任何商務活動都少不了主持會議和參加會議。人們對會議的看法也是各不相同的，有人認為開會很有必要，有的人則認為會議完全是走形式，有的人主持會議有聲有色、精彩絕倫，有的人主持會議則隻搬教條、令人昏昏欲睡……開會雖然是商務中最普通最平常的事，但其中的學問和藝術也是很值得玩味的。會議要講究技巧和禮儀，一場良好而高效的會議不但有著強有力的感召作用，還能激起參加者們的熱情和鬥誌，從而以更加積極、飽滿的熱情去投入到工作和各項事物中。
如果你是一位年輕有為的幹部或經理，怎樣給員工們開一個精彩而有效的會議呢？如果你是一位白領，又該以什麼樣的形象出現在會議場合中？
不要教條、不要沉悶，趕掉瞌睡，避免交頭接耳，不要唇槍舌劍，現在就來開一個讓大家都叫好的會議！
當好你的會議角色
如果要把一個會議開好，必須安排好會議過程中下列角色：
1.破冰者：打破會議中尷尬氣氛或者增加會議的幽默氣氛；
2.看門人：使會議沿著議程進行（並不一定總是領導）；
3.抬杠者：對將要形成的結論進行挑戰，和多數人共同的意見唱反調；
4.批評者：總能發現別人創意中的問題，但是又提不出更好的方案；
5.議程引導者：總能提出新想法或者能將問題擺到桌麵；
6.總結者：善於將大家的思想組合成一體，並將思想變成一係列的行動；
7.啦啦隊長：對任何進一步的深入討論進行鼓勵；
8.效顰者：對別人的思路進行回應，總是放一些“馬後炮”，有時將別人思路說成自己的；
9.偏執狂：每次會議反複提出同樣的問題；
10.局外人：此人的評論和身體動作語言總是包含著冷漠和輕蔑，感覺不是團隊成員；
11.領導者：給出會議結論，有時沉默不語（並不總是會議的控製者）。
在會議開始之前，作為會議的參加者（特別是下屬），應該思考自己在會議中扮演的角色以及其他人認為對你角色的認定。一個認真準備的計劃，可以使你的角色改變，同時體現了成功和失敗的差別。對於職業經理人來說，會議是展現你優勢的舞台，當然也是暴露你弱點的場合。一次糟糕的會議表現可能葬送你的前程，也可能失去你事業發展的關鍵資源。
讓開會來得更歡快些
“現在開會了。請××同誌作報告，大家歡迎……”“請同誌們坐好，現在開會。第一項內容……”這樣開場陳舊死板，令人生厭。開場白要陳述的內容包括會議主題、目的、意義、議程和開法等是必不可少的，但這絕對不是要囿於程式，不加變通，而是要根據實際，因境製宜，靈活安排。
開場白不能拖泥帶水，既要把開會目的講明，又要把重點點出，使與會者有思想準備，為領會會議精神打下良好的基礎。同時又不能三言兩語，草草了事，意不明，言已盡，給人以茫然之感，使與會者不明白會議的議題，失去對會議的興趣。
會議的順利進行有賴於良好會議氣氛的營造，精彩的開場白可以使與會者感到要討論的是與人們切身利益相關的問題或是大家共同關心的問題，這樣就能刺激與會者的興奮點和吸引其注意力，充分調動各種積極因素，將會議導向圓滿成功。會議的類型多種多樣，不同會議所需的氣氛也不同。征求意見會要求各方暢所欲言，集思廣益，需要的是生動、熱烈的場麵；研究解決問題的會議需要的是嚴肅、莊嚴的氣氛；歡迎會上語言要熱情洋溢；歡送會上，言語中就要流露出依依惜別之情。
會議是為實現某種目的的一種重要形式，要有明確的議題和清晰的程序。會前把你要講的事情列成提綱，保證會議沿著你的思路一步步進行下去，不要照本宣科。列出發言提綱，發言時再詳細講，既不脫稿，又能離稿講話，把講稿上的內容變成自己的語言，才能令聽者覺得親切自然而非味同嚼蠟，才不至於讓人覺得你生拉硬套，不顧會議實際情況隻會埋頭讀稿子。
把握開會時限，也是要注意的會議禮儀。一般會議的時間以2小時為限度，超過2小時以上拖拖拉拉、鬆鬆散散的會議，隻會增加疲勞而不會產生好的效果。為了保證在有限的時間獲得滿意的結果，作為主持的領導者有責任控製會議的節奏，有張有弛，既使與會者充分交流意見，又要避免發生互相扯皮的現象。