目前，庫房的級別藏品建檔工作完成，並已輸入電腦數據庫。數量龐大的一般文物的建檔工作即將展開，同時隨著考古發掘、文物征集工作的進行，庫房各類藏品數量將不斷增加，大量藏品信息將要輸入數據庫。針對這項工作開發的數據新建模塊就是用來實現增加藏品信息記錄的。數據新建模塊的錄入表設置68個字段項，內容涉及藏品入庫時的原始資料，藏品基本情況，藏品鑒定及定級資料，修複、保護等有關保護措施資料，藏品使用研究的動態資料以及有關該藏品的照相、拓片、繪圖等各種技術性記錄等資料，全麵而詳盡地反映了每一件藏品的特征。係統會自動識別新增加的藏品信息分類號，並將其添加到所屬類別的藏品序列中。
這套藏品數字化管理軟件在設計時充分考慮到了操作的安全性，開發了權限管理模塊，將係統操作用戶分為瀏覽級、操作級和管理級三個層次。瀏覽級、操作級、管理級用戶擁有各自的名字和密碼。瀏覽級用戶隻能使用藏品管理模塊瀏覽、查詢數據庫中的藏品信息。操作級用戶在管理級的授權下，進行除權限管理模塊外其餘功能模塊的操作。管理級用戶可以操作整套軟件維護信息數據庫中的內容，並可設置操作級和瀏覽級用戶人數和密碼。
一個好的係統，不僅要有強大的功能，而且要有完善的係統維護功能。這套軟件的數據維護模塊具備數據備份和數據修改功能。數據備份功能是一種很好的防止數據丟失的安全措施，在數據遭到破壞時可以及時恢複備份，使損失降到最低。數據修改功能是用來修改維護人工輸入數據信息出現錯誤的藏品數據信息，為確保藏品信息安全，數據修改功能必須是在確認數據庫中存在需要糾正的錯誤信息並經主管領導批準的前提下，方可啟用。
這套藏品數字化管理軟件的各項功能正在庫房藏品管理工作中發揮著重要作用，把許多複雜、繁重的工作變得簡單化、輕鬆化。日常的人工查詢、檢索已被迅速、準確的計算機檢索所取代，簡捷、精確的統計為管理、研究工作提供了便利的工具，不僅減輕了工作人員的勞動強度，而且減少了因頻繁接觸藏品而對其造成損害的機會，庫房通過運用藏品數字化管理軟件對藏品資料的管理實現了對藏品實物的管理，極大地提高了庫房管理工作的效率和質量。
計算機科技的發展進步日新月異，今天的新技術在明天更加先進的科技麵前就會顯得落後，麵臨更新換代，因此應用軟件的功能需要不斷擴展和提升。庫房藏品數字化管理軟件在設計開發時充分考慮到日後功能拓展和後續升級的必要性，在建立數據庫時采集了109個數據項，這些數據項除包含檔案冊規定的藏品信息描述項目外，還包括未來可能使用而目前尚未頒布的描述項目，較為完善的數據項將會使將來的補充和達標工作變得輕鬆。係統的結構設計分三層，實現了用戶界麵層、業務處理層、數據庫層的完全分離，當需要增加新的功能時，可在業務處理層添加新功能，以保證係統的適用性。將來如果國家頒發了統一的藏品管理軟件，原有的係統已不再適用，要啟用新的係統時，原有的數據能夠平穩地轉換過渡到新的係統，節約成本，提高效率，達到良性循環。