（一）談判團隊的合理組織
在較為正規、複雜的談判中，一般不會是一對一的個人談判，而是以配備談判團的組織形式來共同完成談判任務。因此，組織一個強有力的、高效率的、有權威的談判班子，是由談判的客觀需求所決定的。
那麼怎麼樣去組織一個良好的談判團體呢？
首先，是參與談判人員的數量問題。在組建談判隊伍時，首先會遇到一個談判人員數量問題。什麼樣的談判人員數量才是合適的，才對談判有幫助的呢？一般來講，談判人員的數量應該根據談判的地點、時間、內容以及對方的人數和對方談判人員的素質等來確定，過多或過少都不合適。通常情況是：內容繁多、技術性強的談判，需要的人要多一些，反之則少一些；談判時間越短，任務就越重，需要的人員也就越多，反之則可減少一些；地點安排在對方處時，談判人數相對多一些，在己方則可以少一些；對方派遣的人多時，己方也需要增加人員，反之則少；談判人員素質較高時所需人員相對少些，反之則相對多些。
其次，是要根據不同的談判場合派遣不同的談判人員。這裏指的是涉及哪些領域，就應該派遣在這方麵具有較強的專業知識的人員參與談判。談判會涉及多種多樣的專業知識，選擇談判人員時必須根據各種專業知識的需要，來考慮人員構成，並進行明確的分工。一個合理的談判群體，必須是由不同層次、不同專業、不同特長的人員按照一定比例構成的，並根據實際需要不斷予以調整。談判人員的選擇要做到知人善用。我們來看龍永圖挑選談判秘書的案例。
對外經濟貿易合作部部長龍永圖在中國“入世”談判時曾經選擇過一位秘書。當龍永圖選該人當秘書時全場嘩然，因為這個人根本不適合當秘書。在眾人眼裏秘書都是勤勤懇懇、講話很少、做事穩重、對領導體貼入微的人，但是龍永圖選的秘書處事完全不一樣。他是一個大大咧咧的人，從來不會照顧人。每次龍永圖和他出門都是龍永圖走到他房間裏說，請你起來，到點了。對於日程安排，他有時甚至沒有龍永圖清楚，原本九點鍾的活動，他卻說九點半，十次有九次是他錯。但是為什麼龍永圖會選他當秘書呢？因為龍永圖是在談判最困難的時候選他當秘書的。當時由於談判壓力大，龍永圖的脾氣也很大，有時候和外國人拍桌子，回來後一句話也不說。每次龍永圖回到房間後，其他人都不願意自討沒趣到他房間裏來。唯有那位秘書每次不敲門就大大咧咧走進來，坐到龍永圖的房間裏就蹺起腿，說他今天聽到什麼了，還說龍永圖某句話講得不一定對等，而且他從來都不稱呼龍永圖為龍部長，都是稱呼“老龍”或者“永圖”。他還經常出一些主意，被龍永圖罵得一塌糊塗，但是他最大的優點就是大度，無論怎麼罵他，他五分鍾後就又回來，會指出龍永圖哪裏說得不對。這位秘書是個學者型的人物，他對很多事情不敏感，人家對他的批評他也不敏感，但是他是世貿專家，他對世貿的問題簡直像著了迷一樣。所以在龍永圖脾氣非常暴躁的情況下，在當時難以聽到不同聲音的情況下，有這樣一位秘書對龍永圖來說就十分重要了。
再者，要確定談判要選好負責主談人員，這個是談判小組的第一個層次。主談人員不僅僅是本方談判中的指揮官，而且起著掛帥的作用。由於主談人員一方麵掌握所屬單位領導的意圖，並使其在談判小組從事的洽談工作中得以實現，另一方麵又可以使談判小組能夠隨時得到單位領導的指示，因此，主談人起著駕馭談判進程的紐帶的作用，所以在一場談判中主談人員的選擇是至關重要的。主談人員要能夠帶領談判人員堅持立場，鼓舞士氣，振奮軍心，能夠用其敏銳的觀察和傑出的口才靈活機智地回答對方隨時可能提出的問題。第二個層次是懂行的專家或專門人員。他們在談判組裏負責某一方麵的談判工作。第三個層次是必須的工作人員，在談判過程中需要有語言翻譯、談判記錄整理、打印文件等工作的人員。三個層次的人員各有所長，各司其職，在談判中互相配合，彼此協作，構成一個理想的談判組。
（二）談判人員的素質要求
“三寸之舌，強於百萬雄兵；一人之辯，重於九鼎之寶。”個人的能力在談判中也是製勝的關鍵。人是談判中的主體，一切活動都是由這一主體展開的，所以主體的運用是否得當對談判能否成功起著決定性的作用。談判人員任用得當，人員素質高，談判成功的幾率也就高，反之，談判人員任用不當，人員的素質又不高，談判的結果是可想而知的。
弗雷德·查爾斯·艾克爾在《國家如何進行談判》一書中曾經指出“一個完美無缺的談判者的標準”：根據17-18世紀的外交規範，一個完美無缺的談判家，應該心智機敏，而且具有無限的耐心，能巧言掩飾，但不欺詐行騙；能取信於人，而不輕信他人；能謙恭節製，但又剛毅果敢；能施展魅力，而不為他人所惑；能擁有財富、嬌妻，而不為錢財和女色所動。然而在現實的生活中幾乎沒有這樣“完美”的談判人員，但是一個優秀的談判人員應該具有符合談判這種高度競智活動的特點及規律的素質。談判這種專業性極強的社會活動，不僅要求談判者具有認識與思考的能力、選擇和判斷的能力、演說和思辨的能力，而且要機智、敏感、沉著、忍耐、堅強、審慎、幽默、風趣，恰到好處地立足於合作與競爭、索取與給予、冒險與慎守之間。以下就列舉一些對一個談判人員來說比較重要的素質要求。