第四節 管理組織計劃(1 / 3)

對於創業企業來說,企業的員工以及他們對組織的忠誠和責任心是企業能否創業成功的重要條件之一。對潛在投資者來說,管理團隊以及管理團隊的能力和他們對新企業的責任心同樣是非常重要的。所以創業者在製定創業計劃時一定要製定詳細的管理組織計劃。

一、管理組織計劃的編製準備工作

為了建立一個成功的管理組織,創業者在編製組織計劃之前必須進行工作分析,還必須對所設立的各個工作進行描述,並作出具體的工作說明。同時,創業者還需考慮企業董事會和顧問委員會的設立及其作用問題。

(一)工作分析

工作分析是創業者確定雇傭程序、培訓、績效評估、薪金計劃、工作描述和工作說明書的指南。在規模較小的創業企業中,這一過程比較簡單,但隨著企業規模的擴大,這一過程就變得越來越複雜了。工作分析最重要的切入點是分析那些對企業生存具有決定性影響的因素。其主要方法為:創業者首先列出那些對企業生存具有決定性影響的因素,之後確定需要多少崗位完成這些事情,什麼樣的人最適合這些崗位。

(二)工作描述

工作描述和說明是組織計劃中最重要的工作之一。工作描述應該指明各個崗位的工作細節和所需的條件與技能,幫助創業者弄清各個崗位的職責和要求。對工作描述的詳略程度在學術界存有爭論。特別是在新創企業中有時一個人必須幹幾個人的活,這就難以將每個工作描述清楚。不管創業者選擇哪種程度的工作描述,它必須包含要完成什麼任務,每個任務的重要性和所需時間等方麵的信息。比如,銷售經理的工作可以這樣描述:負責招聘、培訓、協調和監控企業內、外部所有的銷售代表;每兩周對市場中的關鍵事項進行一次考察,以有效開展促銷活動或為銷售人員提供支持;擬訂公司的年度銷售計劃,包括以地域為尺度的銷售預測及銷售目標。

沒有經驗的創業者會發現撰寫工作描述很困難。比較有效的辦法是,創業者先概括新創企業的需要和目標,然後回過頭來確定為滿足這些需要和目標所必需的具體行政管理工作等,這時工作描述就完成了。隨著企業的成長,為適應企業的目標再對這些工作描述加以升級和修改。

(三)工作說明

工作說明的內容更為具體,主要是讓未來的員工能弄清楚其工作的內容。一般來說,工作說明中必須概括出工作所需要的技術和能力,包括對工作經驗和受教育水平的要求等。比如,銷售經理一般需要有三至五年的銷售經驗、工商管理專業學士學位或碩士學位、銷售培訓的經曆、管理經驗、寫作能力和溝通能力等。同時,對於一些職位應作出更為細致的說明,如大致需要多少次出差,投入多少的精力以及彙報製度等。在新創企業中,銷售經理是否應向副總裁、最高執行官或其他某個指定的人彙報?每個月或每季度彙報一次還是每半年彙報一次?這類信息有助於防止組織中的衝突、誤會和溝通不暢。從長期來看,招聘之前在明確這些說明和要求上花些時間,能夠使創業者在日常運作中節省更多的時間。

(四)對董事會或顧問委員會的考慮

在管理組織計劃中對於設立董事會或顧問委員會有必要進行闡述。盡管在新企業成立之後再任命一個董事會是相當常見的做法,但把董事會列入初始的創業組織計劃中仍是明智的。事實上,在創業者為新創企業尋找資金的時候,董事會就可以成為管理團隊和組織計劃中的重要組成部分。比如幫助創業者在財務核算、股票或所有權方麵作出決策。當企業成長起來之後,董事會的作用也會改變。董事會的職能一般包括:對經營和資金預算做出評價,製定增長和擴張的長期戰略規劃,支持企業的日常經營活動,解決所有者或股東內部的矛盾,確保資產得到合理使用,為創業者建立起一張信息資源的網絡。如果根據新創企業的需要把責任分派給董事們的話,這些職能也許是組織的一個正式組成部分。