在迎賓工作之中，要進行必要的先期準備，以求有備而行，有備無患。
（1）掌握基本狀況。一定要充分掌握迎賓對象的基本狀況，尤其是主賓的個人簡況，如姓名、性別、年齡、籍貫、民族、單位、職務、職稱、學曆、學位、專業、專長、偏好、著述、知名度等。必要時還需要了解其婚姻、健康狀況，以及政治傾向與宗教信仰。在了解來賓的具體人數時，不僅要務求準確無誤，而且應著重了解對方由何人負責、來賓之中有幾對夫婦等及來賓此前有無正式來訪的記錄。如果來賓，尤其是主賓此前來進行過訪問，則在接待規格上要注意前後協調一致。無特殊原因，一般不宜隨意在迎賓時升格或降格。來賓如能報出自己一方的計劃，如來訪的目的、來訪的行程、來訪的要求等在力所能及的前提之下，應當在迎賓活動之中兼顧來賓一方的特殊要求，盡可能地對對方多加照顧。
（2）製定具體計劃。一定要詳盡製定迎接來賓的具體計劃，有助於使接待工作避免疏漏，減少波折，更好地、按部就班地順利進行。根據常規，它至少要包括迎送方式、交通工具、膳宿安排、工作日程、文娛活動、遊覽、會談、會見、禮品準備、經費開支以及接待、陪同人員等各項基本內容。
單就迎賓而言，接待方亦應有備在先，最為重要的有五項內容，即一是迎賓方式，二是迎賓人員，三是迎賓時間，四是迎賓地點，五是交通工具。
（3）確定迎賓方式。明確要不要搞迎賓活動，如何安排迎賓活動，怎樣進行好迎賓活動。一定要精心選擇迎接來賓的迎賓人員，數量上要加以限製，身份上要大致相仿，職責上要劃分明確。在迎賓工作中，現場操作進行得是否得當，乃是關鍵的一環。
（4）注意迎賓時間。要預先由雙方約定清楚，要在來賓啟程前後再次予以確認，要提前到達迎賓地點。
（5）確定迎賓地點。交通工具停靠站，如機場、碼頭、火車站、長途汽車站等；來賓臨時下榻之處，如賓館、飯店、旅館、招待所等；東道主一方用以迎賓的常規場所，如廣場、大廳等；東道主的辦公地點門外，如政府大院門口、辦公大樓門口、辦公室門口、會客廳門口等。前三類地點多用以迎接異地來訪的客人。其中廣場主要用以迎接貴賓。第四類地點也就是辦公地點門外，則大多用以迎接本地來訪的客人。
（6）確認來賓的身份。通常有四種方法可行。
第一，使用接站牌。使用接站牌時，牌子要正規、整潔，字跡要大而清晰，不要隨便用紙亂寫。盡量不要用白紙寫黑字，讓人感到晦氣。接站牌的具體內容，有四種主要寫法：一是“熱烈歡迎某某同誌”，二是“熱烈歡迎某單位來賓的光臨”，三是“某單位熱烈歡迎來賓蒞臨指導”，四是“某單位來賓接待處”。
第二，使用歡迎橫幅。
第三，使用身份胸卡。
第四，自我介紹。
在方便、務實的前提下，上述四種確認來賓的方法，可以交叉使用。
（7）施禮問題。在迎賓之時向來賓施禮、致意，最重要的是要做到下列四點：一是與來賓熱情握手；二是同來賓主動寒暄；三是對來賓有問必答；四是為來賓服務周到。接到來賓後，在步出迎接地點時，迎賓人員應主動為來賓拎拿行李。不過，對於來賓手中的外套、提包或是密碼箱，則沒有必要為之“代勞”。
（8）引導問題。來賓的引導，指的是迎賓人員在接待來賓時，為之親自帶路，或是陪同對方一道前往目的地。在一般情況下，負責引導來賓的人，多為來賓接待單位的接待人員、禮賓人員、此事負責人，或是接待方與來賓對口單位的辦公室人員、秘書人員。在賓主雙方並排行進時，引導者應主動在外側行走，而請來賓行走內側。若三人並行時，通常中間的位次最高，內側的位次居次，外側的位次最低。賓主之位此時可酌情而定。在單行行進時，循例應由引導者行走在前，而使來賓行走於其後，以便由前者為後者帶路。在出入房門時，引導者須主動替來賓開門或關門。此刻，引導者可先行一步，推開或拉開房門，待來賓首先通過。隨之再輕掩房門，趕上來賓。出入無人控製的電梯時，引導者須先入後出，以操縱電梯。出入有人控製的電梯時，引導者則應後入先出，這樣做主要是為表示對來賓的禮貌。出入轎車，如果引導者與來賓出行，賓主不同車時，一般應引導者坐車在前，來賓坐車居後；賓主同車時，則大都講究引導者後登車，先下車，來賓先登車，後下車。在引導來賓時，切勿一味沉溺於高談闊論，免得令來賓走神，“一失足成千古恨”，當眾跌跤失態。
7.接待客人的注意事項
（1）客人要找的負責人不在時，要明確告訴對方負責人到何處去了，以及何時回本單位，請客人留下電話、地址，明確是由客人再次來單位，還是我方負責人到對方單位去。
（2）客人到來時，我方負責人由於種種原因不能馬上接見，要向客人說明等待理由與等待時間，若客人願意等待，應該向客人提供飲料、雜誌；若可能，應該時常為客人更換飲料。
（3）接待人員帶領客人到達目的地，應該有正確的引導方法和引導姿勢。
（4）誠心誠意地奉茶。我國人民習慣以茶水招待客人，在招待尊貴客人時，茶具要特別講究，倒茶有許多規矩，遞茶也有許多講究。
8.迎接禮儀
迎接和送別是常見的社交禮節。在商務往來中，對於如約而來的客人，特別是貴客或遠道而來的客人，表示熱情、友好的最佳方法，就是要指派專人出麵，提前到達雙方約定的或者是適當的地點，恭候客人的到來。
若客人來自外地或海外，接待人員應專程提前趕往機場、碼頭或火車站，迎接客人的到來。對外國來訪的客人，通常應視其身份和訪問性質，以及兩國關係等因素安排相應的迎送活動，無論是個人還是團體均應首先確定接待規格。按照國際慣例，主要負責迎送人通常都要同來賓的身份相當，主人身份總要與客人相差不大，同客人對口、對等為宜，也有從發展兩國關係或從當前政治需要出發，破格接待，安排較大的迎送場麵。