總述
一、外事文書含義和性質
外事文書亦稱對外文書、涉外文書，是國家政府、國家領導人、外交機關、外交代表及地方機關、軍隊、團體、企業事業單位及法人在國際政治、外交、軍事、經濟貿易、科學文化、法律、宗教等實踐活動中用於發布和貫徹執行國家的對外政策，執行法律，證明身份，敘述事實，申述立場、觀點，表示態度，交涉問題，傳遞信息，建立友誼與合作，通知事務，通告情況，訂立協議，禮儀往來等的一種重要工具。它是涉外活動中使用的文書，而外事工作都是根據本國的對外方針政策實施的，所以外事文書歸根結底是為本國的外事政策服務的。外事工作，特別是國家政府間的外交工作都具有高度的政治性、統一性，政策和策略性、組織紀律性，因此，指導和記錄外事活動的文書，首先反映統治階級的意誌，是為本國外交政策服務的一種工具。其內容一般都涉及到國家、民族、一定的組織及法人的利益，所以，此類文書的文體格式，使用方式，撰製要求等有一定的嚴肅性和國際通用的規範性。在國家文書學中，它是很有影響的文書體式。
外事文書在國際交往中種類繁多，使用頻繁；但在什麼樣的情況下，使用什麼文種，一般都有較嚴格的國際習慣或國際私法、國際公法及有關法律的規定。因此，了解和熟悉外事文書的性質、特點、作用和撰製格式、使用方法等是一切從事外事工作人員的基本業務之一，也是進行外事工作的一種手段。
二、外事文書簡史和發展
溯源外事文書的產生和發展，它是隨著人類的形成、國家的出現而逐漸形成的一種國際往來的應用文體。
“外交”一詞英語稱為DIPLOMACY，似由文憑DIPL-OMA一詞轉來；古羅馬所謂DIPLOMA一詞之原意是文憑之持有者，而文憑一詞其字源都是來自希臘語。一說是“δ1πΛwuα”，此字原意毫無國家對外交涉之意，蓋指一種鄭重折疊之紙，就是早期的外事文書。但其轉變成DIPLOMA，則成為代表君主頒發的一種公文或特許證，內載有各項賦予的特權與豁免權；又說是希臘文“δiπΛwuα”，即複本或君主頒發的文件副本。由此可以看出，世界上最早的外交文書是由君主頒發給他的外交使節出使別的國家去辦理外交事務的文書。
在國家還未產生以前，隨著生產力的發展，剩餘產品的出現，部落之間為了各自的利益，就開始了不同形式的交往，並以簡單的形式進行談判、協商，締結各種政治、經濟的協議、合同，這可以說是原始“外事”的開始；但這種“外事”僅隻是人類還處於野蠻時代的簡單交易。自羅馬帝國產生之後，隨著世界文明的不斷發展，國家不斷出現，歐洲大小諸國群起獨立，彼此成為對峙之勢，世界其他各洲國家也陸續形成，國家之間的交往就多起來，隨之國家之間的外事活動也不斷發展起來，記錄和反映這種外事實踐活動的文書也就伴隨而生，並逐步地形成了一種國際習慣文體和使用方式。
從一個國家來說，國家之間的外事，總是先由民間往來，發展到官方外交，是在有了國家外交關係之後才產生外交文書。外交關係的產生，必先有兩個或兩個以上的獨立國家，彼此互相承認其主權，這種主權又必須是單一獨立而且完全，政府才有代表國家進行外交的權利，然後才能負外交的義務；有了外交的權利和義務，才能夠更好地開展國家間的外交活動；為在外交活動中更好地使用外交權利和盡外交義務，人們開始使用外交文書。國家外交關係的建立和發展，又為進一步開展民間的外事活動創造了有利的環境，所以使用對外文書就更加廣泛。
外事文書是隨著國際外事實踐活動的發展而不斷完善的，它是依據國際習慣法逐步形成和向前發展的。國際習慣法是各國不斷重複類似的行為而具有法律約束力的結果。今天外事文書在國際上並沒有文字的統一法律規定，各國使用文書的種類、名稱和方式一般都是習慣成法的國際慣例。縱觀整個外交文書的發展史，可明顯看出，在國際外交關係出現的早期，文書體式一般比較簡單，文種也比較少；到了資本主義的興盛時期，文書的種類增多，文字一般也比較長。如英國是世界上比較講究外事文書體式的國家之一，1809年7月21日拿破侖授予曼徹斯特公爵和法國締結條約時的全權證書就長達785字，現在這種全權證書就很短了。外交文書的使用方式也在發展變化，過去多用正式照會表達的內容，現在往往采用普通照會的形式；過去大使遞交國書的儀式非常隆重，現在一般也都簡化的多了，有的國家省去了頌詞和答詞；有的國家把大使上任國書和前任大使辭任國書合成一個國書等都是外交文書在發展過程中改革創新的成就。由此可以看出，外交文書在漫長的曆史演變中經曆了一個從無到有，從簡到繁，從文種少到文種增多，後來又向文書辦理手續簡化、文種規範和現代化發展的運動過程。隨著世界文明的不斷進步和曆史的前進，特別是現代科學技術的應用，外交文書在日漸密切的國際外交實踐活動中將會得到不斷地發展，也將會有適應新的外事活動的文書體式出現。
中國是世界上文明發達最早的國家之一，具有將近4000年的文字可考的曆史。外事文書是在外事活動中形成和發展的，同時又是曆史記錄的載體。
早在西周時，中國和緬甸、印度之間已有往來。公元前138年和公元前119年，漢武帝先後兩次派張騫出使西域（西漢初年，西域的概念主要是指今天的南疆。西漢中期人們對西域的概念已包括北疆、中亞、西亞、南亞等地。西漢末年西域分成55國）。張騫第一次帶著100多人從長安出發，到西域經匈奴控製地區時被扣留了11年才逃出。張騫第二次帶著300人及許多物品到了西域，並把西域的葡萄、核桃、胡蘿卜等種子帶回長安。他的副使到了安息（今伊朗）、身毒（今印度、巴基斯坦）等國，後由安息等國使臣陪同回到了長安，這是最早來華的外國客人。張騫兩次出使西域，最遠到了中亞細亞一帶，發展了漢朝與中亞各地人民的友好關係，促進了經濟、文化的交流和發展。