（一）文件分發
分發是對文件的分文、分辦，即把收入登記後的文件，按其性質和辦理要求分別送給領導、有關部門參閱或辦理。分文的基本做法如下：
對涉及全局性、政策性、指導性或重大問題的請示、報告之類的文件以及文書人員不能判定應由哪個部門承辦的文件，應一律先送文書部門負責人（如辦公室主任、秘書科長、文書科長等）閱處。
內容屬一般日常業務及有明文規定應由哪個部門承辦的文件，可徑直交有關部門閱處。
分送給領導批閱的文件，要先填好公文處理單，將文、單一並送批。
便函、請柬、介紹信、廣告、啟事等，不作登記，直接交具體負責人員辦理。
在文件份數少、閱辦閱知部門（或領導）多的情況下，應按先辦理後閱知、先主辦後協辦、先正職後副職的次序分別閱處。
樣式
文件處理箋
來文單位文件字號份數密級
辦文編號（）字第號收文日期年月日
文件標題
主要負責
同誌意見
領導批示
有關部門
意見
備注
（二）文件傳閱
傳閱是指文件隻有一份或很少幾份的情況下，而需要閱知的人很多，由文書人員組織在需要閱知的人員中間傳遞、閱知。
文件傳閱要遵循以下基本要求：
11；命令（令）格式首頁版式。