稱呼是人際交往的第一道門，稱謂是否得當，直接影響著談判效果和交際基礎。因為看似簡單的一聲稱呼反映了對方身份、地位等綜合狀況以及對對方的態度和親疏程度，所以，稱呼對方時必須遵循禮貌原則，這也是人際互重的基本原則。人人希望被尊重，合乎禮節的稱呼恰是對他人表達尊重的最好也是最簡單的方式。
在外事場合，對成年男士一般稱“先生”，對已婚女子或有地位女士多稱“夫人”，對未婚或婚否不明女士稱“小姐”，對部長以上男女官員可酌情稱呼“閣下”。
對知識界人士應稱職銜，或同時冠以姓氏並加“先生”，如“XX律師先生”、“XX博士先生”。對神職人員可稱職銜，也可同時冠以“先生”，如“牧師先生”。對男女服務員可分別稱“先生”和“小姐”。需要特別提醒的是，外國人一般不用行政職務如“某某局長”、“某某校長”、“某某經理”等稱呼別人。
稱呼外賓時一定準確記住對方姓名，中國人姓名特點是姓前名後，外國人則各有不同，主要分為四種類型：一是姓前名後，如日本、朝鮮、韓國、越南等國均為此類，不過日本人的姓氏多為雙字，如田中、山口等，與日本人交往一般可隻稱姓，為表對男士尊敬，可在姓後加“君”，如福田君。二是名前姓後，歐美人（除匈牙利外）和加拿大、澳大利亞、新西蘭等英語國家、阿拉伯人及泰國人均為此類。英美人士姓名，第一節是本人之名（教名），最後一節為姓氏，中間一節是母姓或與家庭關係密切者的名字，也有的是好友或名人之名。比如約翰·斯圖爾特·史密斯，即為姓史密斯，名約翰。俄羅斯人姓名一般由三節組成，排序為本人名、父名、家族姓。如弗拉基米爾·伊裏奇·烏裏揚諾夫（列寧），第一節是本人名，第二節是父名，第三節是姓。西班牙人姓名由三或四節組成，第一、二節是本人名，倒數第二節為父姓，最後一節為母姓，簡稱時，多用第一節本人名和倒數第二節父姓。緬甸人則有名無姓。三是西方女性未婚前使用父姓，婚後改為夫姓，如瑪麗·瓊斯嫁給約翰·史密斯後，她便被稱為瑪麗·史密斯太太。四是英美人常有父子、祖孫同名，為加以區分，常在稱呼晚輩時冠以“小”字。