最好的方式是采取適當的分配。這就像以最經濟的方式開車一樣。到後來，你能省下不少的汽油。而最後，適當地讓你更快地朝目標邁進。你所做的分配越完善，你將越有效率。
步驟三：以後的調整
讓那些比較不重要的事越少越好。由於新方法產生有效的影響，你在每個月裏，將會有更多的時間，而且無需加班。可是，在它們未發生作用前就計算，是不太適宜的。相對地，在你能行使職權時，不妨調整你原先所做的分配。
一股勁地工作
現在，你已擬出應負主要職責的計劃，你可以心無旁鶩地采取行動。我們理解心智的持續專注是提升效率的關鍵。因此，在你覺得最有能力時，該把你大部分的精力，用在主要的職責上。而最有效的方式就是建立時間表。定時、定量地把精力放在這些事情上。
步驟一：不間斷地工作
至少把一個星期後的事，在月曆上做個記號。畫圈號表示你對每項職責的分配。如果你無法一次完成一件職責，那麼你最好毫無間斷地把大部分的工作做好，並把剩下的事集中在一起，直到做完為止。然後再接下去做另一項工作。
比如說，假使你的主要職責包括三個有關顧客的重要計劃，以及每個星期最少花兩個小時讀書和思考。你可以安排一周的時間毫不間斷地完成一項計劃，再做其他的。那麼你便可以在時間表裏加上一些較不要緊的事。
這表上留有給你去處理瑣事和例行公事的時間。更重要的是，要把重要的職責記在表上和你的心裏。表上再也沒有瑣事、幹擾和所謂的“急事”耗費你太多的精神和能力。
步驟二：不改動原則
這個預定好而不間斷的工作時間，可幫助你在時間截止前把重要事情做好。有了這個方法，你將能維持一個工作流程，並避免草草結束。
可是，你也不一定能得到這些好處，除非你照這方式去做，不管任何幹擾、耽擱和反對，都不變更原時間表。
下麵這些方法能幫助你完成自己的心願：
在你晚上離開辦公室前，做好明天的時間表。如果你想獲得更好的效果，想想你若沒有完成明天的計劃表，那麼今天的事就不算全部做完。製定嚴格的標準，你將很快就能看到成果：控製自己的時間，壓力減小，做事較順心，而每天做的事也多了。
在你專心於某一特別的計劃時，試著不要為別的事分心。禁止他人打擾，並嚴格限製電話和朋友來訪。如果你真正關心事情的話，別人是會諒解的。可是，假使你常常破例的話，他們也會跟著做的。為了補償你的不便，不妨在某些時間內，讓自己自由些。要是你能在開始頭幾天拒絕別人的幹擾，就可以開始享受到你常盼望的自在和有效率。這將提高你的興趣，並幫你發揮更大的意誌力去拒絕幹擾。
步驟三：評估你的表現
在月底時，自我反省一下：看看自己是否朝目標邁進，看看自己是否用心在做，還是時做時停；拿目前的工作方式去核對你的結果和成就，是否合於要求。
排除幹擾
訓練某人有效地為你排除幹擾。給他三張有可能打擾你的名單：一種是你不會見的人；一種是在你忙時，不想見的人；一種是你隨時都歡迎的人。單子記的應該包括電話和別人拜訪，要是有所不同的話，不妨做兩種表格。
如果你沒有助理，請買部電話答錄機，這種機器可以傳達兩種或更多的信息。設計好回答的內容。你將免去在忙碌時還得回話的麻煩，並且也不會得罪人。
要是在你工作時有急事的話，你可考慮裝設第二部電話，並把電話指明是急時使用。如果有人並非有要事而打這個電話給你，對你來說，是個損失。可是，在你沒有回答一般電話時，它能留在緊急事故時使用。
你也可以用記筆記的方式減少困擾。比如說，在你從甲事得到靈感時，你可能正在忙著乙事。你用不著放下一個，而去忙另一個工作，你隻要簡單但明白地把所想的記下來。然後依照表格，當你做甲事時，你也可以運用自己的靈感。這個方法在你被別人幹擾時也很有效。不管你在哪裏或做什麼，在被別人打擾前，不妨花點時間去做記錄吧。一旦幹擾過去時，你可以很快地繼續你未完成的工作。