用。公文既傳達大政方針、法令規章，也傳達對某項具體工作的實施意見。從中央到地方，對下級工作的指導、規範，有不少是通過公文這種形式來實現的。
（2）溝通作用。上級與下級之間，部門與部門之間，不相隸屬的機關之間，因工作關係經常需要交流信息、互通情報、商洽問題、協調步調，它們之間的溝通常依靠公文來完成。
（3）憑證作用。正式公文具有法定效力，可以作為辦事的依據、工作的指針。俗話說的“照紅頭文件辦事”，正是指按上級的正式規定幹工作，一切非正式的意見、指示，都不能作為指導工作的最終憑證。單位之間的交往、協調，隻要寫進公文，就有“立字為據”的作用，不能輕易改變了。
5．格式
行政公文為了保證其完整性、準確性和合法性，並且便於處理，提高工作效率，一般都有固定的格式，包括標題、主送機關、正文、附件、機關印章、發文年月日、抄送單位、公文編號、機密等級、緩急程度等。
國家規範的公文，具有特定的格式，保證了公文的權威性、完整性、科學性和效率性。公文的格式由兩部分組成：即基本部分和附加標記兩部分。基本部分包括標題、受文機關名稱、正文、附件、發文機關名稱、發文日期等；附加標記包括文件版頭、發文、字號、機密等級、緊急程度、附注、主題詞等。
（1）標題
公文標題是標明發文機關、事由和文種三要素。
（2）受文機關
公文的受文機關分主送機關和抄報、抄送機關三種。
（3）正文
公文的正文一般分三部分：
開頭：稱引據部分，簡要說明發文的原因和依據；
主體：是公文主體部分，要求重點突出，條理清楚；
結語：扼要提出要求和希望。一般根據上、下、平行的不同文種，采用不同的結語。如“是否妥當，請予指示”，“此令”，“特此函複”等。
（4）附件
公文的附件是隨公文一起發出的文件或材料。
（5）發文機關、發文日期
發文日期要寫明年、月、日全稱。
（6）文件版頭、發文字號
正式公文一般都印有版頭，即在文件開頭正中印有發文機關的名稱和公文種類，用大字體標寫，通常套紅，以示莊重。發文字號在文件頭下邊正中處，如“川府發（1988）×號”，發文號下邊用一紅色橫線與正文區分。
（7）機密等級、緊急程度
按照國家保密局規定，涉及黨和國家機密的公文，應根據內容確定機密等級，在標題右下方標明“秘密”、“機密”、“絕密”等字樣。
（8）主題詞
公文的主題詞是代表內容特征和歸類的最關鍵性詞語。它具有兩重性特點，一是“主題性”，即它要表現公文主題的核心內容，但又不是完全為了表現主題的；二是“技術性”，因為主題詞的另一作用是為了便於文件信息在計算機中的輸入，儲存和檢索。
【格式】
機密等級（居左）
緊急程度（居左）
發文機關名稱（文件）（居中）
（××××）×號（居中）
簽發人：×××（居右）
標題（居中）
主送機關（居左）
正文（首行縮進2字符）
附件：
1．×××
2．×××
印章（居右）
××××年×月×日（日期）（居右）附注：×××××
主題詞：×××××
抄送：×××××
××××（印發機關）××××年×月×日印
（共印××份）
第二節命令（令）
1．用途
命令（令）屬於最為典型的下行文，是上級領導機關向下級機關發布的一種帶有強製執行性質的指揮性公文。適用於依照有關法律發布行政法規和規章，宣布施行重大強製性行政措施；嘉獎有關單位及人員。命令（令）的最大特點是具有強製性，一經發布，下級機關就要堅決服從和執行。應當說，在所有的公文文種中，命令的權威性和約束力最強。
2．寫法
《國家行政機關公文格式》對“命令”的格式有專門規定：命令標識由發文機關名稱加“命令”或“令”組成，用紅色小標宋體字，字號由發文機關酌定；令號下空兩行標識正文；正文下一行右空兩字標識簽發人簽名（章），簽名（章）左空兩字標識簽發人職務、聯合發布的命令或令的簽發人職務應標識全稱。在簽發人簽名（章）下一行標識成文時間。分送機關標識方法同抄送機關。其他要素與其他文種相同。