23.賬簿更換與保管工作製度
賬簿更換
學校賬簿更換是指在會計年度終了時，將上年度的賬簿更換為次年度的新賬簿。
更換新賬的程序是：
(1)檢查本年度賬簿記錄，在年終結賬時是否全部結清，並將餘額結轉下年。
(2)按本年度有餘額賬戶的“結轉下年”的數字，直接記入次年新賬中各相應賬戶的第一行的“餘額”欄內，並在“借或貸”欄內注明餘額的方向(借方，還是貸方)，在“日期”欄注明年月日，在“摘要”欄內注明“上年結轉”字樣。
應當特別注意的是，次年新賬第1行上年結轉的餘額，不必編製記賬憑證，同時，也不要記人借方欄或貸方欄，而要直接記入“餘額”欄。所以，這一行的“憑證編號”欄、“借方”欄和“貸方”欄，都空置不填。
至於在新的年度建賬時，是否所有的賬簿都更換新賬，要視企業設置賬簿的情況而定。通常，總分類賬簿、日記賬和絕大多數的明細分類賬，應每年更換一次新賬。對於個別的財產物資采用卡片式的明細賬，可跨年度使用，不必每年更換一次新賬。
賬簿的保管
賬簿管理分為平時管理和歸檔保管兩種。
(1)賬簿平時管理的要求
①各種賬簿要指定專人管理，賬簿管理人員不僅要負責記賬、對賬、結賬等工作，還要負責賬簿安全、完整。
②會計賬簿未經領導和有關人員批準，非經管人員不能擅自翻閱查看、摘抄和複製等。
③會計賬簿除需要與外單位核對外，通常不能攜帶外出，對需要攜帶外出的賬簿，通常應由經管人負責保管或會計主管人員指定專人負責。
④會計賬簿不能隨意交與其他人員管理，以確保賬簿安全完整。
(2)舊賬歸檔保管的要求
年度末，更換並啟用新賬後，對更換下的舊賬，要進行整理、裝訂、造冊，按規定辦理移交手續，歸檔保管。其內容是：
①歸檔前應對更換下來的舊賬進行整理。主要包括：
檢查和補齊應辦的會計手續。首先檢查應歸檔的舊賬是否收集齊全，檢查各種賬簿應辦的會計手續是否完備，對於手續不完備的應補辦手續。比如，改錯蓋的章，注銷空頁空行，結轉餘額等。活頁賬應撤出尚未使用的空白賬頁，再裝訂成冊，連續編號，並標明總額數、起止號數等。
②更換下來的舊賬簿，要在進行整理的基礎上裝訂成冊。
裝訂時應注意，活頁賬通常按賬戶分類裝訂成冊，加具封麵，一個賬戶可裝訂一冊或數冊；某些賬戶的賬頁較少，也可幾個賬戶合並裝訂成一冊；裝訂時應檢查賬簿的扉頁內容是否填寫齊全，手續完備；裝訂後應由經辦人員、裝訂人員和會計主管人員在封口處簽名或蓋章。
③更換下來的賬簿，經過整理裝訂後，應編製目錄，填寫移交清單，辦理移交手續，按期歸檔保管。保管人員應根據檔案管理辦法的要求，編製索引，分類儲存，妥善保管，以便於日後查閱；要注意防火、防盜，庫房要通風良好，以免檔案毀損、黴爛等。
④必須根據製度統一規定的保存年限妥善保管各種賬簿和會計憑證、會計報表，不得將其丟失和任意銷毀。保管期滿後，應根據規定的審批程序報經批準後方能銷毀。