簽字儀式是涉外活動的高潮，雖然時間不長，卻代表了談判和接待的成果，可以這樣說，一次外事活動的最佳結局是由簽字儀式來畫句號的。
簽字儀式舉行前，必須反複核實、校對文本中的每一個詞句、數字、時限和標點，甚至連印刷、裝訂、蓋章等各環節都要確保準確無誤。其次，要一一備好文件夾、簽字筆、席位卡、鮮花、話筒、會標、攝像、香檳酒等物品，確定禮儀小姐和助簽人員。雙方簽字人員的級別與職務應以對等為原則，常規做法是參與會談的全體人員均應出席。除主簽人員外，很多儀式還要邀請更高級別領導人出席以示重視。簽字桌麵對正門，主左客右，助簽人員分列兩側，負責翻開待簽文本並向簽字人指明簽字處，雙方其他人員分別按順序站於各方簽字人員之後。簽字完畢後換文、握手、舉杯慶賀。