工程項目檔案管理工作涉及工程的方方麵麵，貫穿於工程全過程。建築企業檔案管理部門要從對黨和國家事業負責的高度，從對曆史負責的高度，從對提升企業核心競爭力的高度來認識工程項目檔案管理的重要性，早布置、嚴要求、細標準、實考評，依法做好工程項目檔案管理工作。
（一）大力宣傳，提高全員檔案意識
檔案宣傳工作是各級領導了解檔案工作情況的窗口，是爭取各方支持合作的橋梁。檔案管理部門要積極主動采取有特色、有新意、有實效的宣傳形式，樹立檔案人員的良好形象和檔案服務的品牌效應。一是利用企業召開的各種會議，組織領導學習相關文件，通報當前工程項目檔案管理存在的問題，闡述這些問題將給企業帶來的隱患和危害，引起高層關注與聚焦，提高全員對檔案工作的認知程度，為檔案工作爭取到更多方麵的關心、理解、支持和幫助。二是充分發揮網絡、電視和報刊等社會媒體作用，宣傳檔案工作，讓更多的人認知和認同檔案工作，有條件的企業還可以通過創辦《檔案工作簡報》、創建檔案管理網頁等形式及時播發檔案管理的最新信息和動態，擴大檔案工作的影響，營造各方支持、全員參與檔案管理工作的良好氛圍。同時在檔案人員中廣泛開展主題演講、知識競賽等活動，通過活動進一步激發檔案人員的責任感和使命感。
（二）加強領導，建立健全管理機構
為滿足新形勢下檔案管理工作的需要，企業檔案管理部門應積極協同人力資源部門建立健全檔案管理機構，對項目部檔案管理機構建設提出明確要求，規定各項目部必須成立項目檔案管理工作領導小組，確定分管領導，定期召開檔案專題會議，建立檔案（資料）室，配備經過崗位培訓持有“檔案人員崗位培訓證”的檔案（資料）員和與工作相適應的設備。如中鐵大橋局下發了《關於加強檔案管理機構建設的通知》，目前，25個局直屬項目部和子公司均成立了由總經理主管、一名副總經理分管、辦公室主任具體負責的檔案工作領導小組，並按照定員定編，逐級、逐部門配齊配強專兼職檔案人員，為搞好全局檔案管理工作提供了組織保障。
（三）完善製度，建立規範管理機製
建築企業一般流動性大，施工地點多、人員分布廣，這些情況給企業檔案的收集、整理和歸檔工作帶來了一定的難度。因此工程項目檔案管理工作必須認真貫徹執行國家、行業和地方政府有關檔案工作的法律法規。檔案管理部門要緊密結合企業實際，製定實施企業檔案管理規章，同時可針對項目檔案管理的特點，按照“分級管理、科學收集、統一歸口、定向移交”原則，製定頒發《項目管理手冊》、《工程項目檔案管理的意見》、《工程項目檔案分級管理責任製》、《工程項目檔案標準化管理實施辦法》等一係列文件，對工程項目檔案的組織與管理、歸檔範圍與流向、整理標準與質量要求、檔案的移交、考核與獎罰等工作流程作出具體的規定，做到有章可循，各司其職，切實將企業工程項目檔案管理納入製度化、規範化軌道。
（四）預先規劃，全員參與落實責任
項目建設伊始就規劃本項目竣工資料的編製工作，及時與業主、監理單位溝通，對本項目竣工資料的內容、質量、份數和移交工作提出明確要求，結合工程內容和特點，明確本項目單位工程、分部工程、分項工程的劃分，並根據工程實施進度製定竣工資料編製的初步計劃和進度要求。
竣工資料涉及的內容基本囊括各職能部門的工作範圍，同一份資料的內容會涉及多個部門，要求各部門之間相互配合才能完成。因此，生產管理、技術、試驗、測量、物資及合同管理等人員均要參與竣工資料的收集和編製工作，各部門必須按各自職責範圍將本部門形成的文件材料收集齊全，做到資料管理有專人負責，強化責任，確保工程項目竣工後檔案資料及時、準確、齊全、完整地移交。