第二節公文的常用表達方式
文章的表達方式，是作者運用語言把思想內容表達出來的方式和方法。在文章寫作中，作者選用哪種表達方式，是由文章的內容和文章的功能所決定的。
一般說來，文章的表達方式主要有5種：敘述、描寫、抒情、議論和說明。對於以公文為主的機關應用文體，在語言運用上忌用描寫、抒情類表達方式，其常用的表達方式有3種：敘述、議論和說明。一、敘述敘述在文章寫作中通常指“把事情的前後經過記錄下來或說出來。”（《現代漢語詞典》2005年第5版）是在文章寫作中運用最廣泛的一種基本表達方式，主要用來敘述事件的發展變化過程或人物的經曆。
在文學作品中，離不開人物和事件，所以敘述是文學作品的一種主要表達方式。敘述同樣是應用文體類文章的一種重要表達方式，但是一般文章尤其是文學作品中的敘述與應用文體尤其是公文中的敘述，具有明顯的區別和不同的要求。隻有分清以下幾點明顯的區別和不同的要求，才能在公文撰寫時更好地運用敘述表達方式。
1．公文和其他類文章在敘述目的、作用方麵的不同
在一般文章中，特別是文學作品和新聞報道類文體的通訊、特寫中的敘述，多側重於介紹人物的經曆和事跡，記述事件的發生、發展變化過程，讓讀者從人物的喜、怒、哀、樂和悲、歡、離、合之中受到感染，引起共鳴，產生好惡、愛憎等感情，從而起到抑濁揚清、懲惡揚善、陶冶性情、砥礪品格的社會功能。
應用文特別是機關公文中的敘述，其主要作用是反映情況，提出問題，介紹黨政機關在公文中做出決策、製定政策、提出意見和要求的背景、原因、依據等，讓相關人員對當前的情況、問題、矛盾、動態等有一定正確的理解和判斷，從而提高貫徹執行路線、方針和政策、指示的自覺性。即機關公文中的敘述，是為引入文章主題（政策、方針、指示、要求）進行的必要鋪墊，其作用是使主題內容更加符合現實需求，更加理性和科學。
2．公文和其他類文章在敘述詳略方麵的不同
在一般文章中，特別是文學作品中，通常都是敘述詳盡，或者是詳略結合，用敘述來增加文章的感染力、親和力或說服力。
在應用文特別是機關公文中的敘述，一般都比較簡明、概括。這是因為公文的事實是作為製文背景和決策依據而出現的，公文本身要求敘述的事實就是概括全局的重要事實，不需要對事實進行詳盡的、甚至繁瑣的詳記細述。這也與公文的語言必須簡潔密切有關。公文敘述的簡明性與公文一般篇幅較短，決定了機關公文的敘述必須具有高度的概括性、集中性，容納不下太多、太細的敘述。
3．公文和其他類文章在敘述方法上的不同
在一般文章中，特別是在文學作品中，允許廣泛使用各種各樣的表現手法，包括各種敘述方法，如順敘、倒敘、插敘、補敘、總敘、分敘、詳敘、略敘等，其目的是為了更好地塑造、刻畫人物的形象，或襯托事物發展的曲折性或複雜性、離奇性，使文章更有可讀性、渲染力和感召力。
在應用文特別是機關公文中，則通常要求“直述不曲”，即要求按照時間順序平鋪直敘，一般不用或少用倒敘、插敘、補敘等表述手法；要求公文從敘述開始就開門見山，直接接觸文章的主題或公文的主旨，不設懸念，不繞圈子；要求公文的敘述簡單明了，多使用樸實無華的語言進行綜合、扼要的敘述，力戒華而不實、堆砌辭藻、誇誇其談、洋洋灑灑的弊病。
綜上所述，機關公文的敘述要圍繞行文主旨高度概括，簡潔明了，直述不曲，開門見山，平實無華。二、議論議論在文章寫作中通常指“對人或事物的好壞、是非等所表示的意見”。（《現代漢語詞典》2005年第5版）議論同樣是文章的表達方式之一，尤其在議論文中是其主要的表達方式。公文中也有議論成分，但是這種議論有別於議論文中的議論。
在議論文中，一段完整的議論由論點、論據、論證構成，稱為“議論三要素”。其中，論點是指作者的觀點和主張，也是議論文經過論證之後必然推出的結論，其特點是必須正確、鮮明。論據是在議論文中證明論點的理由和根據，包括事實論據和理論論據兩類，都必須真實、充分，有說服力。論證是指證明論點的方法和步驟、過程，要求必須周密透徹，符合邏輯。議論文的特點就是議論必須完整，具備“議論三要素”。而公文的議論則有以下不同：
第一，公文的議論往往不是完整的議論。在通常情況下，公文中的議論不需要像論文那樣擺開架式進行旁征博引、雄辯滔滔的論證，而是多采取簡單的結論性、論斷性的語言說明觀點就行了。例如，中共中央在1981年5月7日發出的《關於各級領導幹部要親自動手起草重要文件，不要一切由秘書代勞的指示》，對於領導幹部親自動手起草重要文件的要求，論證不多，而往往是直截了當地采取結論性、論斷性的語言闡明黨中央的觀點、主張、認識和路線、方針、政策，結論往往放在每個段落的前麵。如該文開篇就提出“領導幹部必須親自動手準備自己的重要講話、報告，親自指導、主持自己領導範圍內的重要文件的起草，否則他對自己所領導的主要工作就不能擔負政治責任。”而後文對此並不需要進行繁冗的論證，而直接進入“中央規定”。而該文第二個論點“各級領導幹部親自動手起草重要文件，這不是技術性的問題，而是領導工作中的原則性問題，現在重申這一原則，是在新的曆史條件下提高黨的各級領導幹部的認識能力和領導能力，改善和加強黨對社會主義現代化建設各項事業領導的一項重要措施。”同樣在後文中並沒有過多的論證，而隻是結合上述闡述提出要求和規定。
第二，公文的議論一般比較客觀、冷靜，不帶或少帶感情色彩。一篇好的議論文，不僅能以周密的邏輯推理說服人，而且能以充沛的感情打動人。因為“說理文的目的在於說服，如果能做到感動，那就會更有效地達到說服的效果。”（朱光潛語）尤其在古文中，這類優秀的論證和感情色彩濃鬱感人的說理文（議論文）不勝枚舉。而在公文中，由於公文往往涉及最大多數人民群眾的根本利益或直接利益，其自身已帶有充分的感召力，故而多采用直接闡明論點的做法，而不需要過多地在公文中渲染感情色彩。
第三，公文中的議論成分往往不“純粹”，常常帶有說明性，或者是夾敘夾議，或者是說明、敘述、議論綜合運用。例如，在中共中央《關於各級領導幹部要親自動手起草重要文件，不要一切由秘書代勞的指示》中，提出“領導幹部必須親自動手……否則他對自己所領導的主要工作就不能擔負政治責任”的論點（觀點）之後，緊接著是關於幹部現狀的一段說明性文字，然後又對領導幹部中存在的問題進行了批評：“這種做法，是腐朽的官僚主義惡習在我們黨的領導工作上的一種反映，是某些同誌革命意誌衰退，缺乏政治責任心、工作上失職或者無能的一種表現，也是我們許多地方、部門和單位的領導工作一般化，使中央的指示得不到正確有效的執行的一個重要原因。”這篇指示就是夾敘夾議、邊說邊議，敘述、說明、議論相結合的典型範文。三、說明說明在文章寫作中通常指“解釋意義的話”，也指將事物或觀點“解釋明白”（《現代漢語詞典》2005年第5版）。是應用文尤其是公文的最基本的表達方式，在公文中使用得較多。特別是在規範性公文如法規、規章、條例、規定、辦法、細則等，告知性公文如公告、布告、通告、通報、通知、函等，事務性文書如計劃、總結、調查性報告、簡報、大事記等，都是以說明為主要表達方式的。
但是，公文運用說明這種表達方式，與一般說明性文章中運用說明這種表達方式，具有不同的特點和要求。
在一般的說明性文章中，說明的對象十分廣泛，可以說自然界和人類社會中的萬事萬物，都是說明文的說明範圍；其說明的目的是傳播知識；說明運用的手法比較形象、細致、詳盡。
公文的說明對象一般僅限於社會管理方麵的事務；其說明的目的是治理國家，管理社會；說明運用的手法一般比較抽象、概括、簡要。
公文的說明寫作方法與一般說明性文章相似，其區別主要在於每種說明方法使用得多少而各有側重。公文中所用的說明方法主要有詮釋性說明、分類說明、比較性說明、數據說明、舉例說明以及引用說明、比喻性說明、分解說明等。其主要的說明方法為：
1．詮釋（性）說明
所謂“詮釋”，即“說明；解釋”的意思。（《現代漢語詞典》2005年第5版）公文中的詮釋性說明，即對說明對象進行注釋、解說的說明方法。
例如，國務院於1994年10月9日發布的《中華人民共和國自然保護區條例》（國務院令第167號）第二條“本條例所稱自然保護區，是指對有代表性的自然生態係統、珍稀瀕危野生動植物物種的天然集中分布區、有特殊意義的自然遺跡等保護對象所在的陸地、陸地水體或者海域，依法劃出一定麵積予以特殊保護和管理的區域。”這段文字就是對“自然保護區”的涵義進行了詳盡的法定的注釋和說明。
2．分類說明
公文中的分類說明是把複雜的說明對象，按照一定的標準分成類別，然後分別進行說明的方法。這是一種化繁為簡的表達方法。
例如，在國務院2002年3月15日發布的《危險化學品安全管理條例》（國務院令第344號）第五條中“對危險化學品的生產、經營、儲存、運輸、使用和對廢棄危險化學品處置實施監督管理的”相關部門，就采取了分類說明的方法，把“有關部門”分為經濟貿易、公安、質檢、環保、運輸交通、衛生、工商、郵政等8個類別，再一一列出各有關部門的職責，便於“對號入座”。
3．比較（性）說明
即把兩種以上的可比事物加以比較的說明方法。
例如，在2002年3月18日國務院辦公廳《轉發國家經貿委等五部門關於從嚴控製鐵合金生產能力切實製止低水平重複建設意見的通知》（國辦發[2002]23號）中，就有一段比較性說明：“2000年底，全國鐵合金生產企業環境汙染治理達標的隻有240家，僅占30%”；“到2000年底，全國淘汰和關停1800千伏安及以下礦熱電爐等落後設備441台套，減少生產能力74萬噸……還有273台套1800千伏安及以下礦熱電爐等落後設備未及時淘汰，生產能力56萬噸”等。
4．數據說明
這是公文說明方法中最為常見的一種，它往往與比較性說明結合起來使用，引用數據使比較更加明晰。參見上例。
5．舉例說明
即舉例子來說明事物，能夠把較為抽象的、複雜的事物事理說得具體而又明晰。例如：“計算機對國防現代化也極為重要。導彈、核武器、核潛艇和超音速轟炸機的研製製造，沒有計算機是很難的。美國‘波音727’和英國‘三叉戟’是同類大型客機，‘波音’開始研製的時間比‘三叉戟’晚三年，但由於‘波音’采用了電子計算機，結果兩種客機同時投入使用”等。