一、公文的含義
公文，即公務文書，又稱文件，是國家機關及其他社會組織在行使職權和實施管理的過程中所形成的具有法定效力與規範格式的文書，是傳達政令、指導、布置和商洽工作，請示和答複向題，報告和交流情況，聯係公務、記載工作活動的重要工具。
公文形成主體是具有法定地位的國家機關及其他社會組織，這種法定地位便賦予了機關與組織可以在自己的職權範圍內有權製訂並辦理公文；機關組織在行使法定職權和實施有效管理的公務活動中，必然會產生體現自身意誌的文字材料，行使職權和實施管理是公文形成的必要條件。公文具有法定效力與規範格式，這是公文區別於其他文章和圖書資料的主要特點。公文的作用最主要的便是它是國家機關及其他社會組織處理政務、辦理事務的主要工具，任何一個單位於日常工作活動中都需要通過公文這一工具來表達意圖，處理公共事務，實施管理進行協調溝通。
在工作中，文書、文件和公文這三個概念的基本含義是一致的，都是指國家機關及其他社會組織在工作活動中形成和處理的收來文件、發出文件以及機關內部所使用的文件材料，隻是根據不同情況、不同場合，分別使用這三個概念。從這個意義上說，文書、文件和公文三者之間是可以互為通用的。
但是，在實際工作中，由於曆史沿革和使用習慣，以及其他原因，在不同的場合往往強調不同的側麵，有著不同的稱呼和用法。
文書一詞，在人們日常生活和公務活動中，用得極為普遍和廣泛。它可以作為所有文件材料的總稱，既可以指公務文書，也可以指私人文書，是一個整體概念。文書還可以指一種職業，如某某人在做文書工作；也可以指職務名稱，如文書、文書科長、文書處長等。
文件也可以指文件材料的總稱，比如，在企業年終總結會議上，所說的文件是指於會議中形成的有規範格式的正式文件，如會議紀要、決議等，也包括會議進行中的簡報、企業經理或廠長的講話、部門經理及職工代表的發言、會議記錄，甚至還包括錄音、錄像、照片等有關資料。
公文的概念，它的特指範圍是很清楚的，是指各機關單位為了辦理公務而產生的文書或者文件。從這個意義上說，它是公務文書或者公務文件的簡稱。
二、公文的特點及作用
公文的特點最主要的兩點是權威性和實效性。法定權威性，也叫做法規的強製力，如國家領導機關發布的命令、法令、法規等，是通過一定的立法程序產生的，是要強製執行的，違反了是要依照法律追究的。比如，企業經理辦公室，它所製訂和頒發的文件，代表企業最高領導層的職能職權範圍，具有領導和指揮的權威。實效性是指公文的現實效用。從每一份具體的文件來說，都有它本身的特定的現實效用，代表它的製發機關所賦予的法定效力和作用。比如，公司經理的一份通知，要求各部門機構閱知和辦理，各部門的報告、請示也同樣要求有上級領導機關的閱知與批複。文件所具有的特定效用是有一定時間性的，任何文件都不是永遠有效的。
在機關的日常工作中，文件擬製與處理的工作量是相當大的，它是機關工作的重要組成部分。總的說來，機關公文的作用在於它是黨和國家具體領導和管理政務，機關之間相互進行聯係和機關內部處理工作事務的一種工具。
有作用才有地位。公文之所以在機關中占有重要的地位，也主要是體現在公文對於機關公務活動所起的作用上。認識公文的作用是使用好公文這一工具的重要前提。具體地說，其作用主要表現在以下幾個方麵：
1．領導指導作用
各級領導機關可以經常通過製發文件來部署各項工作，傳達自己的意見和決策，對下級的工作進行領導與指導。例如，企業的領導機關通過其所製定和發出的各項指示、決議等重要文件，闡明企業運營的方針政策、具體措施與工作步驟，用以領導和指導各部門的工作。
2．行為規範作用
文件的行為規範作用是文件強烈政治性和法定的權威性等特點賦予的，這種行為規範作用又稱為法規約束作用。必須指出的是，法規文件的行為規範作用與社會道德規範不同，違反社會公德將受到輿論的譴責，而文件的行為規範作用是帶有強製性的。國家以強製手段保證它的權威，誰違反了法令或法規，就要受到法律製裁或行政處分、經濟處罰。如違反了法規（如章程、條例、規定、守則等），雖不至於犯法，但要受到批評、警告、記過直至開除等行政處分，有的還要處以罰款。這就說明，這些法令、法規性文件在它的有效範圍內，必須成為人們的行為規範，而且強製執行，人人都得遵守。
3．傳遞信息作用
文件是傳遞信息的重要渠道。各級領導同誌的工作活動情況，各地的突發事件，社會動態，經濟技術情況等信息的收集、傳遞和處理，工作情況的彙報，上級決策、指示的下達，下級貫徹落實上級指示的經驗總結和存在問題的報告等，都離不開文件這一工具。
4．公務聯係作用
各單位在處理日常事務工作中，經常要與上下左右有關的單位進行聯係。隨著改革開放的不斷深化，各單位之間的橫向聯係日趨頻繁，機關公務文件的協調聯絡作用就顯得越來越重要、越來越廣泛了。一個機關的工作活動，不是孤立地進行的，有時要向它的上級領導機關報告情況，請示問題；有時要與一般機關單位就工作業務進行商洽、詢問、回答或交流情況；有時要與有關企業、部門或單位簽訂合同、協議書等。文件在同一係統的上下級機關之間、平級機關之間以及不相隸屬機關之間，都能夠起到溝通情況、商洽工作、協調關係、處理問題的公務聯係作用。
5．憑據記載作用
文件是機關公務活動的文字記錄。一般來說，絕大多數文件在傳達意圖、聯係公務的同時，也具有一定意義上的憑據作用。如經過當事人雙方共同簽訂的協議書、合同等文件，它的憑證作用是作為證實簽約雙方曾經許諾和承擔的責任和義務的依據。誰違反了協議和合同的條款，就要追究誰的責任。可以說，形成這類文件的目的，就是為了作文字憑證的。
還有一些文件具有明顯的記載作用，例如會議記錄、電話記錄、會議紀要、機關大事記、值班日記、各種登記等，它們都是機關工作活動的真實記錄，具有記載作用，可以供日後利用查考。
三、公文的分類
公文分類的依據很多，現行最常用的有兩種，一是根據行文關係可分為上行文、平行文、下行文。上行文指下級機關向其所隸屬的上級領導機關所發送的文件，也就是自下而上的行文。一般地說，上行文是下級機關向上級領導機關、下級業務部門向上級業務主管部門彙報工作、請示問題、請求給予領導和指導的文件。比如，企業中各部門報送給經理（廠長）辦公室或董事會的報告申請便屬於上行文。平行文，就是指同級機關或者不相隸屬的沒有領導、指導關係的機關之間的一種行文。比如，企業各部門之間，在相互聯係或協商工作時，一般采用此函。又如，跨國公司或某一企業於各地區分理處之間的公函都屬於平行文。需要說明的是，機關之間的上級與下級的關係並不等同於級別高與級別低的關係。在行政和業務上均無隸屬關係的單位之間，即使地位有高下之分，但雙方之間的行文關係仍然是平行關係。如某縣公安局與鄰縣的縣政府，某地方中學與某省軍區，它們之間雖然地位、級別不等，但彼此之間聯係工作仍應以平行關係行文。下行文是指上級領導機關對所屬下級機關的一種行文。例如，企業的生產部門給各車問的文件，一般常用指示、決定、通知、批複等。一些麵向群眾的布告、通知等文件，也是下行文。
另外一種分類方法是根據中央辦公廳1996年5月3日發布的《中國共產黨機關公文處理條例》，規定了我國機關公文種類主要有14種，即：決議；決定；指示；意見；通知；通報；報告；公報；請示；批複；條例；規定；函；會議紀要。
第二節 公文構成的基本要素
一、公文內容的構成要素
文章同一切事物一樣，都是由一定的內容和與內容相適應的一定結構形式構成的。構成應用文章內容的因素是材料、主旨及文章所表現的情、理。但情、理在文章中不能獨立存在，它是融合在主旨之中，並通過一定的材料來體現的，因此，材料和主旨是構成應用文章內容的兩個基本要素。