第一章從基本問題談起
1什麼叫“大手筆”?怎樣才能成為“大手筆”?
答：所謂“大手筆”，古時是指有名的文章家或作品。如今，凡筆力雄健、根基深厚的大作家、大理論家、大著述家、大記者及規模和名氣較大的作品，均可稱為“大手筆”。人們常說的“如椽筆”、“如椽之筆”，指的也是這個意思。不過在習慣上，人們把那些寫作能力較強的人都稱為“大手筆”，我這裏所指的正是其中的一類：各級黨政機關和各部門、各單位中那些才華橫溢、出類拔萃的文字秘書們。他們默默無聞地幹著轟轟烈烈的事業，並從艱苦的磨礪中獲得了超人的智慧與才華。他們之所以被稱為“大手筆”，是因為——
有較豐富的知識，博覽群書，博學多才，古今中外、黨政財文等各方麵的知識均有所涉獵，並在某一個或幾個方麵有較深造詣；
有較紮實的文字功底，熟悉謀篇布局、語法修辭等各種要領，通曉機關各種文稿寫作常識並能嫻熟運用；
有較敏銳的洞察力和較強的思維能力，能夠用正確的立場、觀點、方法分析問題和處理問題，善於以文輔政，為領導出謀獻策；
有較高的寫作水平，不僅才思敏捷，倚馬可待，而且文筆精彩，質量優良；不僅善於領會領導意圖，而且富有創造性；不僅能出色完成自身的寫作任務，還常常擔任改稿、統稿任務，發揮“龍頭”作用。
筆者就曾見識過數位令人敬仰的“大手筆”。其中一位，某領導機關主管文字工作的副秘書長，從事“爬格子”事業20餘年，可謂“識途老馬”。有人評論說：凡是他寫出來的文章，別人無法改動，若改一句話，除非把這句話拿掉，要不就難動一個字；若改一段話，除非把這段話刪掉，要不就難動一句話，總之是恰到好處、無可挑剔，讓人想起古人形容美人的那句名言：身材增一分則太高、減一分則太矮，脂粉多一層則太白、少一層則太黑。他修改別人的稿子更是讓人覺得不可思議：把撰稿人叫到一旁，一邊解釋為什麼要這樣改，一邊信手改去，看上去不假思索、漫不經心，實際上字字精確、句句到位，不多工夫就把一篇本來毛病百出的稿子改得漂漂亮亮。正因為他有如此功力，所以隻要稿子出自他的筆下，領導從來不動一個字，隻管照念或簽發就是了。隻可惜，這樣一位令人欽佩的“大手筆”，由於長年伏案辛勞，積勞成疾，剛過天命之年便撒手人寰。一位領導同誌為他題寫了這樣一副挽聯：“錦繡文章，字裏行間展才智；筆墨人生，嘔心瀝血見精神。”
類似這種才華出眾的“大手筆”，真可謂人才難得，難怪要被人們所看重。領導者看重他們，是因為他們用起來得心應手，在上傳下達、部署工作、協助決策和處理問題等方麵都起著不可替代的重要作用；基層幹部看重他們，是因為他們寫出來的文章耐看，合乎實際，針對性、指導性較強；同行們看重他們，是因為他們經驗豐富，堪為人師，自己的進步離不開他們的傳、幫、帶。一句話，“大手筆”是領導的得力助手，是秘書界的優秀代表，是保證機關工作正常運轉的中堅力量。
不過我們不得不承認：各級機關從事文字工作的人雖然成千上萬，但能夠稱得上“大手筆”的人還是不多，有的單位甚至千挑萬選還找不著一個。難怪常聽一些領導同誌抱怨：找一個過硬的“筆杆子”太難了，簡直比找老婆還難!找不著，有些領導同誌隻好親自動手寫稿，或者列個提綱先到會上去講，爾後讓秘書去整理。其實，秘書們又何嚐不著急呢?他們也想成為令人羨慕的“大手筆”，但由於種種原因，總是遲遲上不了路，寫出來的東西多半被領導“槍斃”掉!
這樣就提出一個很現實的問題：怎樣加強秘書隊伍的建設?怎樣使更多的機關文秘人員成為“大手筆”?我想，領導的重視和培養固然十分重要，但起決定作用的還是文秘人員自身的刻苦努力。自身不努力，領導再重視也沒用。至於怎樣才能成為“大手筆”，這不是一兩句話就能說清楚的，但離不開兩條最起碼的東西：一是要有信心和進取心。作為文字秘書，在寫作上要有“出人頭地”的雄心壯誌。這不是狂妄，而是一種氣概。如果自己看不起自己，自己不給自己施加壓力，那就永遠也成不了“大手筆”。二是要掌握方法。包括怎樣讀書、怎樣積累資料、怎樣看問題和分析問題、怎樣掌握各式材料的寫作技巧等等，都有一定的規律可循。掌握了方法，就可以少走彎路，就會成熟得快一些。
2文字基礎好就一定能寫好機關文稿嗎?
答：文字基礎好，不一定能寫好機關文稿，隻能說具備了寫好機關文稿的條件。為什麼這樣說呢?起草機關文稿固然離不開紮實的文字基礎，包括怎樣立意、怎樣結構、怎樣遣詞造句等等，但光有這些還遠遠不夠。作家、記者、語文教師們的文字基礎好不好?當然好，但他們在其各自的領域盡可縱情發揮、占盡風騷，卻未必能寫好機關文稿。這是因為，機關文稿有其獨特的性質、特點和作用，起草機關文稿有其獨特的思維方式和寫作要求，如果把握得不好、不準，即使你駕馭文字的能力再強，文章也未必能對得上路。而這種“把握”又非一朝一夕之功，要經過一定時間的觀察、實踐和積累才能完成。為此，有必要將機關文稿與其他文章的特點作一比較：
——作用不同。顧名思義，機關文稿是為領導活動和社會實踐服務的，或作為決策的載體，或作為上呈下達的紐帶，或作為工作實踐的書麵反映，因而具有較強的政治性、政策性和指導性、實用性。比如領導講話和文件的作用，就是對某項工作或某項重大活動作出部署安排；調研報告的作用，是反映情況、分析問題、總結經驗或教訓，為決策提供依據。而其他文體如文學作品、理論文章、新聞報道等雖然都是為現實服務的，但都各自有其獨特的作用，不可混為一談。
——表達主體不同。機關文稿雖然由文字秘書執筆寫作，但不能夾雜個人的感情色彩，不能由個人想怎麼寫就怎麼寫，而必須按照領導的意圖，站在一級黨政組織或一個部門的角度想問題和提出問題。當然，個人的思想覺悟水平、是非觀念和好惡愛憎，會在寫作過程中有所反映，但最終都得納入正確的軌道，即充分體現黨的路線方針政策，在政治上、立場上、方向上與上級保持一致，而不可能也不應該有個人的完全“自由”。退一步說，即使你在文稿中摻雜了某些個人的不同意見和看法，領導審稿把關時也會給你改掉。其他一些文體就不同了，文學作品可以直抒個人胸臆，學術研究文章可以坦陳一家之言，個人的情感和見解有著廣闊的發揮空間。
——文章語氣不同。人們常說機關文稿是“官樣文章”，如果排除貶義的意思，或者它的確不存在那種令人討厭的“八股調”，這一說法倒是不無道理的。有的同誌進一步說：“官樣文章”也就是“‘要’字文章”。意思是，機關文稿中“要”字出現的頻率特別高，“要提高認識”、“要堅定信心”、“要真抓實幹”、“要加強領導”等等。這也是情理之中的，因為領導講話和文件都是用於對下級布置工作的，當然會更多地用到祈使式、號召式甚至是命令式語氣。由此還決定了文意表達上的確定性，一就是一，二就是二，不能或者極少使用“大概”、“可能”之類的模糊語言。其他文體則不具備這種特點，不可能也不應該強製讀者接受作者的觀點，即便是比較嚴肅的理論探討文章，也隻能仁者見仁，智者見智，把自己的觀點告訴讀者就可以了，因而語氣上也存在相對不確定性，如“筆者認為”、“我覺得”、“我建議”等等。
——語言風格不同。概括起來講，機關文稿的語言風格應體現為嚴肅、通俗、明快、樸實、潑辣。所謂“嚴肅”，就是不脫離政治，不脫離上級大政方針和領導意圖，不脫離客觀實際，行文莊重得體，語句符合規範。所謂“通俗”，就是明明白白告訴人們要做什麼、為什麼要這樣做和怎樣做，使人一聽就懂，而不能使用那些過於深奧的、人們不常見的和晦澀難懂的語言。有的初學寫作的同誌意識不到這一點，以為寫得讓人聽不懂才叫有學問、有水平，結果隻能適得其反。所謂“明快”，就是要開門見山，幹淨利落，把話說到點子上，而不能拖泥帶水，含糊其辭。所謂“樸實”，就是遣詞造句要做到樸素、實在，不能堆砌華麗辭藻，不能濫用文學化語言。有的同誌喜歡動不動來上幾句“桃李盛開，春意盎然”、“秋風送爽，丹桂飄香”之類的句子，不是不可以用，關鍵看在什麼場合、對什麼對象用，用多了，用濫了，反而使人覺得別扭。所謂“潑辣”，就是語言要有針對性、穿透力，而不能吞吞吐吐、隔靴搔癢。這一點，與文學作品的生動形象、理論文章的嚴謹深邃又是大相迥異的。
把握好機關文稿與其他文體的種種不同，我們就會明白：文字基礎好為什麼不一定能寫好機關文稿，同時也明白下一步該怎麼做了。這裏不妨再來點形象的說法：如果說文學是一個愛說愛笑愛哭愛鬧的任性女孩，學術文章是一個一邊咳嗽一邊對真理窮追不舍的倔強老頭，新聞報道是一個擂著鼓吹著號到處跑來跑去的精壯小夥，那麼，機關文稿就是一個表情嚴肅、不苟言笑、揮舞著令旗叱吒風雲的將軍。這種比喻未必恰當，我想說明的隻是：文字必須適應不同文章的不同風格，這就同人們穿衣服一樣，不同的人須用不同的尺寸、款式和顏色，否則就會顯得不三不四、不倫不類。
3什麼叫“知識恐慌”?文字秘書為什麼要有“知識恐慌”感?
答：所謂“知識恐慌”，指的是對於知識缺乏的一種恐懼、緊張感。有這種感覺其實是一件天大的好事，惟其有“恐慌”感，才會自覺加強學習，以豐富的知識積累去戰勝這種“恐慌”。這一點，對於文字秘書尤為重要。細心觀察一下就可以發現：沒有哪位“大手筆”不是由於勤於學習、善於學習而成才的；反過來看，沒有誰是不經勤奮學習、刻苦鑽研而成為“大手筆”的。所以，作為一名文字秘書，不能不重視學習，不能不具備多方麵的知識。不學不覺“恐慌”，越是勤學越覺“恐慌”，越是“恐慌”越逼迫自己勤學，這樣方能日有所進，終成大器。
機關文稿無論領導講話、重要文件、工作總結、調研文章等“大塊頭”文章，還是通知、批複、紀要、信息等“小塊頭”文章，都必然涉及到政治、經濟、曆史、哲學、文化、教育、法律乃至宗教、涉外、軍事、保密、統一戰線等多方麵的知識，每一門知識又包括了方針政策、專用術語、不同時期的任務與要求等大量具體的知識。如果缺乏這些方麵的知識，不僅材料寫不下去、寫不對路，還難免不說外行話，甚至還可能說錯話。比如，起草領導在民族宗教工作會議上的講話，就不能不了解黨的民族宗教政策；起草政法工作方麵的文件，就不能不熟悉有關法律法規包括必要的法律用語。這一點，對於黨委、政府文字綜合部門的工作人員尤為重要。因為你的職能在於“綜合”，而你的崗位所接觸到的材料、信息又不同於專業部門，所以必須盡可能多地掌握相關的專業知識。也許有的同誌會說，專業性會議上的領導講話和有關文件一般部門會起草好的，我們要懂得那麼多幹什麼?這話也不對，因為部門起草好的稿子也要先經秘書核稿把關再送領導，如果你對該部門的工作常識一無所知，核稿把關就無從下手，甚至還可能把對的也改錯了。更重要的是，如果領導對部門寫的稿子不滿意，要求秘書推倒重寫，而你百分之百是個“外行”，豈不是要幹瞪眼了嗎?
作為專業部門的秘書人員，也許你對部門工作的相關知識爛熟於心，但你也不能不了解其他有關方麵的專門知識。因為一個部門的工作不可能孤立運行，而要在黨委、政府統一領導下，與其他各部門各單位的工作協調、配合運行。比如公、檢、法之間，財政、地稅、國稅之間，人民銀行與各商業銀行之間，行政執法部門與經濟主管部門之間，各專業部門與黨、政綜合部門之間，部門與部門之間，黨委各部門與政府各部門之間，都存在一種相互依存、相互配合、協調運作的關係。各部門文字材料所遵循的原則、方向是否大體協調一致，實際上是衡量一個地方政令是否暢通、機關工作是否富有效率的重要標誌之一。如果各部門文秘人員不努力掌握多方麵的知識，僅僅知道或者僅僅強調本部門的工作和利益重要，寫起材料來各行其是，那就有可能出現政策打架、步調不一的現象，就會影響機關總體工作的有效運轉。
同時我們還要看到，一個人的知識是需要不斷充實和更新的。不充實，就會枯竭；不更新，就會過時。我們常常會有這種感覺：寫完一篇大稿子之後，讓神經鬆弛下來，有針對性地讀點書，看看有關報刊資料，心裏就會覺得充實許多。有時甚至會覺得：某篇稿子如果重寫一遍，肯定不是原來那個檔次。這就說明了知識“充電”的作用。特別是在市場經濟不斷發展、知識經濟新潮迭起的情況下，新事物、新矛盾、新問題、新知識層出不窮，如果我們不注意不斷充實和更新知識，就跟不上時代前進的步伐，就難以勝任本職工作?為此，我們必須以一種強烈的“知識恐慌”感迫使自己：學習、學習、再學習!
4文字秘書應掌握哪些基本知識?
答：作為一名稱職或者基本稱職的文字秘書，除了要掌握語言文字基礎知識和各種機關文稿的寫作常識外，還要重點掌握以下方麵的基本知識：
一是曆史知識。以史為鏡，可以知替興。忘記曆史意味著背叛，不懂曆史意味著淺薄。我們的民族曆史悠久、文化燦爛，其中很多東西值得我們去認識、把握和繼承、利用。作為文秘人員，除非畢業於曆史專業，不可能都對曆史有全麵的、詳細的了解，但對人類社會發展演變的主要階段、主要曆史人物和重大曆史事件、重要經驗教訓等應有較清楚的了解，對黨史、建國以來的發展史特別是改革開放以來的發展史更應熟記於心，對地方史和有關專業史也應有所掌握。這不僅是拓寬知識麵的需要，也是勝任本職工作的需要。起草文稿很多時候會用到曆史知識，不少領導同誌發表講話也會運用有關史實，或用於探討事物發展規律，或用於闡釋某種道理，或用於印證觀點、警示世人，如果我們不懂得一定的曆史知識，常常會陷入對某個問題知其然不知其所以然、想說清楚但說不清楚、想說透徹但說不透徹的窘境，文章就會欠缺深意和厚度而顯得單薄、幹澀。
二是理論知識。理論來源於實踐又指導實踐，沒有正確的理論就沒有正確的實踐，而理論的運用又經常地、大量地出現於機關文稿中，所以文秘人員掌握理論知識的重要性是不言而喻的。理論知識的貧乏必然造成思維的蒼白，甚至帶來是非觀念的模糊和政治立場的偏頗。因此必須努力學習和掌握馬列主義、毛澤東思想，在現階段特別要全麵、準確地領會和把握鄧小平理論，用這一理論武裝頭腦，指導寫作。也許有同誌會說，理論都是些玄而又玄甚至使人厭煩的大道理，我們不是搞理論的幹嗎要學?學了用得著嗎?這話大錯特錯。首先，既然你在機關從事文秘工作，理論不能不學，政治不能不講，否則就要犯錯誤；即使別人厭學、不願學或者裝模作樣地學，但文秘人員非得老老實實、認認真真地學不可。其次，說到用得著用不著的問題，關鍵看你怎麼用。不動腦筋，照抄照搬，當然沒用；空洞說教，脫離實際，當然沒用；望文生義，牽強附會，當然沒用；固守教條，缺乏創意，當然沒用。我們所需要的是，通過打牢理論功底，增強對實際問題的理性思考，學會用馬列主義的立場、觀點、方法觀察問題和分析問題，並以此貫穿於文稿寫作之中。
三是經濟知識。經濟建設是黨的全部工作的中心，包括起草文稿在內的各項工作都要圍繞這個中心來進行。很難想象，一個不懂得起碼經濟常識的文秘人員能夠勝任本職工作。這對於黨委綜合部門和各職能部門的文秘人員尤為重要，因為黨委是對兩個文明建設起核心領導作用的，組織、紀檢、宣傳、統戰等各項工作無不與經濟工作密切相關，而客觀上，文秘人員接觸黨務工作多，接觸經濟工作少，但起草文稿又必然接觸大量的、多個方麵的經濟問題，所以在學習經濟知識方麵應比其他部門文秘人員更主動、更自覺一些。政府綜合部門和專業經濟部門的文秘人員似乎好辦一些，因為你天天都在和各種經濟政策、報表、動態乃至各種矛盾和問題打交道，但也有一個懂得多與少、深與淺的問題。概而言之，無論哪個行業的文秘人員，都必須努力學經濟、懂經濟。這包括經濟理論、經濟發展規律、經濟政策及常用名詞術語等，尤其要注意學習市場經濟理論和有關知識，把握市場經濟運行的規律和特點；隨著我國加入WTO和知識經濟時代的到來，還必須學習有關新理論、新概念和涉外經濟知識。有了這些知識，我們才能貼近改革與建設的實際需要，通過起草文稿為加快發展獻計出力。
四是科技知識。科學技術是第一生產力。經濟和社會發展離不開科技，因而起草機關文稿也離不開對科技知識的掌握。要了解科技革命的曆史，了解科技創新對於經濟發展的重大意義，了解國內外高新技術發展趨勢，以適應推進科技進步、轉變經濟增長方式的需要。同時要積極掌握現代化辦公有關技能，使自己成為學科學、懂科學、用科學的新型人才。
五是法律知識。依法治國是黨中央提出的宏偉治國方略。隨著我國社會主義法製的逐步完善，各種法律法規正日益廣泛地覆蓋全部經濟和社會活動，有法必依、執法必嚴、違法必究也越來越為推動經濟發展和社會進步所必需。因此，作為機關文秘人員，毫無疑問要努力學法、懂法，包括基本法和有關專門性的法律法規，即使不可能全部學深學透，也要盡可能地多學、多懂一些。這樣，起草文稿時才能體現依法辦事的原則，正確使用有關法律概念和規定，不至於出現與法律法規相悖的現象。當然，作為政法機關和行政執法部門的文秘人員，則應學得更精、懂得更多一些，在學法、守法、用法方麵當表率。特別在對外經濟交往當中，很多關係需要依靠法律來調整，很多矛盾需要運用法律來解決，所以不僅單位負責人要懂法，文秘人員也應懂法，否則就可能給經濟造成不必要的損失。
六是領導科學知識。文秘人員雖然不是領導，但所從事的工作是直接為領導服務的，就必須懂得一定的領導科學知識。領導科學所包含的內容很深、很廣，文秘人員不可能全部掌握，但對最基本的內容，如決策要素、決策過程和決策實施方麵的知識，駕馭全麵、組織指揮、化解矛盾方麵的知識，市場經濟條件下如何改進工作方法、提高領導水平方麵的知識等等，都應有一定的了解。隻有掌握這些知識，才能在起草文稿中全麵、準確地領會和反映領導意圖，才能在決策中當好領導的參謀助手。實際上，文秘人員天天與領導打交道，包括請示彙報、參加會議、陪同搞調查研究等，對領導的決策過程、領導方法和工作風格等方麵可謂耳濡目染，隻要你有“心”，這方麵的知識不難掌握。怕就怕“不識廬山真麵目，隻緣身在此山中”，不善於捕捉和積累這方麵的知識，自覺不自覺地把自己隔離於領導活動之外，僅僅從“做文章”的角度去考慮學什麼和思考什麼。
除上述方麵之外，還有其他一些必須掌握的知識，各部門也還有各自的專業知識，這裏就不一一列舉了。總之，學曆史可以使人深刻，學理論可以使人清醒，學經濟可以使人精明，學科技可以使人聰慧，學法律可以使人機敏，學領導科學可以使人成熟，一句話，有了這些知識，工作中就能得心應手，左右逢源。當然，如果能懂得一些文學和音樂知識，那就更好了。
5文學和音樂知識對機關文稿的寫作有何幫助?
答：這話聽起來好像有點離譜，文學和音樂這浪漫的玩藝兒難道與一本正經的“官樣文章”還存在什麼聯係嗎?難道可以在某篇講話稿或某份文件中來上幾句詩人式的“啊”呀、“哦”的抒情語言嗎?音樂的作用又從何談起呢?
首先我得說，具備了前麵所說的那些知識，對於起草機關文稿的確基本夠用了，但如果能懂點文學和音樂，則更有助於寫作，甚至能達到更高的境界。我們先看文學。文學知識在機關文稿寫作中的運用雖然不是主要的、大量的，但文稿質量的好與差，必定與一個人的文化底蘊、文學素養有關。寫作是需要有“靈氣”的，這種“靈氣”在很大程度上表現為想象力和創造性。而文學的特點恰恰在於想象和創造，沒有想象和創造就沒有文學。所以，通過文學知識的潛移默化作用，可以幫助我們擴大視野、豐富思維，使文章多幾分“靈氣”，少幾分“呆氣”。這是第一。第二，起草機關文稿雖然主要靠邏輯思維，但並不完全排斥形象思維，相反，恰到好處的形象思維可以為文章增色。如毛澤東同誌在《星星之火，可以燎原》一文中預言中國革命勝利時寫道：“它是站在海岸遙望海中已經看得見桅杆尖頭了的一隻航船，它是立於高山之巔遠看東方已見光芒四射噴薄欲出的一輪紅日，它是躁動於母腹中的快要成熟了的一個嬰兒。”這裏運用的即是文學中的比喻手法，顯得文采飛揚、氣勢如虹，令人神情激奮、信心倍增。第三，隨著領導同誌文化水平的不斷提高，很多領導已不習慣過去那種“觀點加例子”式的文章格調，而喜歡在某些文稿中運用一些與文學有關的東西，如某部名著、某個故事、某個文化名人、某段名人名言或古詩詞等。大家可能注意到了，有些文稿偶爾會出現“好風憑借力，送我上青雲”、“青山遮不住，畢竟東流去”、“日出江花紅勝火，春來江水綠如藍”之類的文學佳句，或用於表達某種信念，或用於鼓舞人心，或用於揭示某種道理，既有形象性，又有鼓動性，這種作用就不是一般的機關常用語言所能替代的了。可見，文秘人員的確應該懂點文學，讀讀中外名著，記記佳句格言，這對於提高思維能力、豐富知識涵養、提高寫作水平，必定大有裨益。