第一節 商務往來文書
一、商務往來文書概述
商務往來文書，是在商品銷售過程中賣方與買方之間就商品有關價格等洽談而書寫的文書。
二、商務往來文書的寫作範例
詢價函
1.概念
詢價函是買方就某項商品交易的條件向賣方進行谘詢的商務文書。詢價函對交易雙方沒有法律上的約束力，僅是為了交易的順利進行。
2.寫作格式
（1）標題。
寫明“詢價函”。
（2）稱謂。
頂格寫上被詢問者。
（3）正文。
寫明向賣主索要主要商品的目錄本、價格單、商品樣本等，也可以用詢價單或發訂單的方式詢問某項商品的具體情況。
（4）落款。
寫明發函公司名稱，並注明年、月、日。
【例文】
詢價函
尊敬的××先生：
我對貴公司生產的光源產品有濃厚的興趣，需訂購××節能燈管。品質：一級。規格：每箱25支。望盡快就下列條件報價：
1.單價；
2.交貨期限；
3.結算方式；
4.質量保證方式。
如貴方價格合理，且能給予優惠，我公司將考慮大量進貨。
×××發展有限公司
××××年×月×日
回複商業詢購函
1.概念
回複商業詢購函，是對收到一封詢問（詢價、詢購）信後，予以回複的商業信函。
最新財會文書寫作技法與範例
2.寫作要求
複信必須有針對性，不能答非所問，同時複信要及時。在複信的最後一部分可寫一些“如有問題，歡迎再提”的詞句。
報價函
1.概念
報價函是在商品過程中賣方向買方就商品有關價格信息進行回複的商務文書。
2.寫作格式
（1）標題
（2）稱謂
（3）正文
①說明詢價函已收到。
②產品概況，包括產品的價格、結算方式、發貨期、產品規格、可供數量、產品包裝、運輸方式等內容。
③結尾語，如“恭候佳音”等。
（4）落款
【例文】
報價函
×××超級商場：
貴方×月×日詢價信收悉，謝謝。茲就貴方要求，報價詳述如下：
商品：君山毛尖茶
規格：一級
容量：每包100克
單價：每包××元（含包裝費）
包裝：標準紙箱，每箱100包
結算方式：商業彙票
交貨方式：自提
交貨日期：收到訂單10日內發貨
我方所報價格極具競爭力，如果貴方訂貨量在1000包以上，我方可按95%的折扣收款。
如貴方認為我們的報價符合貴公司的要求，請早日訂購。
恭候佳音。
××茶葉廠
××××年×月×日
還價函
1.概念
還價函是買賣雙方中接受報價的一方，對報價中需要進一步協商的條款提出的修改意見或建議供對方考慮的商務文書。
2.寫作要點
通常來說，還價函中應該明確以下條款：
（1）產品的數量和質量；
（2）產品規格；
（3）產品包裝；
（4）貨物的運輸；
（5）產品價格等。
【例文】
還價函
尊敬的×××先生：
根據貴方××××年×月×日還價函獲悉，貴方難以接受我方報價，非常遺憾。
我公司生產的××節能燈管品質優良，使用壽命長，價格合理，貴方的還價我們難以接受，我方最多隻能將原報價降低1%。
××發展有限公司
××××年×月×日
接受報價函
1.概念
接受報價函是指買方或賣方接受對方提出的交易條件時發出的信函、傳真、電傳或電報等。
2.格式與要求
（1）接受報價函的寫作格式
①標題
②稱呼
③正文
正文寫明接受對方的具體報價條件，包括商品名稱、規格、單價以及結算方式、交貨日期、地點等項內容。
④落款
（2）接受報價函的寫作要點
通常來說，接受報價函中應該明確以下條款：
①產品的名稱、數量和質量；
②產品規格；
③產品單價和總價；
④產品包裝；
⑤貨物的運輸；
⑥結算方式等。
【例文】
接受報價函
×××先生：
貴廠×月×日的報價函收悉，謝謝。我方接受貴方的報價，並樂意按貴廠提出的條件訂貨：
商品：×××
規格：××
容量：×××××
單價：×××××元
數量：××××
包裝：××××××
結算方式：××××
交貨日期：××××年×月×日
交貨地點：××××××××××
請速予辦理為荷。
××公司
××××年×月×日
訂購函
1.概念
訂購函是買賣雙方經過反複磋商並接受了交易條件後，買方按雙方談妥的條件向賣方訂購貨物所寫的信函。
2.格式與要求
通常來說，訂購函應包括以下主要條款：
訂購函通常分為兩種，一種是接受函裏已經對需要訂購的貨物進行了詳細說明；另一種是把訂購函製成訂單式，以表格形式列明各項交易條件。
訂購函一般都應包含商品名稱、牌號、規格、數量、價格、結算方式、包裝、交貨日期、交貨地點、運輸方式、運輸保險等內容。
【例文】
訂購函
×××先生：
貴廠×月×日的報價單獲悉，謝謝。貴方報價較合理，特訂購下列貨物：
EPSONLQ-100打印機10台單價1500元總計15000元
STARAR-2463打印機10台單價900元總計9000元
CICIAENCKP-5240打印機10台單價1500元總計15000元
交貨日期：××××年×月底之前
交貨地點：××市××倉儲部
結算方式：轉賬支票
請準時運達貨物。我方接到貴方裝運函，將立即開具轉賬支票。
請即予辦理為盼。
××公司
××××年×月×日
確認訂購函
1.概念
確認訂購函是賣方在收到客戶的訂購後，予以回函確認，同時告知客戶貨物辦理程度和貨款支付等事宜，並詢問客戶是否還有其他要求的商務信函。
2.寫作格式
（1）標題
（2）稱謂
（3）正文
首先寫明收到對方訂購函的日期；然後告訴對方貨物即將發出，希望對方查收；其次是告知對方貨款如何支付；最後簡明扼要地詢問客戶是否還有其他要求，並寫上結尾語，如“感謝對方的惠顧，希望……”
（4）落款
【例文】
確認訂購函
尊敬的×××先生：
非常高興收到貴方×月×日第32號100瓶五糧液特曲酒訂單，我方即速予辦理，貨物將在貴方要求日期內運抵指定地點。
根據商業彙票的規定，我方通過××銀行開出以貴方為付款人的銀行承兌彙票，麵額為×××元，承兌期限為3個月。我們相信此彙票必得承兌。
貴方對此貨還有何要求，請即函告。
感謝貴方的惠顧，希望我們能保持經常的貿易聯係。
××公司
××××年×月×日
交易磋商函
1.概念
交易磋商函指交易雙方就某項商品買賣的各種具體交易條件反複磋商，最後達成交易所用的商業信函。
2.格式與要求
（1）標題
（2）稱呼
寫在標題下第一行，頂格。
（3）正文
交易磋商函包括的環節較多，寫作時要根據各環節寫明具體內容。
（4）落款
【例文】
交易條款與價格磋商函
尊敬的×××先生：
×月×日來信收悉。對貴公司要求與我公司建立業務關係的願望，我們表示歡迎。從來信中獲悉貴方對中國真絲絹花很感興趣，並希望了解該商品的有關情況及我方的貿易做法。現將我公司銷售絹花的一般交易條款介紹如下：
1.品質規格：真絲絹花以綾、綢、緞等高級絲綢為原料，品種有月季、寒冬菊、杜鵑、鳳尾蘭等千餘種，式樣有瓶插花、盆景、花籃等。質地輕盈，不褪色，耐溫耐壓。具體規格請參閱全套彩色樣本。
2.包裝：紙箱裝。大花每箱裝20盒，每盒裝一打；小花每箱裝30、40或80打不等，根據貨號決定。紙箱內襯托蠟紙，外捆塑料打包帶。每箱體積長×厘米，寬×厘米，高×厘米。每箱毛重×公斤，淨重×公斤。
3.數量：為便於安排裝運，賣方有權多交或少交5%的貨物，其多交、少交部分按合同價格結算。
4.付款：買方應通過賣方所接受的銀行開具全部貨款（不可撤銷的、準許轉船、準許分期裝運）的即期信用證，信用證必須於裝運月份前15天送達賣方。其中裝船貨物的數量和金額允許增減5%，信用證有效期應規定在最後裝運日期後15天在中國到期。
5.保險：如按CIF價格條件成交，賣方一概按發標金額110%投保綜合險，以中國人民保險公司的有關海洋運輸貨物保險條款為準。
6.人力不可抗拒：如因戰爭、地震，嚴重的風災、雪災、火災，以及其他人力不可抗拒事故而致延期交貨或無法交貨時，賣方不負任何責任。
7.索賠：凡因執行合同所發生的或與合同有關的一切事宜，雙方應通過友好協商解決。如協商不能解決，應提交北京中國國際貿易促進會對外貿易仲裁委員會，根據該會仲裁程序暫行規則進行仲裁，仲裁裁決是終局的，對雙方都有約束力。
以上一般交易條款已為×國其他進口商所接受，相信這些條款也將為貴公司所接受。如有任何疑問，請向我們提出。
近來各地對中國真絲絹花需求甚殷，如貴方有意購買，請即詢價。我們相信，在雙方良好的配合下，首筆交易必將能很快達成。
等候佳音。
××××公司
××××年×月×日
催款函
1.概念
催款函，是指賣方在買方收到貨物後逾期未付款結算的情況下所用的提醒買方及時付款結賬的信函。
2.催款函的內容
催款函主要包括如下內容：
（1）催款單位和欠款單位的全稱和賬號，必要時寫上催款單位的地址和電話以及經辦人的姓名等。
（2）雙方交易往來的原因、日期、發票號碼、欠款金額、拖欠貨款情況等。
（3）處理意見，比如再確定一個付款期限。
3.催款函的寫作格式
（1）標題
（2）稱呼
（3）正文
應寫明以下內容：
①催款單位和欠款單位的全稱和賬號，必要時寫上催款單位的地址、聯係電話、經辦人姓名等。
②雙方交易往來的原因、日期、發票號碼、欠款金額、拖欠貨款等情況。
③處理意見。
（4）落款
【例文】
催款函
××貨倉式商場：
貴方於××××年×月×日向我廠訂購真絲襯衫×××件，貨款金額計××萬元，發票編號為××××。可能由於貴方業務過於繁忙，以致忽略承付。故特致函提醒，請即解行結算，我廠銀行賬號××××。逾期按銀行規定，加收千分之二的罰金。如有特殊情況，請即與我廠財務科魏××聯係。電話：×××××××，郵編：××××××，地址：×××市××路×號。
特此函達。
××製衣廠有限公司
××××年×月×日
保險單
1.概念
保險單是指被保險人向保險人投保並交納保險費後，保險人向被保險人簽發的由保險人按照保險條款承擔被保險人的保險責任的保險憑證。
2.格式與要求
保險單為填寫式單據，具體格式見例文。
【例文】
企業財產保險單
保險單號
鑒於（以下稱被保險人）已向本公司投保企業財產保險以及附加險，並同意按本保險條款約定交納保險費，本公司特簽發本保險單，並同意依照本保險公司企業財產保險條款和附加條款及其特別約定條件，承擔被保險人下列財產的保險責任。
基本險承保財產項目以何種價值
投保保險金額