3.正文
正文是公文的主體和核心部分，表述公文的內容與致發意圖，作者的撰寫水平主要表現在這一部分。正文要求情況確實，主旨正確鮮明、突出集中，條理清楚，文字簡練，篇幅力求簡短，如內容較多，則要分條列項寫作。正文應在主送機關名稱下1行開始標注，每自然段左空2字，回行頂格。數字、年份不能回行。
從結構上講，正文一般南緣南（引據、引言）、事項（主體）、結尾三部分組成。
（1）緣由。一般寫明發文的背景、依據、目的、原凶、意義或重要性等，要根據公文的內容和行文目的來確定寫法，它既要囊括正文的主要內容或基本主旨，又要概括得簡明扼要，精練明確，要文出有因，落筆扣題。其方法在結構部分已闡述，此處不再重複。
（2）事項（主體）。它是內容事項，是公文最重要的部分，主要寫明：提出解決問題的指示、措施、意見、辦法等；請求指示和批準；詢問和答複問題；商洽或聯係工作。
這部分內容的寫作要求是：主旨明確單一，一文一個基本主旨；材料真實，內容準確，一文一事；邏輯嚴密，結構嚴謹，語言準確簡明，表達平實。
（3）結尾。從內容上講，結尾是對全文的總結，從形式上說，它是對全文的收束。公文結尾應簡明概括，意盡言止。其方法在結構部分已闡述，此處不再重複。
4.附件
它是指附屬於公文正文的其他公文、圖表或材料，是公文的重要組成部分，與公文正文具有同等效力。凡帶有附件的公文，均應在正文下空1行左空2字標識“附件”，注明附件名稱、順序和份數；如有序號使用阿拉伯數碼，例如，“附件：
1.XXXX
2.XXXXXX”；附件名稱後不加標點符號。
常見的附件有兩類：一類是正文隻起批準、發布、轉發、批複的作用，而附件實質上是公文的主要內容；另一類是補充說明或證實主件的某些內容的附件，如圖表、統計數字及其說明主件提及的事件、數字等材料。
5.成文日期
它是公文生效的時間。用漢字書寫，年、月、日要齊全，“零”寫成“O”，如“一O一一年十月二十八日”。
成文日期，以領導人簽發日期為準；聯合行文，以最後簽發機關領導人簽發日期為準；會議通過的文件，以通過之日為準。
6.公文生效標識
它是證明公文效力的表現形式，包括發文機關印章或簽署人姓名。一般除了會議紀要外，不加蓋印章的公文應視為無效。印章要端正、居中、清晰，上邊沿不壓正文（或附件），下邊沿蓋在年月上。
隻蓋一個印章的為一個機關發文。《國家行政機關公文格式》規定落款處不署發機關名稱，隻標識成文日期，成文日期右空4字；當聯合行文需加蓋兩個印章時，應將成文日期拉開，左右各空7字，主辦機關印章在前，兩個印章均壓成文日期，兩個印章互不相交或相切，相距不超過3mm。當聯合行文需加蓋3個以上印章時，為防止㈩現空白印章，應將各發文機關名稱按加蓋印章順序排列在相應位置，並使印章加蓋或套印其上。主辦機關印章在前，每排最多排3個印章，兩端不得超出版心，最後一排如餘一個或兩個印章，均居中排布，印章之間互不相交或相切。在最後一排印章之下右空2字標識成文日期。
聯合上報的公文，南主辦機關加蓋公章；聯合下發的公文，發文機關都應當加蓋公章。
7.附注
它一般是對公文的發放範圍、使用時需要注意的事項加以說明，例如，“此件發至縣團級”、“此件可自行翻印”等，而不是對公文的內容作解釋或注釋。一般用圓括號括人，左空兩字，標識在成文時間的下一行。
（三）版記部分
這一部分位於公文正件末頁下端，其具體內容包括：
1.主題詞
它是用於揭示公文內容，便於公文檢索查詢的規範化詞，居左頂格標識，“主題詞”用黑體字，詞目用小標宋體字，詞目間不能加頓號，而是空1個字。
一篇公文至少選兩個主題詞，最多不超過5個。每個詞不超過5個字，最後一個詞表示公文的種類。主題詞的標識應該：先標類別詞，例如，“農業”、“工業”，“經濟管理”、“財政”、“商業”等。再標類屬詞，它分為兩部分，一是反映文件內容的詞，例如，“管理”、“經費”、“貸款”、“畢業”等；二是表示公文種類的詞即文種，例如，“請示”、“通知”。
2.抄送機關
它是指主送機關外需要執行或知曉公文的機關。抄送機關要用受文機關全稱或規範簡稱，標識在主題詞之下，起首居左空1字標出“抄送”，後標全角冒號，然後排列抄送機關名稱，中間用逗號隔開，最後打上句號，回行時與冒號後的抄送機關對齊。