達成任何協議的第一步，便是打開雙方溝通的大門，讓彼此了解對方的需求，針對問題共同擬出解決之道。語言學家一致指出，語言的運用，乃是人類與生俱來的本能，任何人都能夠明白別人所說的一切，也能夠讓別人明白自己所說的一切。然而，他們同時也指出，我們所聽到的話語中，８０％～９０％的信息並非基於對那些話語本身的理解，而是源於我們本身對別人話語所賦予的假設。
正因為如此，許多溝通、協調專家形容，人與人之間的溝通就如互通電話一般，你必須一再重複你的話語，才能使在電話彼端的人清楚了解你傳達的信息。一旦其中某項信息被遺漏或被遺忘，接受信息的人勢將賦予大量的揣測，如此一來，經常容易造成誤解。
企管學者彼得。杜拉克（Peter Drucker）在一項研究中顯示，若讓一些口才極佳的人發表十分鍾的資訊給一些善於傾聽的人，隨後立即詢問聆聽者有關該份資訊的內容時，最高的理解水準居然隻達到２５％！由此可見，語言表達在相互溝通中顯然存在著不少的障礙。
此外，人們個別的天性也是相互溝通上的另一項障礙，因為每一個人都會深受本身性格類型的影響，從而產生獨特的溝通行為模式。
溝通的適當時機
當你準備與人溝通時，選擇適當的時機進行頗為重要。事實上，大部分的人從孩提時代起，便已經由不斷的嚐試及錯誤中懂得應在何時、何地與父母溝通，以便為自己爭取某項權益。例如，他們可能曾經嚐試過下列三個時機：①當父母剛剛下班回到家裏時；②當全家人共進晚餐時；③晚餐後一小時。如果他們的父母屬於內向類型，他們便知道最好等到晚餐結束後才進行討論；若是他們的父母為外向類型，他們必然也已了解最佳的討論時機是當父母剛抵家門、或在共進晚餐的時刻。良好的開端是成功的一半。對於談話而言，愉快的開頭是談話得以深入下去的關鍵所在。
內向或外向的人，對於進行溝通的時間與地點均各有所好。你若能配合對方的喜好選擇適當的氣氛，必然有助於洽談的順暢。反之，若是時間、地點選擇不當，氣氛無法配合，溝通的過程自然相當困難了。讓我們進一步說明與內向及外向者進行溝通的最佳時機以及應當注意的事項。
與內向者進行溝通的最佳時刻，是當他們能夠從從容容、有機會讓他們獨自思考的時候，那是因為與人會談、接觸，對他們而言是一件相當費力的事情。因此，當內向者頭腦清醒、並保持高度警覺的狀態時，也就是你與他們討論問題的最佳時機。盡管每一個人的喜好不盡相同，但是與內向者會談的最佳時刻應是早上剛上班時、午餐前後時段、或是當天下班前的時段。當你與內向者洽談時，談話務須力求簡短，而且最好選擇沒有別人在場的場合，采取一對一的會談方式最為理想。此外，內向者通常喜歡事先有所準備的聚會，而比較無法適應即席的會談，他們也不喜歡耗時長談。
大致說來，與外向者進行溝通則可選擇任何時刻都與外向者洽談，因為外向者不僅喜歡與人談論問題，而且往往視之為一種享受。對外向者而言，越多人的場合就越對他們的胃口。同時，他們通常希望除了談論有關公事上的問題以外，也談些其他非關公事的事項。尤其當他們獨自悶在辦公室很長的時間之後，往往感覺憋了一肚子不吐不快的話要說。獨處對他們來說是一件最感痛苦的事，他們往往需要一番交往之後，方能直截了當地談及主題。為了使交談取得良好的效果，說話應當注意語言的選擇、加工和提煉，使其準確、生動、形象，說著順口，聽著悅耳。
同時還應注意語言的更新，不斷地把生活中富有生命力和表現力的語言引進自己的言談話語之中，給人以清新之感。如果每天顛來倒去，總是那麼幾句老掉牙的話，詞彙貧乏，語言無味，既不形象生動，也不新鮮活潑，怎麼能產生感人的力量呢？又怎麼能進入甚至很快地進入角色呢？隻有語言生動清新，才能長時間地留在人們的記憶裏。