文件經常是展覽運行中規範性、約束性、證明性的信息載體，也是保證參與各方協調合作的關鍵形式。
文件管理工作包括文字或圖表的製定和填寫，文件的收集、整理與保存，手冊索引、展前作業核對表的編製等，林林總總，這裏就部分常用文件予以羅列。
一、觀眾參與性文件
（一）專業觀眾文件
很多展覽都會設專業觀眾參觀日、指定日，以更少的人流來方便目標性專業人士參觀、交流、洽談。
（二）參與性文件
二、參展文件
（一）報名申請文件
（二）設計與施工文件
（三）服務申請文件
三、評估文件
思考訓練題
1.策劃某一展會，從總體各相關主要參與者角度撰寫可行性報告，提交市場調研報告、運行計劃書等。
2.就某一展區進行總體創意設計，並以班級為單位撰寫設計說明，並進行招投標、施工管理等實務的模擬。