會議方案一般包括標題、主送機關、正文、落款，有的還有附件。
一、標題
一般采用公文規範標題法，由開會機關名稱、會議名稱和文種組成。
二、主送機關
即寫上報批的領導機關。有的也可以不寫主送機關。
三、正文
一般由開頭、主體和結語組成。
1．開頭，寫召開會議的依據（原由）、單位、會議名稱、會議時間、地點、會期等，然後用“特製定會議方案如下”，作承上啟下的連接語。
2．主體寫會議宗旨（目的）、會議規模（參加會議人員）、會議議程、會議日程、會議開法、會議的準備工作、經費預算等。有的還把邀請上級主管部門參加會議的名單寫上，如果請某位領導講話或作報告，也要注明。其講話稿如何準備，必要時也要說明。
3．結語，寫“以上方案，當否，請指示”。
四、落款
寫上召開會議的單位名稱，或寫會議領導小組，也有寫會議籌備小組的。寫上擬定此方案的時間。
（第三節 範文解讀
【範例一】
××機械廠關於召開職工教育工作會議的方案
××市機械局：
為了貫徹落實中共中央、國務院《關於加強職工教育的決定》，我廠定於5月10日至15日，在廠招待所召開職工教育工作會議，特製定會議方案如下：
一、會議目的。認真學習中共中央、國務院《關於加強職工教育工作的決定》，傳達省市教育工作會議精神，結合我廠實際情況，製訂加強職工教育的規劃，研究落實中青年職工的“雙補”教育工作。
二、會議規模。主管教育工作的廠黨委書記、廠長；廠部有關科室負責人、工作人員；各分廠主管教育工作的負責人；各車間主管教育工作的主任；工會、共青團各級主管教育工作的負責人，共58人。
三、會議日程。5月10日，傳達省市教育工作會議精神，學習中共中央、國務院《關於加強職工教育工作的決定》。大會傳達後，分組討論，吃透上級精神，提高認識，端正態度。5月11日至17日，結合我廠實際情況製訂加強職工教育規劃，研究落實“雙補”教育任務，解決“雙補”教育中的各種實際問題。
四、會議。采取大小會相結合的方法進行。10日上午舉行開幕式，大會傳達上級會議精神及中央文件，由黨委書記×××作動員報告。15日下午舉行閉幕式，宣讀我廠加強職工教育規劃，部署開展“雙補”教育任務和措施。其餘時間主要是自由活動。
五、會議準備工作。廠裏準備抽調十名熟悉教育工作的同誌，用半月時間通過調查研究，上下結合，寫出一份加強我廠職工教育工作特別是開展“雙補”教育工作的實施方案，並製訂出加強職工工作五年規劃（草案），拿到會議上討論修改。
六、會議經費。為了集中精力開好會，所有參加會議人員一律在招待所住宿。其各項開支見附表。
七、請局領導參加我們的會議，並請分管教育工作的×××局長在開幕式上講話。關於講話稿的撰寫，將派專人麵談。
以上方案，當否，請批示。
××機械廠（公章）
199×年×月×日
附件：會議各項開支預算表（略）
【範例二】
第二屆科學家論壇會議策劃方案一、論壇主題：
新型工業化道路--中國現代化的戰略選擇
二、論壇核心議題：
新型工業化道路與全麵建設小康社會
新型工業化與經濟發展
科技進步與新型工業化
信息化與新型工業化
城市化與新型工業化
新型工業化與傳統產業升級
新型工業化與高新技術產業發展
新型工業化與可持續發展
新型工業化的關鍵支撐產業發展戰略
三、參會對象：
政府各有關職能部門及高新區領導、企業高級管理人員及研發負責人，各大學、科研院所負責人，有關專家學者。
四、特別報告：
論壇結束後，將於5月24日上午舉辦“國家科技型中小企業創新基金申請”特別谘詢報告。參會代表可免費出席，非正式代表出席，每人600元。
五、特別紀念：
1．屆時，將向特邀嘉賓頒發特製“中國科學家論壇嘉賓”紀念牌；2．會議結束後，參會嘉賓將獲贈有本人鏡頭的人民大會堂開幕式盛況VCD紀念光盤1套。
六、特別服務：
為促進全國科技成果交流，承辦單位《發現》雜誌社將出版《發現?第二屆中國科學家論壇專刊》，並免費刊登參會嘉賓單位的科技創新成果簡介和參會嘉賓的個人簡介（僅限文字資料，單位成果簡介不超過600字，個人簡介不超過200字）。該專刊除向《發現》雜誌的現有讀者發行外，還將向出席大會的領導、報告專家、全體代表及有關部委、司局和各有關新聞媒體贈送。願意刊登者，請於5月10日以前辦理會議注冊手續並將資料打印稿和軟盤交至組委會。
七、論文評選、發表、交流：
論壇召開前夕，承辦單位將組織有關專家開展“以新型工業化為主題的優秀科技論文評選活動”。優秀論文將在《發現?第二屆中國科學家論壇專刊》或《中國當代思想寶庫（科技卷）》發表，並在論壇交流。同時，部分優秀論文還將推薦到其他有關媒體發表。願意參評發表者，請於5月10日前將論文打印稿和軟盤至組委會。
因故不能與會者，也可參評，權利等同。
八、媒體支持：
1．近期，組委會將舉辦發布會，新華社、《人民日報》、《光明日報》、中央電視台、《科技日報》、《經濟日報》、北京電視台、《中國經營報》等40餘家新聞媒體將對大會籌備情況進行報道，敬請留意。