一是闡述會議精神：重大活動的意義；
二是要提出明確號召；
三是要部署會議精神傳達或開展活動的工作步驟；
四是要提出相應措施或要求。
【例文1：號召書】
北京市歸國華僑聯合會號召書
各基層僑聯組織、各市僑聯所屬社團：
2004年12月26日上午8時：在印度尼西亞蘇門答臘島以北海域發生裏氏8.5級強烈地震，並引發海嘯，災難波及東南亞和南亞數個國家。到目前為止，已造成15萬人的死亡，估計死亡人數還會增加。
災難震驚了全世界。各國政府和人民用不同的方式悼念和賑災，許多政府和組織紛紛捐款、捐物，大量的食品、藥品運往災區。我國政府已向災區人民捐款、捐物並派出國際救援隊趕往災區。
我會號召僑聯組織和僑界社團發揚救死扶傷的人道主義精神，積極號召並組織廣大僑界群眾，向災區人民伸出援助之手，踴躍捐款。
北京市僑聯將在華僑大廈336室設立捐款中心，請各基層僑聯組織和社團，代表各個組織和集體進行捐款活動。
此次活動所得的捐助款，將由我會所屬北京中僑福利基金會統一代表市僑聯係統各捐助單位和個人通過國家法定渠道向災區人民捐助。
北京市歸國華僑聯合會
2005年1月4日
挑（應）戰書
挑（應）戰書是發動群眾，開展競賽的一種應用文體。挑戰書是個人、集體和單位，為開展某項競賽而發出的挑戰，希望與其他個人、集體和單位共同參與競賽而運用的一種書信。應戰書則是個人、集體和單位響應有關方麵的挑戰而予以答複的一種書信。
第一，挑（應）戰書的作用。挑（應）戰書能夠發動群眾，振奮群眾的精神、鬥誌，調動人們的積極性，以便更好地完成工作任務；開展競賽的雙方，在競賽中協作、商討、交流，必然會增強雙方或幾方的團結和友愛，使單位與單位之間，組織與組織加強了解，加深感情；挑（應）戰書還可以促進共同事業在更大的深度、廣度上得到發展。這樣的競賽是真正的群眾運動，而真正的群眾運動是推動社會前進、推動生產力發展的原動力。
第二，挑(應)戰書的基本格式和寫法。
一是標題。文章第一行正中寫上標題“挑(應)戰書”。
二是稱呼。寫明請戰、挑戰、應戰的對象名稱，稱呼要用全稱，視具體情況可以加上適當的修飾詞。
三是正文。正文的內容大體要包括這樣幾個方麵：請戰者、應戰者的態度，即請戰者要表示主動接受任務，挑戰者要提出自己能做到也要求對方能做到的條件，或對對方提出的條件做些修改。還有對競賽的評判標準及評判人選也可提出意見，當然修改不修改評判標準，調不調換評判人員，這是由上級或競賽組織者作最後決定，一旦最後決定了，參加競賽者即使有意見，也要服從。
四是結語。一般要寫結語，那是簡短的禮節性語言，如“此致敬禮”、“祝競賽成功”等。五是署名和日期。最後是署名，個人寫姓名，單位、集體寫名稱以外，必要時要蓋章。署名的下一行或署名的後麵寫上發出的年月日。
第三，挑戰書、應戰書寫作的注意事項。
一是要實事求是。要不要參加競賽，有沒有條件參加競賽，要實事求是地確定，不具備條件的，就不要勉為其難地參加；有些條件不能接受或達不到的，也要明確說出。隻有實事求是，從自己的實際情況出發，能辦到或經過努力能辦到的，才能作為競賽條件，才能調動群眾的積極性，才能在競賽中取得勝利。