外事活動中，參與者的個人形象非同小可，小則代表公司氣質，大則代表國家風度。因此，每一個環節都要高度重視，切不可等閑視之。
人配衣裳馬配鞍，衣著是雙方見麵後的第一視覺落點。公務場合的穿著務求端莊大方、中規中矩，絕不能追趕時髦、過於隨意，最佳選擇是深色套裝、套裙或製服，扣嚴衣扣，絕不允許綰起袖管或褲角，衣袋或褲兜裏也不能多裝東西導致鼓鼓囊囊，衣裝上的商標要提前揭除。男士西裝的最佳搭配是內著白襯衣，穿深色襪子、黑色皮鞋，不穿或少穿羊毛衫，全身衣著顏色不宜超過三種。特別提醒的是，此種場合絕對不能穿夾克衫、牛仔裝、運動裝、旅遊鞋等休閑類服裝。而外事活動的社交場合，如宴會、舞會、晚會等活動，著裝盡可突出個性，可穿時裝、禮服或民族服裝，反而不宜穿製服或便裝。
在外事場合，化妝與個人愛好無關，體現的是對他人必要的尊重，既是儀表問題，也是原則問題。既然是原則問題，就一定要遵守以下原則——一是淡妝為主。注意，這種場合化的是工作妝而非舞台妝，主要特征是簡約而清雅，給人以自然、得體。二是力避大量使用芳香型化妝品。通常的判斷標準是如果在三米開外身上的香味仍被對方嗅到，即為不適用量。三是不許當眾化妝或補妝。特別是不能在工作場合或普通關係異性麵前有上述行為，否則會被認為有失莊重。
言談舉止是緊密相連、不可分割的兩個環節，是一個人精神麵貌和內在氣質的真實寫照。談吐的精要之處在於語言文明、語調柔和、語速適中；稱呼客人時使用尊稱、敬稱，不用昵稱、別稱；交談內容要緊扣會談主題，做到內容雙方同有興趣，氣氛歡快輕鬆，絕對不能涉及對方隱私、敏感話題或無厘頭的八卦消息。學會發問和傾聽非常重要，既不搶話，也不冷場，更不能麵帶倦容、哈欠連天或者不時看看手表，男士不要加入女士範圍談話，如被女士特邀過來，也務必以傾聽為主，不能口無遮攔，隨意玩笑。
舉止是形體語言，是一個人綜合素質的直觀反應，隻有依靠日積月累的修養，才能滋潤出優雅、大方的舉止，臨時模仿充其量落得一個東施效顰般的尷尬結果。在外事場合，接待人員要站如鬆，不能有探脖、塌腰、聳肩、彎腿、抖腳或雙手插腰及放在褲袋裏的多餘動作；坐如鍾，不能前傾後仰、歪扭身軀、翹起二郎腿；行如風，步態穩健、輕鬆敏捷，不能歪肩晃膀、扭腰擺臀。特別忌諱的是當眾搔頭皮、掏耳朵、摳鼻孔、剔牙、咬指甲、打哈欠，咳嗽、噴嚏時務必以手掩麵，絕不允許正麵對人。