二、承辦
辦公室收到需要辦理的文件後，要及時提出擬辦意見，送辦公室主任處批辦，然後按領導批示意見轉送承辦部門或承辦人。此時這份文件就進入了承辦階段。
負責承辦的部門和人員收到承辦文件後，首先要認真研究文件內容和批辦意見，弄清是否屬於自己承辦的範圍。對不屬於自己承辦範圍的文件，要及時退回，並說明情況，不要因為不屬於自己的承辦範圍，就放置一邊不管，影響該文件運行。對屬於自己承辦範圍之內的文件，要按照領導批示及時提出具體處理意見（有前案材料的應將前案材料附在後麵），報本部門領導審批後立即處理，並將處理結果及時報告領導。凡領導批辦意見中明確提出由某部門牽頭承辦的，牽頭部門要先準備好處理意見，邀請協辦部門協商會簽，由牽頭部門負責將有關部門提出的意見歸納整理，報領導審批。如有分歧，應報送領導裁決，或按領導意見再次會商，得出處理結果。承辦人要將處理結果填寫在《文件承辦單》上，或另寫一份材料附在承辦文件上（注明承辦部門和承辦人），然後將承辦文件轉回秘書部門擬複。做好承辦工作，應注意以下幾個問題：
（1）承辦人員接到交辦文件後，首先要閱讀、研究文件的內容，然後分清輕重緩急安排處理。
（2）在仔細研究來文內容、要求和領導批辦意見的基礎上，認真辦理。凡屬自己承辦範圍的文件，如有領導批示意見，可以根據領導批辦意見辦理。未經領導批辦的公文，可以遵循有關的方針、政策、規定或慣例等，酌情辦理。凡領導批辦意見中明確提出由某部門牽頭承辦的，牽頭部門要先準備好處理意見邀請協辦部門會商會簽，再由牽頭部門負責將有關部門提出的意見歸納整理，報領導審批。
（3）承辦要講求效率，分清主次先後，有條不紊，並落實責任到人。收到承辦文件後，要及時處理，急件要當即辦理。對有時限要求的文件，要在規定的時間內辦完；對需要幾個部門聯合辦理的文件，主辦部門要主動牽頭，協辦部門要積極配合，抓緊辦理，不能互相推諉，久拖不決；對確難按期辦完的文件，要及時向有關領導反映，以便采取相應措施；對所有的承辦文件，都要有個答複，即使不能辦理的也要向交辦部門說明情況。
（4）有些文件不能一次辦完，需要一個再次辦理或多次辦理的過程。比如，有時下級請示的問題，本級解決不了，還需要轉報上級批準或答複；上級來文要求報送的情況和材料，還需向下級要評，然後彙報上報。
（5）承辦人員對已經辦理結案的文件要向交辦機關（一般指辦公部門）報送結案報告，並做好注辦工作。所謂“注辦”，就是承辦人員把文件的處理結果在文件的適當位置（比如在文尾或公文處理單上）作簡要注明。如果是行文答複的，則應注明行文的文號；如果是用其他方式答複的，則應注明答複的時間、地點、交辦的人員及主要內容四個方麵的情況，並簽署承辦人姓名及日期。注辦是為以後的收集歸卷工作做準備，以便於日後檢索和利用。
三、辦 複
辦複是指需要辦理的文件在辦理完畢後，對來文機關所作的答複。它體現收文處理過程的最終結果。辦複通常由秘書部門承擔，但有些承辦件，承辦部門也可依據領導同誌的指示或經秘書部門同意後直接辦複。辦複的形式，可根據需要確定，一般有如下幾種：
函複
函複即用行文的形式答複，有兩種情況：一種情況也是一般情況，即由承辦人代擬文稿，經部門負責人審查簽署後，連同交辦文件及領導批示一並退回交辦機關的辦公室審核後送領導簽發。另一種情況是以職能部門的名義行文，即由承辦人擬好文稿後，送交部門領導人簽發，交辦文件可留本部門立卷存查。這種情況不多，必須有領導授權方可。
口頭答複
對於下級機關來文請示的比較簡單的問題，或者不同意來文所請示的問題，可以不必行文，而以口頭方式答複。口頭方式，有的用電話，有的用麵談，但傳達處理意見後都要作記錄。記錄包括時間、方式、受話人、處理意見四個方麵，以備查考。
複印領導批示
有些下級來文領導批不了具體的處理意見，就不需要再行辦理。這時就可以將領導的批示直接複印後發送來文機關，以減少程序，提高辦事效率。
就地處理
有些比較複雜的問題，需要承辦人或承辦部門負責人出麵，帶著審定的處理方案前往來文機關就地研究解決問題，傳達處理意見。必要時，要形成會談紀要，作為結案的依據。如無紀要，也要有處理記錄以備查用。
統籌安排
有些請示性文件，不能來一件複一件，需要從整個地區或部門的全局來統籌考慮。比如，關於請批基建項目，關於申請把某一事業列入計劃，關於申請某項經費等等，這類問題雖然也需要辦理，但需要通盤考慮，一般可以在年終或年初經過研究確定方案，一次通知各地。
來文收集與存放
一、來文收集
對已處理完畢但需要立卷歸檔或保存一定時間的來文進行彙集回收的工作叫來文收集。收集是為立卷工作做準備，是文書立卷歸檔的基礎。收集工作的要求是手勤腿快、認真細致、經常及時，保證歸檔文件的齊全完整。
一般來說，除少數沒有什麼查考價值的公文外，絕大多數公文是需要收集的。如：上級機關主送本機關的文件和重要的資料、刊物；下級機關主送本機關的請示和情況報告，以及在辦理中形成的其他材料；平行機關和非隸屬機關主送本機關需要辦理的信函；上級機關召開各類會議印發的文件材料；機關領導同誌重要批示的其他文件材料等，所有這些文件、收
集後均要分類存放。
來文收集工作的方法，通常有以下幾種：
（1）來文份數較多的，在處理的同時留足歸檔的份數。
（2）來文隻有一份又需歸檔的，要在文件眉頭加蓋明顯戳記。如“此件閱後請退回歸檔”之類的字樣，並在登記簿上作出記載，以便催要。
（3）領導同誌有重要批示的文件，如能複印，可將原件存留，複印件送給閱知部門或閱知人；如不能複印，可采取第二種的辦法。
（4）對傳閱件，要在傳閱完畢後及時收存。
（5）對上級召開的各類會議印發的文件材料，要按會議主辦單位的通知和會議文件目錄，及時收集，登記後再交有關部門或個人使用，用畢及時收回。
二、文件的存放
文件的存放是指對各類文件的放置和保管。存放文件要做到保管妥善，查找方便。
根據存放需要，辦公室應購置堅固、適用的設備存放文件。存放地點最好單設一室，門窗要牢固。平房最好加裝鐵欄，房門裝上鐵皮。文件裝具可用文件夾、檔案盒等。目前，辦公室多數購置了鐵皮櫃，應注意不要把暗鎖號碼明寫在標號紙上。櫃內放置文件，最好要用裝具盛裝，不要散放，並在裝具上標明文件類別，以利查找。
保管文件要分門別類、有條有理。分類保管的具體辦法是：
（1）按文件製發機關分類。
（2）按文件辦理情況分類。
（3）本機關發文要將存檔件和餘存件分別存放。
（4）保存文件的盒子、夾子、封筒內，都要同時裝入文件目錄，供使用時記載。文件用後要放入原盒，不要亂放；查找時，一問便知，一找就有。
文書管理製度
一、文件管理製度
第一條 管理部門應結合公司的實際情況，使公文處理工作規範化、製度化。
第二條 各部室、下屬單位應發揚實事求是、認真負責的工作作風，提高公文處理的效率和質量。公文處理必須做到及時、準確、安全，必須遵循嚴格的保密製度，確保企業機密不外泄。
第三條 公司各部門與外界來往文書的收發，由經理辦公室統一辦理。各下屬單位的文書收發，由其所屬辦公部門辦理。公司辦公室應對下一級公文管理部門進行指導與監督。
第四條 公文管理部門應指定專人負責來往文書的核稿及收發、拆封、登記、分文、稽催、校對、監印、入檔、管理等事宜。文書未按規定處理的，管理部門不予受理。
第五條 文書內容所涉及的職能部門為該項文書的主辦部門，如涉及其他職能部門時，其他部門則為該項文書的會辦部門。
第六條 公文文種的規範選擇
（1）報告：向上級機關彙報工作，反映情況，用“報告”；
（2）請示：請上級指示和批準，用“請示”；
（3）指示：對下級機關布置工作，闡明工作活動的指導原則，用“指示”；
（4）布告：對公眾公布應當遵守或周知的事項，用“布告”；
（5）通告：在一定範圍內公布應當遵守或周知的事件，用“通告”；
（6）函：平行的或不相隸屬的單位之間互相商洽工作，向有關主管部門請示批準等，用“函”；
（7）通知：傳達上級的指示，要求下級辦理或者需要知道的事項，批轉下級的公文或轉發上級、同級和不相隸屬單位的公文，用“通知”；
（8）通報：表揚好人好事，批評錯誤，傳達重要情況以及需要所屬各單位知道的事項，用“通報”；
（9）批複：答複請示事項，用“批複”；
（10）決定：對某些問題或者重大行動作出安排，用“決定”；
（11）決議：經過會議討論通過，要求貫徹執行的事項，用“決議”；
（12）會議紀要：傳達會議議定事項和主要精神，要求有關單位共同遵守執行的，用“會議紀要”。
第七條 公文格式一般包括：標題、主送單位、正文、附件、單位印章、發文時間、抄送（抄報）單位、公文字號、主題詞等。
（1）發文時間，以領導簽發日期為準；聯合行文，以最後單位簽發的日期為準；
（2）公文字號一般包括單位代號、年號、順序號；幾個單位聯名發文，隻標明主辦單位的公文編號；
（3）公文如有附件，應當在正文之後、單位名稱之前，注明附件的名稱和件數；
（4）公文的標題應當準確、簡要地概括公文的主要內容，並標明發文單位和公文種類；除批準的法規性文件外，公文標題一般不加書名號和其他標點符號；
（5）向上級請示的公文，一般隻寫一個主送單位；如果需要上報另一個上級單位時，可以用抄報的形式；
（6）文字一律從左至右橫寫橫排；
（7）收、發文單位應寫單位全稱或規範化簡稱，聯合發文時應將主辦單位排列在前。
第八條 公文用紙原則上均采用標準的A4紙，在左側裝訂。“通告”等用紙大小，根據實際需要確定。
第九條 對上級單位組織的請示或報告，與不相隸屬單位協商工作時，應當以單位組織名義發文。
第十條 各單位一般不得越級行文。因特殊情況必須越級行文的，應當抄報越過的單位。
第十一條 上級請示的公文應遵循一文一事原則，主送一個單位，不得同時抄送下級單位，不得直接送領導者個人（除領導直接交辦外）；向下級單位的重要行文，可以抄報直接上級單位。