一、溝通的含義
關於溝通的定義，《大英百科全書》 的解釋是“用任何方法彼此交換信息。即指一個人與另一個人之間用視覺、符號、電話、電報、收音機、電視或其他工具為媒介，所從事之交換信息的方法”。《韋氏大詞典》 的解釋是“文字、文句或消息之交通，思想或意見之交換”。拉氏韋爾（HaroldLasswell）的解釋是“什麼人說什麼，由什麼路線傳至什麼人，達到什麼結果”。著名管理學家西蒙（H。A。Simon）認為，溝通“可視為一種程序，借此程序，組織中的一成員，將其所決定意見或前提，傳送給其他有關成員”。海曼（Haimann）對溝通的定義則是“傳遞思想，使別人理解自己的過程。”可見，溝通實際上是一個互相交流的過程。從管理學的角度，特別是從管理者工作職能特性的要求出發，我們可以把溝通定義為信息憑借一定的符號載體，在個人或群體中從發送者到接受者之間進行傳遞，並獲取理解的過程，而且更側重於個體與群體之間傳遞和交換各自意見、思想、情感，從中達到相互了解、相互認知、共同完成群體或組織目標的過程。它既可以是通過通訊工具之間進行的信息交流，也可以是人機之間的信息交流，還可以是人與人之間直接的信息交流。有效的溝通就是為了共同活動的啟動、協調、反饋及中間流程的糾正等目的而互相交換思想和看法。溝通必須在兩個或兩個以上的人或群體之間進行，否則不能稱為溝通。
從溝通的定義中可以得出溝通的內涵包括傳遞、理解、符號載體等。溝通首先是意義上的傳遞。如果信息和想法沒有被傳遞到，則意味著溝通沒有發生，即說話者沒有聽眾或作者沒有讀者都不能構成溝通。要使溝通成功，意義不僅要被傳遞，還需要被理解。比如有人給另一人用法語寫了一封信，但收信人並不懂法語，那麼即使收信人收到了這封信，如果信的內容不翻譯成收信人懂得的語言，也意味著溝通沒有發生。所以，溝通是意思上的傳遞與理解，良好的溝通就是經過傳遞後被接受者感知到的信息與發送者發出的信息基本一致。在溝通過程中，傳遞於溝通者之間的隻是一些符號，如語言、表情、身體動作等。傳送者首先要把自己所想表達的信息“翻譯”成各種符號，而接受者則要在接收到這些符號後進行反向“翻譯”，把各種符號還原成信息的內容。由於每一個人的“信息—符號儲存係統”並不完全相同，因此對同一個符號（如語言詞彙等）常常存在不同的理解。許多管理人員並沒有意識到這一點，往往認為自己的詞彙、動作等符號能夠被對方完全還原成自己欲表達的信息，一旦對方所理解的內容與自己想表達的內容不一致時，就認為對方故意曲解或違背自己的意思，從而導致產生溝通問題。
良好的溝通不是雙方達成協議而是雙方理解協議本身。要想達成協議，必須有良好的溝通，但良好溝通並不意味著能達成協議：理解我的觀點並不代表接受我的觀點，隻有接受我的觀點才能達成協議。雙方要想達成協議必須具備多種條件，如溝通良好與否、雙方根本利益是否一致、價值觀念是否類同等。比如在談判過程中，如果雙方存在著根本利益的衝突，即使溝通過程中不存在任何誤解，每個人都充分理解了對方的觀點和意見，雙方的溝通技巧又都十分嫻熟，往往也不能達成協議。
溝通的實際運作可以通過多種途徑。口頭溝通可以說是運用的最廣泛的方式，文字溝通（包括書麵和屏幕形式）及音頻/視頻溝通（包括遠程通訊）則是現代社會中非常重要的溝通途徑。然而，溝通不僅僅隻是這幾種方法，在某些時候，非語言溝通比其他溝通方法更為重要。當人們麵對麵地交流時，眨一下眼睛，手指輕輕地彈一下等肢體動作也可能包含有重要的信息；在某些場合，旗幟或其他標誌物都有一定的含義；有時，一個人的衣著和身體姿勢也可能具有非常重要的含義。
隨著社會文化的變遷，溝通的模式也相應地有所改變。作為經營管理環境的一部分，企業文化因素在企業管理溝通的有效實現過程中起著關鍵的作用。在統一的企業文化中，人們對企業各種事物的認知一致，價值判斷相同，不必了解深度的背景信息就可以行動，信息的處理是直接的、線性的，從而促進了效率提高。如果企業文化是多維的，管理人員和普通員工需要深度地了解背景信息後才能行動，因而信息處理通常是迂回的、深度的，這就導致了企業管理效率低下。從總體上看，伴隨著社會的發展，溝通的情境也正在從多維向一維轉變。追求效率是現代企業的重要特征，溝通的順暢則是所有領導者的期望，要想達到這一目的，高度重視企業文化的整合，使企業內部的每一項工作都有一個統一的理念進行指導，每一項事物都有一個統一的價值判斷標準，這對提高企業管理效率，適應市場變化和激烈的競爭具有十分重要的價值。