宣傳型公共關係專題活動是組織樹立良好的形象,加強與公眾之間的情感交流的重要方式。主要有慶典活動,對外開放參觀和展覽會等三種形式。
一、慶典活動
慶典活動是社會組織為慶祝自身的重大節日和重要事件以及組織所處環境中重大節日或事件所舉辦的儀式等公共專題活動的總稱。它是社會組織麵向公眾和社會展示自身良好形象,表現組織統籌兼顧、協調各方的社交活動。常見的慶典活動主要形式有開幕典禮、奠基典禮、開業儀式、法定假日典禮等多種形式。各社會組織舉辦慶典的規模,應根據組織所處的環境和實力的不同,而有所不同。但是無論是大型的典禮,還是微型的儀式,都具有重要的公共關係意義,主要表現在:
第一,舉辦慶典,能夠加強社會組織與公眾之間的聯係,使公眾有機會更好地了解組織,展現企業良好形象,從而獲得公眾更多的認同與支持。
第二,舉辦慶典,能夠增進組織內部的凝聚力,內部成員參與到慶典活動中,可以進行更好的溝通,消除誤會與隔閡,創造安定祥和的氣氛。
第三,舉辦慶典,能夠起到很好的宣傳作用,通過邀請知名人士做典禮嘉賓,吸引社會輿論的報道,擴大社會影響力的深度和廣度。
組織籌辦慶典時應注意以下事項:
(1)明確慶典活動的主題,根據不同的慶典活動主題精心設計新穎的活動形式,把活動內容辦得生動活潑,使人過目不忘,引人入勝,給公眾留下深刻的印象。在進行活動籌備的同時,還應注重進行一定的宣傳,如海報、廣告、贈品等。
(2)邀請出席賓客名單,一般包括政府有關部門負責人、同行業代表、知名人士、員工代表、公眾代表、社區公眾團體代表、社團代表和新聞記者。要爭取邀請到政府有關部門的要員參加慶典活動,因為他們在活動中公開講話和參與,不僅對公眾有一定的影響力,而且有利於取得良好的公關活動效果。對於邀請出席活動的賓客要提前發送請柬,上麵注明活動開始的時間、地點以及形式等,一般要求提前三日送到。最遲是提前12 小時送到。
(3)擬定典禮程序,慶典活動的一般程序:宣布典禮開始,鳴奏樂曲,宣讀重要嘉賓名單,嘉賓致賀詞,本組織負責人致賀詞,剪彩或開業典禮等儀式開始環節。一般選擇有代表性的來賓致賀詞,如社區公眾團體代表,政府有關部門負責人等。同時,公關人員還要為本單位的負責人撰寫賀詞,內容言簡意賅,旨在有效地溝通感情,增進友誼。
(4)擬定剪彩人員,一般選定來賓中社會地位比較高的或是有特殊意義的人來做剪彩嘉賓。如,某商場在開業之際,為表示對顧客的尊重以及服務公眾的決心和熱情,特地邀請兩名顧客作為剪彩嘉賓,傳遞了商場把顧客看作上帝的經營理念,經傳媒界廣泛報道達到了非常理想的宣傳效果。
(5)做好接待工作,接待工作主要是負責簽到、接待、剪彩、放鞭炮以及攝影等工作,都要由經過相關專業知識培訓、了解典禮活動程序的公關人員具體負責,保障活動的順利進行。
(6)安排豐富多彩的助興活動,如傳統舞獅子表演、歌舞表演、電影招待、交響樂表演、秧歌舞、擊鼓表演、禮花鞭炮等形式的表演;可以組織員工自行表演編排節目,提高內部士氣;如果條件允許,也可以聘請歌星表演節目,或是邀請嘉賓題字留作永久紀念。
(7)組織參觀,在慶典活動將要結束的時候,可以組織參觀本單位的設施、工作現場等,可以加深公眾及同行對組織的了解,展示本單位的實力以及傳遞信息的有效途徑。
(8)進行效果測評。在慶典活動結束後,應對公關活動的效果進行測評,吸取教訓,總結經驗,為下一次的慶典活動提供可參考的資料。並通過座談會或是以留言簿的形式,收集公眾意見。
(9)頒發紀念品,在組織慶典活動的時候,準備一些能夠代表組織特色的紀念品,這是保持慶典活動長期效果的有效傳播手段。
二、對外開放參觀
對外開放參觀活動是社會組織為了讓公眾更好地了解社會組織及其工作現場、基礎設施、管理等情況,加強與公眾之間的有效溝通,以獲得公眾對其各項活動和工作支持的一種公共關係專題活動。它可以提高組織的美譽度和透明度,通過參觀對公眾進行有效的宣傳活動,增進組織與公眾之間的感情,消除對本組織的某些誤解,擴大組織的影響力。這種活動有時會起到意想不到的效果。例如,198 6年,中國政府決定在廣東的大亞灣修建核電站時,前蘇聯切爾諾貝利核電站發生核泄漏事件,影響十分惡劣。香港各界、各階層人士議論紛紛,反對在香港比鄰的大亞灣建造核電站。我國政府就是通過組織香港代表參觀大亞灣核電站址,向代表們介紹有關核電的知識和發生意外的防禦措施,以及大亞灣核電站有利於保障香港充足的電力。代表團返港後,不久,反對建造核電站的輿論平息了。