在會議討論階段，應明確向成員提出，嚴禁私下交談，如果確實需要個別交流，可采用遞條子的辦法來進行，切不可因此使整個討論一發而不可收。每個與會人員都應注意聆聽他人的高見，吸收他人觀點中的閃光點。
經過充分討論，要提出解決問題的方案。這時，應盡量通過共識來做出決策，而盡力避免投票表決的方式，因為這樣會無形中形成兩派，其中肯定有一派是贏家，一派是輸家，使組織麵臨分裂的危險，至少減少了團隊的凝聚力。不管采取什麼樣的決策方式，應該注意的是，最後決策必須反映全體團隊成員的看法或至少是大多數人的看法，一旦決策通過，整個團隊都應盡力給予支持。
在會議結束時，會議主持人須進行一次總結，將整個會議的成果再次向全體與會人員作一通報，並根據會議精神安排工作，規定期限，明確責任。
走出無謂的忙亂困境
提高時間的運用效率，最好的方法就是分析你目前時間的運用方式。請在紙上列出你每周的各項"例行公事"，例如處理公文、打電話、參加會議、交際應酬、奔波於各地，再逐一統計所耗費的時間。總數約是多少?是否相當驚人?你在哪個項目中花費的時間最多?在時間的投資上，哪個項目你嫌不足?哪個項目你又覺得過多?其實沒有人會認為自己浪費時間，因為每個人必然會有自己的時間運用方式，比如有人喜歡交際應酬，有人則視之為畏途。
假如細心分析，人們可以將時間分為三個時段：一是上班時段：早上九點到晚上五點，或是早上九點到晚上六點等；其次是準備時段：例如明天要開會，那今天就必須花上一兩個小時來做準備；其三是忙碌時段：當你的工作進度受到耽擱和延誤時，就隻好把一個小時當兩小時用，將擺在眼前的那堆文件狼吞虎咽，然後倉促地做出錯誤決定。
為了確保你對每件工作都能如期完成而且不是隨便交差，你有必要在時間的分配上慎重行事。舉例來說，每天在你下班之前，都別忘了要預先擬出明天的時間運用表，做妥善的規劃。所有的會談、會議、麵試等都須記在記事本上，清楚地標出時間、地點以及預定耗費的時間；其他的工作，諸如有哪些電話要打、要撰寫哪些報告等，都應按其重要性與迫切性排定處理順序。如果事情十萬火急，那就非得在明天完成不可；有的事模棱兩可，明天能完成是最好，否則拖到後天也無所謂。翌日你就照這份表的次序，一一劃掉已完成的部分。另外，在臨下班前，再依同樣方式安排下一天的工作計劃。如此，便可避免忙亂現象，分清主次，使事情更為有緒序。
在實際工作中，許多管理者每日工作達十幾個小時，還有許多事情處理不完。真是"吃飯有人等，辦公室有人找，路上有人攔，睡覺有人叫"，"走路像排隊，吃飯像開會"，"白天下會海，晚上爬文山"。這確實是一些管理者工作繁忙狀況的真實寫照。
為了避免忙亂現象，作為管理者，還應在以下幾方麵多加注意：
1注意工作的計劃性
計劃是使整個工作有秩序地進行的中心環節。一切管理者都要具備定量控製自己時間的能力，也就是說，對自己的時間要實行計劃分配。事實證明，不做計劃的人隻能消極地應付工作，在心理上處於受擺布的地位；有計劃的人則居於支配者的地位。時間計劃之一是長期計劃。即在較長的一個時期內，或3年，或5年，或10年，自己的工作和事業要達到什麼水平，自己所管理的單位要取得多大成就，都要有一個積極進取的、宏偉明確的目標，而且這個目標通過幾步來實現，每一步的大致起止時間，要有一個大致的安排。另一種時間計劃被稱為年度計劃。
當最後一頁日曆被撕下，新的一年的鍾聲敲響的時候，應當回顧上年的時間利用和事業進展情況，做出新的年度計劃，以便更有效地利用一年的時間。月計劃也是時間計劃中重要的一種。機關或部門的工作常常是以季或月為單位的，人的生理變化也呈現出月周期現象，體力、智力，情緒處於最佳狀態時為高潮期，其次是過渡期和低潮期。每個人都可以根據本單位的工作和自己的生理月周期，來安排自己一個月的活動，把難度較大的重要工作和學習任務安排在高潮期，其他時間則可以安排相對容易的內容；有許多工作是按周來安排的，把月計劃分解到每周裏麵，便於分步驟地實施，因此，計劃要落實到周；如果能養成做日計劃的良好習慣，在前一個工作日接近終了時編好第二天的計劃，有助於避免緊張忙亂的現象，避免丟三落四，顧此失彼。