計算機字處理軟件徹底改變了傳統的用紙和筆進行文字處理的方式，將文字的錄入、編輯、排版、存儲和打印融為一體，還具備圖形編輯功能，能編排出圖文並茂的文檔。目前常用的文字處理軟件有WPS、WORD等。本章學習中文WORD7．0的使用方法。通過本章學習，要求掌握WORD的主要功能，學會用WORD進行文本錄入、編輯排版、製作表格和打印輸出的方法。
4．1中文WORD使用基礎
一、中文WORD的安裝、啟動與退出
1．中文WORD的安裝
WORD是在Windows環境中運行的應用軟件，安裝好Windows95後，才能安裝WORD，步驟如下：
①單擊Windows95窗口底部的開始按鈕。
②在打開的菜單裏用鼠標依次單擊“設置”、“控製麵板”。
③在“控製麵板”窗口中用鼠標雙擊“添加，刪除程序”。
④在打開的對話框中，用鼠標單擊“安裝”按鈕。
⑤將含有WORD安裝程序的光盤插入光驅中，根據屏幕提示，單擊“下一步”按鈕。
⑥在安裝過程中，根據提示輸入用戶的名字和單位名字，確認安裝文件夾。
⑦屏幕上詢問用戶希望哪一種安裝類型：典型安裝、最小安裝或用戶自定義安裝?一般選用“典型安裝”，因為它包含了用戶需要的大部分選項；如果硬盤容量不夠大，也可以選擇“最小安裝”；若用戶經驗比較豐富，可選擇“用戶自定義安裝”，這樣可按需要有選擇地進行安裝。
⑧根據屏幕上的提示進行各種操作，直到安裝完畢。
⑨如果在安裝過程中改變了主意，不想繼續安裝了，可單擊“取消”退出安裝。
2．WORD的啟動
安裝完WORD後，還不能立即進行文字處理，必須啟動它，進入WORD的工作狀態。
（1）常規啟動法：①單擊Windows95窗口底部任務欄中的開始按鈕；②在打開的菜單裏用鼠標單擊“程序”選項；③在“程序”菜單中單擊Microsoft WORD選項，即可啟動WORD。
（2）直接打開WORD文檔啟動WORD：
①單擊Windows95窗口底部任務欄中的開始按鈕；
②在打開的菜單裏單擊“文檔”選項；
③在展開的下一級菜單中單擊曾編輯過的文檔名，即可啟動WORD，並裝入該文檔。
3．WORD的退出
完成輸入或編輯工作後，要退出WORD。在退出前應先保存文檔。否則，WORD會發出警告，詢問是否要保存當前處理的文檔。單擊“是”按鈕將保存該文檔，然後退出WORD；單擊“否”將不保存而直接退出。退出WORD的方法有以下兩種：
①在WORD的工作窗口中，選擇“文件”菜單中的“退出”命令。
②單擊窗口右上角的關閉按鈕。
二、中文WORD工作窗口的結構及命令菜單
1．中文WORD的工作窗口
每個Windows應用程序，都是在自己的應用程序窗口中運行的，中文WORD也不例外。就是啟動WORD後，屏幕上出現的WORD工作窗口。它由標題欄、菜單欄、工具欄、標尺、工作區、滾動條、選擇條和狀態欄等組成。
（1）標題欄：標題欄位於應用程序窗口的最上麵一行，是一深藍色矩形條，用來顯示應用程序名以及該窗口正在編輯的文檔名。若用戶創建一個新文檔，WORD自動將其命名為文檔1、文檔2、……。
（2）菜單欄：在標題欄之下用來顯示菜單項的列表。共有九個菜單項，詳情後敘。
（3）常用工具欄：把菜單命令中較為常用的命令，以圖形按鈕的形式排列在一行，組成常用工具欄。
可用鼠標單擊這些工具按鈕，快速執行各種命令。工具按鈕的多少可以調整，通過選擇“視圖”菜單項中的“工具欄”選項，在隨之出現的“工具欄”對話框中，可選擇所需要的工具種類。常用工具欄上各按鈕的名稱。
（4）格式化工具欄：利用格式工具欄可以完成文檔的字體設置和版麵設置。其中的圖標按鈕也可進行調整。格式工具欄上各按鈕的名稱。
（5）標尺：是一個有刻度的欄。通過它可查看正文的寬度，快速地設置左右邊界、首行縮進位置以及製表符的位置。有兩種標尺：水平標尺和垂直標尺。水平標尺可通過選擇“視圖”菜單中的“標尺”命令來設置或隱藏；垂直標尺在頁麵視圖或打印預覽窗口中顯示。水平標尺的刻度和記號說明。
（6）文本區：文本區是WORD文檔的輸入區域。在該區域中，用戶會碰到三種控製符：’插入點（在屏幕上閃爍的豎線）、結束標記（長下劃線）和鼠標指針（62於文本區域為“I”型，位於選擇條區域為右指箭頭）。
（7）選擇條：位於工作區的最左邊。當鼠標指針進入選擇條區，鼠標指針形狀會由“I”型變為一個右指箭頭。在此區域內，單擊鼠標可以選中一行文本，雙擊鼠標可以選中一段文本，連續三擊鼠標可以選中整個文檔。
（8）滾動條：位於文檔窗口的底部和右側，它分為水平滾動條和垂直滾動條，用於移動文檔正文，將文檔窗口之外的正文移到窗口可視區域內。
（9）狀態欄：在WORD窗口的底部，它提供有關插入點的位置和其它一些狀態信息。此外，狀態欄還能顯示出對當前命令的解釋，以及鼠標指針所指向的工具按鈕的解釋或指導信息等。
狀態欄說明：插入點當前處在第5頁第l節，文檔總共16頁，當前在第5頁，插入點距離當前頁頂部l7．6厘米，處在本頁的第32行、l列。目前“錄製”、“修訂”、“擴展”、“改寫”均未被激活，雙擊其中某項，使之加黑顯示，則可分別激活它們。改寫狀態時，WORD處在插入狀態。
2．中文WORD的命令菜單
菜單欄中共有九個菜單名：文件、編輯、視圖、插入、格式、工具、表格、窗口和幫助。它們分別以下拉菜單方式被激活，每一菜單項都有一組自己的命令。用戶可用鼠標單擊菜單欄中的菜單項或同時按下“Ah”鍵及在每個菜單名之後的帶下劃線的字母鍵，打開對應的菜單，然後選擇菜單命令。有不少菜單命令設置了與其對應的工具按鈕，單擊這些工具按鈕即相當於執行相應的菜單命令。WORD各菜單功能簡介如下：