記錄書記之職務，乃記錄當場之事，不必記錄當場之言，除非有特別命意乃錄言；隨後當將臨場記錄繕就正式議案。所有表決票數，須照當時結果抄錄，不容稍為更易。所有否決之動議，亦必錄之。凡有記錄，則作為案據，日後有所爭持，悉以記錄為準，而不以個人之記憶或主張為準也。故凡前會之記錄，必當複讀於下會，由眾動議，或投票，或默許，以表決認可，然後方能成為正式議案。書記有通告委員被委事之責，並管理各種擱置及延期案件。簡而言之，則幫助會長料理一切事務。倘書記於記錄中有錯誤之處，而記錄已為眾所認可者，則正誤之人，必要指出其錯點為眾所滿意者乃可。蓋以議案一經認可則成立正式案據，故必先修改錯誤，方許認可，是為極要之事。記錄經認可之後，書記當簽押於記錄之後，如下：書記某某。書記記錄之時，宜書之於冊，則不必再抄。若有改正之處，可於行間加入。如所有表決之事，非得全體所許，不能刪之。其他職員之義務，當由各會之需要，而從會則規定之各職員，當盡本職之義務；彼不當幹涉他人，亦不容他人之幹涉也。總而言之，記錄書記之義務，為專司記錄；通信書記之義務，為專理文牘。與夫凡屬其類者，各從而司之。若其他之事件，亦得指委其一以司之；或其務內之事件，亦可由投票或特別規定而分治之。會長當監督一切，但除糾正程序之外，不當幹涉之。書記固不當授以重權，然而彼亦當自慎用其應有之權，而毋越分可也。
二十九節全體之權限並缺席、廢置、特別會等之規定夫一會之權力：第一為章程並規則，第二為各種之表決之專條與章程規則無抵觸者，第三為采定之議則，第四為議會之習慣。以上各條，以先後為施行秩序。
職員缺席倘於會期內職員有缺席者，當早為另選新員以補之。如遇散會期內有缺席者，可待至開會時乃選補之，或於規則中定有專條以處理之。至於董事會之缺席，宜否由董事團中自行選補，殊屬疑問。但委員會有缺席，則常可自行選補，因其為臨時之團體也。所有缺席職員，宜以他員暫代其職，以待新員之選舉，而新員一經選出之時，代員即立終止其職務。
職員廢置職員有放棄責任或有隕越貽羞於一會者，可以多數表決，而廢置斯職。其廢置之法，當出於有附和之動議，而由投票以表決之如下：“動議宣布某某事務之職從此廢置”雲雲。此等廢置之事，獨關於是非利害之極端者乃行之，其他當待其職務之屆期告終為妙。
三十節特務會議在永久社會之會員，當知常期會開會之時及集會之地，故通告可以不必。但特務會則異是，必當照會中表決之規定。每會員發給正式通告，此規必當勵行。在常期會得足額人數，則各種表決無抵觸於章程規則及前時之表決者，皆可施行。惟特務會則反是，所表決之事，必先登錄於傳單；傳單所無之事，則不能提議。特務會對於修改之事，較常期會格外謹嚴，而其程序與常會同。若有疑問發生，當就謹嚴之途以采決。特務會為應非常而設，當以少開為宜。
動議三十一節動議議場每行一事，其手續有三：其一、動議，其二、討論，其三、表決。此三手續，乃一線而來，無論如何複雜之程序，皆以此貫之。動議者，為對於事體處分之提案也。欲在議一場發生合法之提案，必當行正式之動議；倘隨意談話或隨意擬議而得一般之同意者，不得收約束之效力也。如命行一事，必有正式動議，正式表決，始足責成受命者之遵行也。凡隨意談話，隻足當動議之先導，而不能代動議之功能。故動議者，實為事體之始基也。
三十二節
處事之手續以動議及表決而處事，重要之步調有六，其秩序如下：
一會員起立而稱呼主座。
二主座起立而承認會員。
三會員發動議而坐。
四主座接述其動議。
五主座畀機會以討論，隨而問曰：“諸君準備處分此問題否？”
六呈動議以表決，並宣布表決之結果。
倘動議有附和，則附和之步調在第三步之後。此步調未括於內者，以此非重要如他也。
三十三節
動議之措詞動議之詞，以能達言者之意為主，各種詞句皆可用也。但動議當要簡明，而限定一題目。此書各章所演明動議之形式，不必強作模範，蓋此不過指導動議當如何發耳。發言者之開始當曰：“我動議如此如此。”主座呈其動議於眾，當複述其言，一如動議者為是。但彼可要求動議者，將動議謄諸翰墨，或可令其再言，以期確正。倘動議者有詞不達意之處，主座接述之時，可為之修飾，但隻能改其詞句，而不能稍變其本意；倘主座有變其本意，則動議者當複述原語以糾正之。