二、軟件
軟件是相對於硬件的一個術語，指計算機為某種特定目的而運行所需要的程序以及程序運行時所需要的數據和有關技術文檔資料。簡而言之，軟件包括計算機運行所需要的各種程序和有關數據。軟件大體上分為係統軟件和應用軟件兩大類。
（一）係統軟件
計算機是高科技的複雜係統，擁有眾多軟、硬件資源，非經專門學習和訓練，難以熟練掌握和使用計算機。為了管理和控製計算機各部分的運行，充分發揮各設備的功能，提高工作效率，方便普通用戶使用，專業人員研製開發了一些不針對具體應用目的和信息處理任務的程序，這些程序稱為係統軟件。係統軟件包括操作係統、各種計算機語言處理程序和數據庫管理係統等。
1．操作係統
操作係統是一類管理和控製計算機係統資源的程序，是用戶與計算機的接口，任何一個用戶都是通過操作係統來使用計算機的。
操作係統的主要作用有：①管理係統資源，包括CPU、主存儲器、輸入／輸出設備和數據文件等；②合理調度係統資源，使用戶能共享係統資源；③為用戶信息的輸入／輸出提供簡便的工作方式；④規定用戶的接口，發現和處理係統發生的各種可確認的錯誤。微機上常見的操作係統有DOS、Windows、UNIX和Linux等，使用最廣泛的要數Windows了。
2．數據庫管理係統
有組織地、動態地存儲大量數據，使人們能方便、高效地使用這些數據的計算機軟件。在國內應用較多的有FoxPro、Oracle、Access等。
3．計算機語言處理程序
計算機語言有許多種：機器語言、彙編語言、高級程序設計語言（C語言、VisualBASIC語言、JAVA語言等）。對人來說，用高級程序設計語言編製程序有許多優點，但計算機不能直接執行任何一條用高級語言下達的指令。各種計算機語言處理程序能把高級語言編寫的程序轉換成用機器語言編寫的程序，一般稱為編譯程序。
（二）應用軟件
應用軟件顧名思義指專門為某一應用目的而編製的軟件，一般具有很強的實用性，方便普通計算機用戶利用計算機的各種功能。應用軟件種類繁多，常見的有如下幾大類：
1．文字處理軟件
用於錄入、存儲、修改、編輯、打印文字材料（文件、稿件等）的一類軟件，是辦公自動化的基本組成部分。目前比較流行的有Word、WPS等。
2．電子表格軟件
電子表格Excel集電子表格、圖表和數據庫功能於一體，具有非常強大的數據處理能力。特別適應於沒有學過計算機編程和數據庫編程的人員使用。
3．信息管理軟件
用於企業、事業單位、家庭和個人管理各種資料的軟件，例如人事檔案管理係統、財務管理軟件、倉庫管理軟件等。如果將各個單項的軟件有機地組合在一起，與計算機係統和管理人員組成一個和諧的整體，各種信息在其中合理流動，就形成高效、完整的管理信息係統(MIS)。這類軟件一般由專門人員開發出來供普通用戶使用。
4．輔助設計軟件
專用於高效地繪製、修改工程圖紙和設計圖，進行設計中的常規計算，幫助設計者尋找較好的設計方案，編輯、修改圖像等。最著名的有AutoCAD、Photoshop等。
5．網絡通訊軟件
實現網絡通訊和提高網絡通訊效率的軟件。例如網絡瀏覽軟件、電子郵件軟件、網絡壓縮工具、網絡電話軟件、高速下載軟件等。
6．教育與娛樂軟件
教育軟件通過計算機教授各種課程。娛樂軟件用於休閑娛樂，如遊戲軟件，音樂及其播放器等。
第四節Windows基本知識
Windows是目前最為流行的微機係統軟件，中文譯成“窗口”或“視窗”。美國Mi-crosoft公司自1985年推出Windows1.0版後，逐漸改進，自1995年至現在已推出Win-dows95、Windows98、Windows2000和WindowsXP，目前WindowsXP是個人計算機上應用最廣泛的操作係統。
一、Windows的功能特點
迄今為止，Windows仍以傳統的微機操作係統DOS為基礎，但極大地擴展了操作係統的功能。其圖形用戶界麵大大簡化了計算機操作。它多任務的功能允許同時執行多項任務，並且各任務之間既能容易地轉換，又可方便地交換信息。其係統資源管理功能強大，可以更充分有效地發揮越來越強大的硬件功能。
二、Windows的應用
（一）Windows基本操作
1．啟動和退出
Windows操作通過相應的設置，可以在開機時直接進入Windows，也可以在DOS提示符下鍵入指定的命令啟動Windows，Windows95以上版本的退出需要按照規定的步驟正常退出。
2．鼠標操作
進入Windows之後，屏幕上一斜置的箭頭就是鼠標的光標。使用Windows需要頻繁用鼠標進行移動，單擊左右鍵、雙擊左鍵、拖曳等動作，完成對目標的操作。
3．窗口操作
包括激活窗口，移動窗口在屏幕上的位置，改變窗口大小，滾動顯示窗口內容，最大化、最小化和還原窗口，關閉窗口等操作。
4．菜單操作
應用程序窗口都有菜單欄，提供各種供選的操作任務。菜單欄中每一個菜單名對應一張菜單，每張菜單都有若幹選項，代表某種具體的操作，單擊一個菜單項，就選中某種狀態或執行一項任務。
5．對話框操作
遇到Windows的對話框，應當根據提示進行選擇（如“確定”或者“取消”），或者鍵入對話框要求的內容，加具體的文件名等。
（二）文件管理
計算機處理的對象為以文字、數字、圖形、圖像、聲音等形式表現的數據。這些數據連同處理它們的程序都以文件形式存儲在外存儲器中，也以一個文件為整體被調用和處理。計算機文件是指記錄在存儲介質上的一組相關信息的集合。每個文件都有獨立的由主名和擴展名構成的文件名，如command.com、藥庫．dbf等。
Windows具有強大的文件管理功能。較早版本的Windows通過文件管理器管理文件，Windows95以後的版本由資源管理器管理。打開資源管理器，在其窗口中就會以圖標或列表等方式顯示文件類型及其名稱。
為了便於管理，硬盤和光盤上成千上萬個文件一般需要分門別類集中存放。
Windows95以上版本提供建立文件夾功能，每個文件夾內可以存放一批相關文件，也可以建立下級文件夾，形成樹形結構。
在資源管理器窗口，用戶隻要用鼠標就可以進行文件的打開、運行、複製、移動、刪除、更名等基本操作，也可以對軟盤進行格式化和磁盤複製的操作。
辦公自動化軟件的應用
一、文字處理軟件
（一）常用的文字處理軟件
1．Word2000/XP
它是美國微軟公司推出的辦公自動化集成軟件包Microsoftoffice中的一個組件，目前使用特別廣泛。
利用Word提供的功能，用戶可以建立、編輯及打印辦公室常見的各種類型文件，包括信件、報表、圖表、報告、論文等。
2．WPS2000/XP
WPS係列在一定程度上是中華民族軟件的代表。早期的WPS是純粹的文字處理軟件，適用於中文文稿的錄入、編輯和打印。WPS2000/XP立足中文文字處理，集成了五大辦公軟件，成為智能集成辦公軟件，具有文字處理、圖文混排、電子表格、圖像處理和多媒體演示製作等功能。