我們為了把聲音送到更遠的地方，費了很大的精力。為了讓汽車更有效率，研究了特別的裝置。為了光線的效率，發明了反射鏡。但我們卻幾乎不曾用過頭腦，來增加自己的效率。
因為大多數人都在做著沒效率的工作，所以幾乎常常浪費了時間和精力的50％。
但是，要知道自己到底在某事上浪費了多少時間，首先就得分析自己使用時間的方法，分析的方法之一是將使用的時間記錄下來，再加以分析。
幾乎所有有關效率問題的權威者，他們都會異口同聲說：假使能很清楚地寫出自己工作的內容，那個人的能力就能充分地發揮出來。他們的意思是：如果能這樣，就能了解自己工作的全貌。例如了解每種工作間的比重。差異，自己的工作和部下的工作以及同事和上司間工作L相互的關係。
要能更有效的利用時間，最重要的莫過於先評價自己使用時間的方法，要了解自己活動的趨勢和類型一點也不困難，隻要自己把每樣行為和事情累積起來，再看整個情況，就能一目了然。
以上的原理，可以適用於促使我們個人生活時間的組織化。如果把我們所做的工作內容寫到紙上，必然有很多好處。
它能使你了解，以自己的地位，究竟適合什麼樣的工作。比方說，你每天做什麼事情，除了你以外，沒有人能清楚知道。某一個工作本來不是你份內該做的，旦交給你做，這個工作就一直跟著你進行。從新的觀點來重新考慮，你就會發現在你所負的責任中，有幾樣應該由其他人來負責的。
如果記載下來的話，你可以明了自己正被瑣碎的事浪費掉許多時間，同時，被逼到“看材不看林”的狀態。把整個工作從更高的觀點看，就可明了工作的主要目標究竟在哪裏，而對過去那些占了你時間的各種工作可以重新再作評價。
如能做到客觀、正確的分析，就可了解到要把工作處理得很好，接受哪一種訓練，具備什麼樣的經驗。這是你達成自我啟發最重要的索引。
人1往往把精力放在自己最感興趣的工作上，如此一來，往往會疏忽了其他工作。這種工作記事簿的用意，就在於它能糾正我們在不知不覺中發生的偏差。
工作記事簿上，最重要的是應該把你做的事全部寫出來，不要遺漏。尤其對現在的工作，不要理會它的重要性或順序等，全部都要記下來。假使你屬於營業部門，除了所謂“銷售”以外，也要出席銷售會議的工作，也有銷售事務的處理，或填寫訪問記錄，向上司提出，讓上司能據以分析顧客的購買傾向等種種複雜的工作，這些工作應寫出，不要有所遺漏。
把記錄工作做好以後，下一步就把寫出來的東西，按照它的重要性以及順序排列。在做這些事情的同時，應該問問自己：“假如我在這個時間裏，隻能做一樣工作，應該選哪一種工作？”這對於你的處理程序，會有幫助。
然後，你可以拿著你的單子和你的上司商量一下，可能上司會以公司的立場來處理何者優先、何者其次，同時也會指導你如何去做，他也許會告訴你必要的情報、援助，以及權限等。
我們現在做這種工作記事簿，就像前麵說的，不隻幫助你明白自己應該要做的，也提供了如何來進行工作的方法。
事實上，用合理的方法工作的人是很少的，如果仔細檢討，每個人多少都有需要改善的地方，為了能在最短的時間內，用最少的勞力做最多的工作，而已能圓滿地完成，我們必須把工作組織化。
先把與你目標無關的、或得益最少的選出來。然後除T那些雖然有價值、但可以給他人什卜n：助理、女職員等）做的事，剩下的就是比較緊急的工作了。