（1）要負責通知客人。正式決定進行工作餐之後，依照常規應由主人負責將相關的時間、地點、人員、議題等等，通報給參加人員。對於重要的人士，必須由主人親自相告。（2）要負責餐廳訂座。前往一些著名的餐館舉行工作餐，通常需要提前預訂座位。此事依例應由主人負責。
可以通過以下方法訂餐：
①派遣專人前去訂座。
②撥打指定的電話號碼進行訂座。③利用傳真進行訂座。
④利用電子計算機網絡進行訂座。
⑤使用餐館發放的特惠卡或VIP卡進行訂座。至於在上述5種方法之中具體采用哪一種為好，關鍵是要看哪種有效，哪一種方法能夠確保自己預訂到理想的座位，就應當優先加以采用。
在訂座時，必須將自己的有關要求，例如：理想的位置、用餐的時間、到場的人數、特殊的要求、付費的方式等等，同時告訴餐館的工作人員，有必要的話，還應依照對方的要求，預付一定數額的押金。
（3）要負責迎候客人。商務禮儀規定，舉行工作餐時，做東者必須先於客人抵達用餐地點，以迎候客人們的到來。
在正常情況之下，做東者應當至少提前10分鍾抵達用餐地點。稍事休整之後，即應在適當之處恭迎客人們的到來。一般認為，除餐館的正門之外，預訂好的餐桌旁、餐館裏的休息室，以及賓主雙方提前約好的會麵地點，都是做東者迎賓的適當之處。
假定做東者因故不能提前抵達用餐地點迎候客人，最好委托專人代表自己前往。必要時，做東者還須說明原因，並為此向客人致歉。不管怎麼說，客人準時抵達後而無人迎候，都算是主人的失禮。
（4）要負責餐費結算。根據常規，工作餐的結算，應當由做東者負責。具體來講，工作餐的付費方式通常又分為“主人付費”與“各付其費”兩種。
所謂“主人付費”，指的是在就餐結束後，由做東者自掏腰包，負責買單付賬。要是賓主十分熟悉，則做東者在餐桌上當著客人們的麵算賬掏錢即可。比較得體的做法是，做東者應當先與服務員通通氣，獨自前往收款台結賬，或是在自己送別客人之後，再回過頭來結賬。盡量不要讓侍者當著客人們的麵口頭報賬，更不能讓待者將賬單不明主次地遞到了客人的手裏。
所謂“各付其費”又稱“AA製”，它是指就餐結束後，由全體用餐者平均分攤餐費，各自支付各自所應支付的費用。在國外，商界人士在共進工作餐時，更多的是以此種方式付費。采用此種付費方式，需要有言在先。在算賬時，做東者所要做的，主要是動手算賬，伸手收錢，跑腿交費而已。
工作餐的進行
在參加工作餐時，賓主雙方都有一些需要通曉的注意事項。它主要包括如下4條：
（1）就餐的座次。鑒於工作餐是一種非正式的商務活動，所以對其座次通常都是不太講究的。不過，仍有下述幾點應予注意：在餐桌上就座時，座次往往不分主次，而可由就餐者自由就座。不過出於禮貌，主人不應率先就座，而是應當落座於主賓之後。若是主人為主賓讓座的話，一般應當請對方就座於下列之一較佳的位置：主人的右側或正對麵，麵對正門之處，視野開闊之處，以及能夠觀賞優美的景致的位置。主人宜坐的位置，則在主賓之左或者正對麵。主人與主賓若是同性，則雙方就座時可根據具體情況有較多的選擇。
主人與主賓若為異性，則雙方最好是對麵而坐。
（2）菜肴的選擇。與宴會、會餐相比，工作餐比較“務實”，隻求吃飽。因此，工作餐上上桌的菜肴大可不必過於豐盛。它的安排，應以簡單為好。根據常規，工作餐的菜肴安排應當由東道主負責。