第八章 文稿修改及機關文風
89為什麼說“文章不厭千回改”?
答：這句話對所有的文章都適用。正如那句家喻戶曉的廣告詞所說的：“沒有最好，隻有更好。”任何文章都不可能達到絕對的好，而隻能是通過不斷的推敲、打磨，一次比一次更好。大家都知道那個著名的故事：唐代詩人賈島偶得一詩，其中有兩句“鳥宿池邊樹，僧推月下門”，這意境已經很美了，但他還嫌不夠，總覺得那個“推”字欠妥，想來想去又想不出該換個什麼字，正在這時，有位僧人敲門，這一“敲”使他頓悟，便把“推”字換成“敲”字。從而詩句的意境更為精美。我們常用的“推敲”一詞正是由此而來。我們自己也常會有這樣的體會：某篇文稿寫完，自我感覺還可以，但過兩天看一遍，覺得有些地方要改，過兩天再看，又覺得有些地方要改，如此以往，簡直改得個沒完沒了。
“千回改”當然不是說文章要永無休止地改下去，而是說完稿後要仔細斟酌、潤色，直到自己滿意為止，這是第一關；稿子交到科長、主任那兒，說不定又要改，這是第二關；稿子再交到領導手上，大家心裏都暗暗捏著一把汗，領導說還得改一改、摳一摳，這是第三關。關卡重重，前路漫漫，說不定你就煩了。不，你不能煩、不該煩。這不像以你個人名義寫文章，你說行了就行了，人家不會說你半個“不”字，而機關文稿多數是一人執筆、大家參與，大家都說行才行，很少有一次能成功的。中央機關那些“大手筆”們搞出來的重要文件、領導講話，水平夠高了吧?那也不是一次成功的，而是經過了反複修改、千錘百煉的。
有的同誌說：機關文稿反正寫來寫去都是那麼些話，多一句少一句沒什麼大不了，人家也不會吃飽飯沒事幹老跟你摳字眼，犯得著費心勞神改了又改嗎?這話不對。機關文稿也是機關的重要“門麵”，如果文稿粗製濫造，質量低劣，毫無疑問會影響到機關形象，影響到人們對機關文秘人員甚至包括領導者素質的評價。更何況，某些重要文稿如果不經過精心修改，還有可能出現政治上、觀點上、提法上的錯誤，造成某種不良影響，甚至給工作帶來不必要的損失。
有的同誌又說：反正我是寫初稿的，寫完了就算交了差，改不改、怎麼改是你們頭兒的事，與我無關。這種態度更不對。提高文稿質量，必須從第一道環節抓起，寫初稿的時候就要嚴肅認真，字斟句酌，不行就改，力爭出“成品”而不是出“半成品”或“廢品”。如果都依賴領導來修改，到了科長、主任那兒還得動“大手術”，那還要我們一大幫文秘人員幹什麼?領導特別是高層領導審稿，隻能是在觀點上、政策上把關，極少考慮結構嚴謹不嚴謹、層次分明不分明，哪一句話說得好不好、哪一個詞用得準不準，而這恰恰是我們所要認真負責的。一句話，依賴思想要不得，粗製濫造不應該。
還有同誌說：一篇稿子改來改去，既花時間又費精力，值得嗎?值得，而且很值得。事實上，改稿的過程也是學習、鍛煉和不斷提高的過程。難怪有人要說：文章是改出來的，筆杆子是磨出來的，人才是摔打出來的。如果拿經過數次修改的稿子與初稿對照一下，我們也許會感到驚訝：這初稿是我寫的嗎?我怎麼會寫出這種不像樣的東西呢?有這種感覺，就說明你進步了。
90文稿脫手後自我感覺不滿意，應怎樣修改?
答：如果有這種感覺的話，那決不僅僅是在完稿之後，而是在寫作過程中就出現了。也就是說，你感到寫得很苦、很勉強，筆下的話不是像流水一樣流出來，而是像擠牙膏一樣擠出來，甚至於稿紙揉了多少張、筆頭咬斷多少回。這樣寫出來的稿子，自我感覺當然不會好。那麼，應怎樣修改呢?可行的辦法是，不要停留於完稿後那種籠統的不滿意感覺，而要回到寫作過程中那種“寫得很苦”的具體感覺中去，看看究竟是哪兒出了毛病——
是不是結構上有問題?比如，層次不清，脈絡紊亂，小標題所統帥的內容互相穿插交叉，某些內容這個部分說了另一個部分還要說，為了避免顛三倒四，又要從不同的角度或以不同的方法來說，這樣就會寫得很苦。如果是這樣，那就對結構進行調整，把相同的內容合並到一塊，取消相關的小標題，這個問題就解決了。
是不是角度切入不準、不新?比如，所寫的內容過去寫過多次，寫來寫去總是擺脫不了那些舊東西，怎麼也想不出新的語言，隻好勉強在語句上變些花樣，或者從文件、報刊上搬一些東西來拚湊。這種情況下，顯然要拿立意或小標題“開刀”，根據該項工作的進展情況，回避過去的角度和提法，找到新的角度和提法，或許你就豁然開朗了。
是不是情況不熟悉、感到無話可寫?比如，你所寫的是一項不太熟悉甚至完全陌生的工作，你所掌握的隻是某些概念和數據。不知道措施該怎麼提、話該怎麼說，隻好憑這些概念和數據寫幾句幹巴巴的話。如果是這樣倒也簡單，你把有關這項工作的文件和彙報材料找來研讀一番，或向該職能部門了解一些具體情況，就會覺得有話可寫了。
是不是觀點不新穎、不鮮明，語言表達不到位?我們常常為確立一個好的觀點而煞費苦心，但有時雖有“語不驚人誓不休”的決心，那句“驚人”的話卻找來找去找不到，就像霧裏探花水中撈月一樣，於是想：那就隨便弄幾句話湊合著吧，又不是寫經典著作，何必那麼認真呢?但事情往往是這樣：寫作過程中如有某一難點沒有突破，寫到後麵時情緒就會受到某種影響，總覺得哪兒不對勁，會有一種不踏實的感覺，寫出來的內容與觀點貌合神離，好像所有寫出來的話都在那兒“湊合”著了。如果是這樣，幫必然要回到那個“湊合”著的觀點上去，花點功夫把它改造一下，或提法由舊變新，或寓意由淺變深，或力度由弱變強，或語句由平變奇，直到滿意為止。動人春色不需多，觀點“亮”起來了，後邊的內容就不難修改了。
是不是哪個道理沒有說透?文稿中講道理要講得實實在在、令人信服，但有時候我們會遇到這種情況：該講的話好像都講到了，既有理論依據又有實踐依據。頭痛的是，總覺得還有幾句最過硬的道理沒有找到，就像隔著一層紙，明明近在咫尺卻抓不住它。這樣一來，同樣會影響到寫作情緒，進而影響文稿質量。針對這種情況，就要對你講過的那個道理重新進行審視、剖析，想方設法把那幾句“最過硬”的東西挖掘出來。如果還不行，那就翻翻有關文件、報刊，看看人家是怎麼說的，從中受到啟發。
上述可能性隻是舉例說明。肯定還存在其他一些可能性。我所強調的隻是：凡是寫作過程中覺得“寫得很苦”的地方，必定是導致對文稿質量自我感覺不滿意的“疙瘩”所在，這種“疙瘩”可能是一個，也可能是若幹個，所以要消除自己的不滿意，也隻有回頭去把這些“疙瘩”一個個解開。經常寫稿子的同誌或許會有這種體驗：寫稿子是會產生某種快感的，有快感時，思維如泉湧奔流，筆下若行雲流水，寫得很順當、很輕鬆，甚至會為某一段精彩的言辭而自鳴得意，這種心境下寫出的稿子多半是成功的；而如果缺乏這種快感，思維淤塞、筆底凝滯，連一句話、一個詞都寫得很吃力，這種情況下寫完的稿子肯定好不到哪兒去。所以，從缺乏快感處找到問題的症結，或許是一種可行的方法。
當然，如果對稿子既不滿意又實在找不出問題究竟出在哪兒，那就隻好虛心向人討教了。
91領導對稿子不滿意，但又沒有明確具體的修改意見，應怎樣修改?
答：這種情況的確不太好辦。不過你先別急，隻要領導沒說把那倒黴的稿子“槍斃”，就還有一線希望。領導沒有明確的修改意見，可能有兩種情況。一種是，他簡單地點了一兩句，而且是有所指的，這對於你來說簡直就是寶貝、是救星，你就以此為線索來分析：他究竟對什麼地方不滿意?比如他說：“太空了點，再充實一下吧!”哪個地方需要充實?你就檢查一下，是整篇顯得“空”還是局部顯得“空”，找準了就充實一些事例進去，把可講可不講的道理去掉，盡量講得實在一些。比如他說：“需要講得這麼具體嗎?”雖然是商量的口氣，但意思明明是講你寫得太具體瑣碎了，沒有突出重點。你就分析一下，哪些工作是當前的重點，是重點的就保留下來並予以擴充，不是重點的就盡量壓縮或幹脆刪掉。如果他說：“太長了!”那更好辦，你就把無關緊要的內容統統砍掉，隻保留精華部分或估計他會感興趣的部分，不過要砍得準，不能不加選擇地亂砍一氣，砍了還得銜接好。類似這樣的情況，領導的意見雖不很明確，但畢竟也是重要的依據，隻要我們領會得準，把握得好，修改起來並不是太難。
難的是後一種情況：領導說出來的話沒有明顯的指向，隻是籠統地覺得稿子寫得不怎麼樣，或認為站得不高，或認為說得不透，或認為太平淡無味，這就不太好把握了。倒回去問領導吧，顯然不妥，弄不好還會挨罵；自己改吧，又怕亂改一氣越改越糟糕，誰知道領導肚子裏想的是什麼呢?比如他說“要站高點”，究竟要站到多高?是樓頂那麼高還是電視發射塔那麼高?
別急，辦法還是有的。你可以按文稿的不同類型來分別處理：
如果是領導講話或以領導個人署名的文稿，就要看你是不是按照領導原本交代的意圖來寫的。應該說，這個道理誰都明白，但如果對領導意圖沒有吃準吃透，或者雖然注意了體現領導意圖但發揮得變了形走了樣，領導一看稿子：我沒叫你們這樣寫呀!這樣他當然不會滿意了。有些機關幹部常常說到“做事依東”這句玩笑話，意思是說要依照“東家”的意思來辦事，我們固然不能把領導看作是“東家”，但按領導意圖辦事是沒有錯的，否則就是做無用功，就沒有盡到服務的職責。所以，如果稿子脫離了領導意圖，就要通過修改使它回到領導的意圖上來，這是一方麵。另一方麵，如果領導原本交代的意圖並不是很明確很具體，稿子很大程度上是由秘書創造出來的，而現在領導又不滿意，那就要從領導的思維習慣、平常言談、辦事風格上找到修改的突破口。比如，該領導的思維是開放型的還是保守型的?他做工作習慣於抓大事、抓重點還是大事小事都考慮到?他經常談到哪些觀點、關注哪些問題?把這些特點綜合起來，然後找出文稿中與之不相適應的地方進行修改，使稿子的風格盡量往這些特點上“靠”，就有可能對上了路。這是因為，任何一位領導都會形成自己獨特的思維方式和工作方法，而且在一定時期內不會有多大的改變，並且會在部署工作、處理問題包括審閱文稿等各個方麵鮮明地體現出來。而以他個人名義出現的文稿本來就是他表達思想和風格的重要形式，如果你寫出來的東西與他的特點格格不入，他能滿意嗎?
如果是以一級組織名義出現的文稿，如決定、決議、意見、通知等，在領導修改意見不明確的情況下，就要從兩方麵考慮怎樣修改：一方麵是，有沒有全麵、準確地體現會議研究的意見或領導交代的意圖?特別是在集體意見不太集中的情況下，有沒有進行合理的概括歸納使之集中和明朗起來?實際上，由於對情況把握不準和經驗上的不足，我們常常容易犯這方麵的幼稚病。如果是這樣，就要對會議記錄或領導們的意見進行一次再領會、再分析、再梳理，從中找到修改的依據。另一方麵是，我們要把握：領導對這類文稿所關注的主要是什麼?哪些方麵會導致領導對稿子質量不滿意?我認為，除了搞文秘工作出身的領導會對結構、觀點、文字等各方麵都予以關注以外，多數領導所關心的隻是：(1)重點突出不突出；(2)目標、任務和主要的政策措施是否切實可行；(3)符不符合本地本部門實際，針對性和可操作性強不強；(4)在重點突出的前提下，是否兼顧到了其他各個方麵；(5)與上級方針政策對不對路，文件出台會不會出現什麼負麵影響。把握了這些被關注點，我們就將稿子進行逐項對照。哪方麵不足就修改哪方麵，這樣或許也能換來來之不易的“同意發”3個大字。
不過，為了確保修改成功，在動筆修改之前最好先列個提綱，到領導那兒請示一下這樣改行不行。你別緊張，這時候哪怕性子再急的領導也不會發火，因為他原本也沒有考慮清楚具體該怎麼改，你給個提綱，他也有了下達“指示”的依據，如果他說“可以吧!”那不就行了?如果他認為還不行，還要怎麼改，這樣他的具體意圖也就被“套”出來了、明朗化了，改起來也就不至於老虎咬蓑衣——無從下牙了。
92怎樣通過修改文稿幫助撰稿人提高寫作水平?
答：作為主管文秘工作的負責人，上至秘書長，下至辦公室正副主任和正副科長，甚至還包括經驗豐富的“大手筆”和非文秘部門的有關負責人，都負有通過修改文稿幫助撰稿人提高寫作水平的職責。有些同誌不太注意這一點，總喜歡親自動手、單槍匹馬地幹，這種精神固然可貴，成功率一般也較高，但怎麼培養人呢?怎麼提高寫作班子的整體素質呢?再說，放著助手們不用，不多加指點和敲打，把自己搞得那麼苦，這是何必?所以說，負責人修改稿子，不能僅僅為改而改，更多的還要立足於幫。
怎麼幫?
第一，如果定稿時間還來得及，最好是提出修改意見，讓撰稿人自己去改。這是最佳的“幫”法，可以讓撰稿人從你的指點中發現自己有哪些不足，為什麼會出現這些不足。當然，有的撰稿人也許會堅持自己的意見，會為改掉某些自以為很不錯的觀點或內容而感到惋惜，如果你是對的，你就耐心去說服他，說服一次，他就前進了一步。你不要過分心疼他，不要因為他改得頭暈腦漲臉色蒼白眼圈發黑茶飯不思就遷就他，一次不行兩次，兩次不行三次，直到改得讓你滿意為止，而他也能從這種反複“折騰”中一步步把握要領，走向成熟。要知道，對於“徒弟”來說，愛莫大於嚴格，害莫大於寬容。
第二，如果撰稿人改來改去還是達不到要求，而領導又在催稿子了，那當然隻有自己動手改。但不能一改了之，你最好讓該撰稿人去謄稿、校稿，讓他先悟一悟改的道理，然後麵對麵對他進行指點，或者叫商討也行，逐段逐句地說明你為什麼要這樣改，他那樣寫為什麼不行；如果把他的稿子基本上推翻了，那更要從結構到觀點、從內容到技巧等方麵把理由說足、說透，讓他真正悟出個“為什麼”。實際上，我們所說的“幫”，也並不僅僅是幫他改什麼，而是要幫他弄懂為什麼。達到了這個目的，就會給他留下深刻的印象，下次寫稿時他就會格外注意，不犯或少犯相同的錯誤。
第三，開展文稿講評活動也不失為一種很好的“幫”法。既是講評，對象當然是寫作班子所有的人。講評內容既可以是某些稿子存在的共性問題，也可以是某篇改動較大的稿子存在的問題，還可以是寫得較好的範文。這樣做的好處是讓大家受到教益，共同提高。這要作為一項製度堅持下去，經常講評，必有好處。另外，還可以采取答問式，由某負責人或“大手筆”像答記者問那樣，回答大家在寫作實踐中遇到的各種實際問題，這樣既有針對性，又顯得生動活潑，容易被大家所理解和接受。
93統稿要注意哪些問題?怎樣使全篇保持同樣的風格?
答：統稿，即一篇文稿由數人分別撰寫，最後由一人把幾個部分“捏”起來，使之連貫和完善。統稿同時也是一種修改，因為，雖然各部分的寫作是按提綱進行的，但各人有各人的認識水平和寫作特點，要使它們統一起來，變成像一個人寫出來的，當然免不了要動些“手術”。從總體上說，統稿所要關照的是整體而不是個體，就像樂團指揮所關注的隻是演奏的整體效果而不是個人的演奏水平一樣，某一部分哪怕寫得再好、再精彩，但如果與整體不相協調，也要進行必要的調整。具體來說，統稿要注意以下問題：
1關照各部分之間的相互聯係，處理好起承轉合各環節的問題，使之前後照應，形成有機整體，防止鬆散脫節；
2關照各部分與主題的聯係，使之共同為主題服務，防止個別部分脫離主題“開小差”；
3關照各部分內容是否大體均衡協調，防止繁簡不一、參差不齊；
4關照各部分內容是否緊密銜接和配合，是否層次分明、脈絡清楚，防止互相穿插，顛倒重複；
5關照重點部分和非重點部分的布局、篇幅是否合理，防止重點不突出，主次相混淆；
6關照各標題之間的邏輯關係是否嚴密、製作質量是否達到了同等的標準，防止各搞一套；
7關照關鍵提法、關鍵詞、關鍵數據的運用是否前後一致，防止互相矛盾；
8關照各部分在行文習慣、表達方式等方麵是否保持了大體一致的風格，防止給人以雜亂、拚湊之感。
上述各點中，前麵七點都不難做到，惟有最後一點較難把握，而統稿統得好不好，關鍵就看這一條。所謂風格，即一定的個性和特色。古詩詞中有豪放派、婉約派之說，指的就是不同詩詞作家在寫作中所形成的不同特色。在機關文稿中，風格就表現為不同的思維習慣、不同的表達方式和不同的寫作特點，比如：有的高屋建瓴，寓意深刻，有的深入淺出，通俗易懂；有的言辭潑辣，鋒芒畢露，有的溫和委婉，柔中帶剛；有的簡潔明快，幹淨利落，有的細膩周到，滴水不漏；有的文采飛揚，句式優美，有的平白如話，質樸無華；有的妙語連珠，生動感人，有的嚴肅莊重，實實在在；有的氣勢宏大，新意迭出，有的中規中矩，謹慎穩妥；有的流暢自然，一氣嗬成，有的字雕句琢，老成持重——所有這些，都是不同風格的具體表現。不同撰稿人分別起草不同的部分，也必然體現著各人的不同風格，即使在起草前交代了他們要注意保持某一種風格，但在起草時仍然擺脫不了各自風格的痕跡，因為要讓一個人突然間完全改變自己的風格，畢竟不是一件容易的事。而統稿者的責任正是在於：把各種不同風格盡可能統一起來，使全篇大體保持著同一種風格，讓人感覺到這篇文稿是出自一人之手，而不是一篇令人眼花繚亂的“風格大雜燴”。這裏我們往往會碰到一些很具體的問題。比如：
有的部分寫得很簡潔，有的部分寫得很詳盡，怎麼處理?
有的部分夾敘夾議，有的部分隻敘不議或隻議不敘，怎麼處理?
有的部分句式簡短，幹淨利落，有的部分慣用長句、複合句，怎麼處理?
有的部分條理性很強，段落劃分較細，序號用得較多，有的部分則是板塊式地展開，雖有條理但不用序號，怎麼處理?
所有這些，都是統稿時必須處理好的。這就像組織大合唱，必須讓大家脫掉各自的服裝穿上統一款式和顏色的服裝一樣。接下來就有一個帶關鍵性的問題：將不同風格統一為哪種風格好呢?我們可以這樣來選擇：
(一)如果統稿人也承擔了該文稿有關部分的起草任務，則以統稿人自己的風格來“統”。這樣做的好處是：統稿人對自己的風格可以駕馭自如，對不同於自己的風格反應敏感、體察細致，這樣，不需花多大功夫就可以把別人的風格“統”過來，不僅節省時間，而且“統”的質量一般也較高，不會露出拚湊的痕跡。