大多數激勵的需求理論有三個前提：（1）所有的下屬需求是一樣的；（2）一切環境是一樣的；（3）存在一種對所有下屬都適應的、最好的激勵方式。這三個前提限製了其理論的實用性。激勵的過程理論就是為了克服需求理論的不足而提出的。期望理論、公平理論和強化理論是過程理論的代表。
一、弗魯姆的期望理論
麵對同一種需要以及滿足同一種需要的活動，為什麼不同的組織成員會有不同的反應：有的人情緒高昂，而另一些人卻無動於衷呢？美國心理學家弗魯姆認為，這是因為人們對從事這項活動能夠得到的滿足以及自己能否勝任這項工作的評價不同。這就是他在1964年發表的 《工作與激發》 一書中提出的期望理論的主要觀點。根據這個理論，人們在工作中的努力程度是效價和期望值的乘積，即：
M=V×E
式中：M表示激發力量，V表示效價，E表示期望值。
所謂效價，是指一個人對某項工作及其結果（可實現的目標）能夠給自己帶來滿足程度的評價，即對工作目標有用性（價值）的評價；所謂期望值，是指人們對自己能夠順利完成這項工作可能性的估計，即對工作目標能夠實現概率的估計。
期望理論表明，當行為者對某項活動及其結果的效用評價很高，而且估計自己獲得這種結果的可能性很大時，那麼領導者用這種活動和結果來激勵他就可收到很好的效果。
在現實生活中，對同一個目標，由於各人感受到的需要不同，所處的環境有異，從而對其有用性的評價也往往不一樣。比如，有人希望通過努力工作得到職務晉升的機會，其升遷欲望高，於是晉升的可能性就會對他具有很高的效價；如果一個人對職務晉升毫不關心，沒有升遷的要求，那麼“擔任更高的職務”對他沒有任何吸引力，晉升的效價很低，甚至為零；相反，另一些人可能不僅不希望職務提升，甚至害怕提升，擔心因此而擔負更多的工作和責任，失去更多的家庭生活的時間，因而晉升的效價甚至是負值。
影響人們從事某種工作積極程度的另一個因素是期望值，亦稱期望概率。在日常生活中，人們往往根據過去的經驗來判斷一定行為能夠導致某種結果或滿足某種需要的概率。如果行為主體估計目標實現的可能性極大，這時期望概率接近於1（P≤1）；反之，如果考慮到主觀能力的製約和客觀競爭程度的激烈，估計目標實現的可能性極小，則期望概率趨近於零。
效價和期望值的不同結合，會產生不同的激發力量，一般存在以下幾種情況：
（1）E高×V高———M高
（2）E中×V中———M中
（3）E低×V低———M低
（4）E高×V低———M低
（5）E低×V高——M低
上述分析表明，要收到預期的激勵效果，不僅要使激勵手段的效價（能使激勵對象帶來的滿足）足夠高，而且要使激勵對象有足夠的信心去獲得這種滿足。隻要效價和期望概率中有一項的值較低，就難以使激勵對象在工作中表現出足夠的積極性。
期望理論的上述觀點可以為管理人員提供許多啟發：
（1）管理者不要泛泛地抓一般的激勵措施，而應當抓多數組織成員認為效價最大的激勵措施。比如，在工作安排上，我們不僅要考慮到下屬的興趣和愛好，使工作的性質和內容符合下屬的特點，從而使下屬從工作及其結果中得到足夠的樂趣，同時還要使工作的要求和目標富有挑戰性，能真正激發起下屬奮發向上的精神。
（2）設置某一激勵目標時應盡可能加大其效價的綜合值。如果每月的獎金多少不僅意味著當月的收入狀況，而且與年終分配、工資調級和獲得先進工作者稱號掛鉤，則將大大增大效價的綜合值。
（3）適當加大不同人實際所得效價的差值，加大組織期望行為與非期望行為之間的效價差值。例如，獎金平均分發與分成等級並拉開距離，其激勵效果很不一樣，隻獎不罰與獎懲分明，其激勵效果也大不一樣。
（4）適當控製期望概率和實際概率。當一個人的期望概率遠高於實際情況時可能產生挫折，而期望概率太小又會減小某一目標的激發力量。因此，當一個人期望概率太大時，我們應勸其冷靜，適當減小。當一個人期望概率太小時，我們則應給予鼓勵，讓其增加信心，適當加大。但期望概率並不完全由個人決定，它與組織設置激勵目標的實際概率有關，實際概率應使大多數人受益，最好實際概率大於平均的個人期望概率，讓人喜出望外，而不要讓人大失所望。但實際概率應與效價相適應，效價大，實際概率可小些；效價小，實際概率可大些。