學會自我控製是時間管理者成功和快樂的要訣。時間管理者平時所遇到的事情或大或小，或間接或直接，其中涉及原則的事本沒有多少，在一些無關痛癢的小事上大可不必與人斤斤計較，特別是感情用事。
小額投資亦可致富，這是個淺顯的道理。然而，很少有人注意，如果將零碎時間積累起來，加以有效利用，不但會趣味橫生，還會讓你有意外的收獲！
時間就是你的資本。命運之神是公平的，他給每個人的時間都不多不少；但成功女神卻是挑剔的，她隻讓那些能把24小時變成4日小時的人接近她。
1、認識時間陷阱
時間應分配得精密，使每年、每月、每天和每小時都有它的特殊任務。
——奈美紐斯
在時間管理中，人們把那些不被注意卻又占用寶貴時間的事稱為時間陷阱。人們往往在不知不覺中便掉了進去，時間也就如同白駒過隙，不再屬於自己。
生活中，時間陷阱非常普遍，可以說是司空見慣，以至於我們習以為常，躺其中而不覺其害。我們常常苦於缺乏時間，實際上時間卻被我們毫不在意地放走了。
那麼，我們怎樣才能揭掉時間陷阱的偽裝呢？
1.凡事因循守舊不知變通
有些人工作起來，從不知變通，文山會海襲來也是慢慢地消磨，打的是攻堅戰，不分輕重，不知緩急，不少人成天忙於批閱、轉辦和劃圈之中。對於這種情況，隻要采取果斷的辦法，輕、重、緩、急分類處置，對可辦可不辦的事交由別人去辦；對可閱可不閱的，不去閱覽；抓住重要的事情認真處理，對次要的則快刀斬亂麻，才會逃離文山，卸掉重壓，以更多的時間去做更重要的事。
例行公事中的時間陷阱還有一個就是開會。大多數人解決問題往往會想到開會，這可是一個老問題了。上級機關的會議必須參加，聽取指不；同級機關的會理應出席，搞好協作；下級機關的會，務必親臨，以不重視，喝水潤喉發表意見，做工作的時間就這樣被占用。
可見，一旦掉進例行公事的陷阱，就會被瑣事纏身而不能自拔，不再是去主動地安排重要工作，而是被動地受零星事務所左右，最終會把忙忙碌碌當成自己的目標，忘記了追求效果。
2.“大權”在握事事躬親
現實生活中有大量事必躬親而效果不佳的事。在很多家庭裏，年輕的爸爸媽媽不讓自己的小寶寶幹活，一半是疼愛，一半是不放心，總願意把一切家務包攬在自己身上，結果是大人勞累不堪，孩子缺乏獨立生活能力，在單位裏，領導獨攬權力，操辦一切，忙忙碌碌，使更多的事不論大小集於一身，下屬無所事事，無權獨立處理問題，領導終日辛苦並未得到下屬的擁護。諸如此類處事方法，必然占用大量管理時間，使更重要的事耽擱下來：
產生事事躬親的原因很多，主要在於：首先是不知道時間運籌術，即不知道自己有多少時間，自己過多地把工作包攬到身上自己能否勝任，有些不重要的瑣事由自己來做是否值得，不知道自己的任務是統領全局而不是親力親為。其次是按自己的行為模式要求旁人，錯誤地注重表現而忽略結果。再次是隻看到節省時間於一時一事，隻看到自己動手可以免掉督促、檢查和交待的時間，沒有看到一旦讓別人去做之後，再碰到類似的工作，就可以不再親自動手，最終會為自己贏得更多的時間。
因此作為時間管理者，要是你希望把時間納入掌握之中，就不能有“事必躬親”的念頭。否則你將會失去生活樂趣，繁重的工作會使你分身乏術。
3.不懂得節製欲望
每個人都有興趣偏好，喜歡做那些自己感興趣的事，並樂此不疲，越是年輕人，這種偏好表現得越強烈。我們都可能有這方麵的感受，當看到一本精彩的小說而入迷的時候會手不釋卷，不顧其他；當棋迷棋興正濃時會放棄本來打算要做的事。在工作中，如果有幾件事擺在麵前由我們選擇，我們往往會選擇自己感興趣的，有時候就忽略了它是否緊迫和重要？這些首先滿足自身欲望的行為方式，常常使我們掉進陷阱，把該辦的事拖延下來，造成了整個計劃的被動：
因此，要跨越時間陷阱，就必須努力培養自我約束能力，改掉不艮嗜好。要能抵抗興趣偏好的誘惑，哪怕正在進行的活動是如此令A愉快，應該結束時就要適可而止；哪怕有的事情是自己樂意做的，隻要它比起其他事情來還不那麼緊迫和重要，就應該毫不猶豫地放下它。要知道，與其拖延不愉快的事而弄得今後更不愉快，倒不如盡快把它做完，放到腦後，樂得輕鬆。
時間管理者要節製自身的欲望，必須提高自我約束能力，這是講究時間運籌的關鍵。自我約束能力的強弱，不僅是區別大人與小孩的重要標誌，也是不平凡的人與凡庸之輩的分水嶺。
4.辦事猶豫
猶豫不決是時間管理者浪費時間，降低效率的一大病因。深沉穩重的人，缺乏一定的冒險精神，對問題總想考慮得越周到越好，對工作總想等條件完全具備了再幹，具體表現為多謀而不善斷，長於心計而遲於行動，很多事情久拖不決，結果常常是貽誤時機。
通常這樣的時間管理者還會過多地憂慮未來，把很多時間用於策劃過於遙遠的事，對於眼前的事則認為已成定局，不從眼前做起。但是，過早地去為未來著想，隻會使我們養成遲疑拖拉的習慣，自己本來就不多的果斷衝動更會被消磨殆盡。《三國演義》裏，諸葛亮設空城計智退司馬懿的故事，說的就是司馬懿猶豫不決，喪失時機，給蜀軍留下了退兵的時間。
猶豫不決是時間運籌的大忌，通常一個困難的決策拖延的時間越長，作出決策會變得更加困難，由此還帶來後遺症。當事情發展到迫使你不得不作出決策時，已經喪失了對可能出現的問題采取防範措施的時間。
5.做事情不專心
有些時間管理者對時間漫不經心，抱著隨便打發的無所謂態度，這是缺乏人生價值觀念的表現。其口裏經常念叨的是：做點什麼呢？打發打發無聊的時間。而且在時間管理上，就是有事業心的人，有時也會因漫不經心而喪失時間。因此，要追求高速，就要特別注意漫不經心給我們設下的陷阱。
生活工作上，“漫不經心”偽裝的陷阱是非常多的，它隨時隨處都發生著，就在我們身邊。美國的一家報紙曾對此作了點滴的描述。比如，因為亂放東西，到用的時候花費了很大功夫才找到；因為記錯子時間耽誤了該辦的事；因為那邊有一夥人在吵吵嚷嚷，不知道是幹什麼的湊上去看熱鬧；因為聽到有兩個人在談淪昨天的賽事，也去發表一下自己的看法；因為下棋來了勁，非要和對手見個高低，其他事早已忘得一幹二淨，如此等等。我們的時間，就是被這些習以為常的事所吞噬，我們的工作計劃往往因此而一再往後推延。
因此，倘若你想成為一個優秀的時間管理者，你就應該把它們安排人你的時間日程表裏，然後去實施它們。有成就的人正是這麼做的。
6.過分地注重社交禮儀
在生活和工作中，人際交往需要占用大量的時間，越是有成就的人，就應該更重視這一點，如果這類活動方式不當，將會造成時間浪費，過分的社交禮儀就是如此。
禮儀性的社交占用了我們大量的時間，機場、車站和碼頭的迎來送往，賓館和飯店的握手言歡，這些交際應酬，有的必須，有的純屬“陪會”“陪宴”，如能簡化和注重實際，將會為我們節省更多寶貴的時間，做更重要的事情。
在社交中，會客占用人們的時間較多，有些是工作性的，有些是禮儀性的，還有些是休息性的。為了把握時間，對於工作性會晤，應該是少點客套，盡快進入實質性問題的商議，這對於雙方都是有益的。歐洲一些國家，過去比較流行的工作午宴正在消失，被更加快節奏的工作洽談方式所取代。聯邦德國前總理阿登納十分珍惜時間，他在擔任科隆市市長時，為了避免禮節性的客套，特意在辦公桌後麵的牆上掛了一段配著鏡框的格言：“請你說話簡單明了，別講漂亮話！誰白白占用我們的時間，誰就在偷我們的東西，而你是不應該偷東西的！”
另外，在社交中談話漫無邊際，天南海北，或總想弄清每個細枝末節，也會占去大量時間。這其中有雙方出於禮節，為了表示熱情而滔滔不絕，也有可能是對方無所事事而來消磨時間。對此必須掌握適可而止的原則，給予對方禮貌的暗示，不失時機地結束意義不大的談話。應該明確，友好和禮貌並不是以談話的時間來度量的。
不少有成就的為了逃避社會交往中的時間陷阱，常會在一定的時間內采用“閉門謝客”或另尋幽室的辦法，使自己集中精力，集中一段時間，在不受外來幹擾的情況下，完成那些需要較長時間才能做好的工作。如果缺乏逃避的勇氣，沉溺於應酬客套之中，有些工作將一再被打斷，一再重新起頭，效率說法無從談起。
2、不濫用時間管理
節約時間，也就是使一個人的有限的生命更加有效，而也將等於延長了人的生命。
——魯迅
有這樣一些人，他們濫用或誤用時間管理的概念，一樣的製定時間表，但隻是拿它作擋箭牌，把時間管理的手段當作時間管理的目的，這其實是濫用時間管理。
1.不遵守計劃的人
有些時間管理者在確定工作時間時，常不考慮應有的允差時間，因為他們認為，“容許允差時間不是開時間管理的倒車嗎？”“我們不是應該設立一個稍微超過自己能力的目標，如此才能開發出自己的潛力嗎？”工作時間應全力以赴達到目標，但不應形成過大的壓力，否則容易產生畏難情緒，八字還未見一撇，就先替自己未達目標找借口。然而計劃安排得很好卻經常被一些意外打擾，常有人說：“我經常製定時間計劃，可是卻從來沒有按計劃實施過，因為根本辦不到”。經曆幾次失敗後，很多人便不再“浪費”時間，製定時間計劃，以致放任自流，閑時百無聊賴，到了忙時又分身乏術。
其實，解決這個問題的可行辦法就是在製訂的標準時間外至少要加上10%的允差時間。允差時間最重要的作用，在於讓你不至於覺得時間的壓力一波又一波地向你襲來，也就是給自己以適度的壓力。允差時間的另外一個重要作用是預留機動時間以緩衝突發事件，一旦你把時間表安排得太緊、太死，往往遇到一些意想不到的事情幹擾時，就必然會牽一發而動全身，自然是一步錯而步步錯。
2.過於呆板的人
有些人是重形式而不重實質；下麵是一些具體實例：
盡管他們有時需要更多的休息，但有些人每天總是在同一時間起床；盡管他們有時在那個時間並不感到饑餓，但是有些人每天總是在同一時間進餐。有些人總是恪守固定的時間辦事而不願稍作變動。例如，管理者在下班時，雖然下一班6：05分的班車不愁沒有座位，但是他們總是擠5：45分那趟擁擠不堪的班車。
有些時間管理者總是以時間為行為準則而忽視其他一切。例如長途電話的通話時間一超過三分鍾，則令管理者感到極度焦急，雖然增加的通話時間可以節省幾天的旅途奔波或是代替冗長的會議。
總之，這種人表麵上太注重效率，可稱得上是“效率專家”，腦子裏盡是“一寸光陰一寸金”“時間就是生命”……由於生怕浪費一分一秒，總是趕著要遵守那一成不變的時限，以至於弄得大家不得安寧。事實上，他是在濫用時間管理的技巧。
3，長時間工作的人
有些時間管理者可稱得上是工作狂。他們一分一秒也閑不下來，認為忙個不停就是充實，就是成就，常常工作12小時乃至18小時，不是免費加班就是把公事帶同家做，甚至假日也不例外。這種人根本認為停下來反省純粹是浪費時間毫無意義，雖極端講求效率，但可能因為找錯目標，倔牛不回頭，以至毫無結果，還會產生其他不良影響。
以下三種不良的後果很值得注意：
（1）每天的工作時間一超過8小時，則工作效率將快速地遞減，倘若這些研究的結果是可信的，則每周工作時間最好不超過48小時（按六個工作日計算）為好。
（2）長時間工作足以令人養成拖延的習慣：許多時間管理者對工作本著“白天做不完，夜晚還可以做；平時做不完，周末或禮拜天還可以做”的態度，使8小時可以做好的事被拖延到10小時才完成，五天可以做好的事被拖延到第六天才完成，這正應驗了帕金森所提出的“帕金森定律”，即如可供完成工作的時間為8小時，則工作將在8小時內完成；如可供完成工作的時間被增加為10小時，則同樣的工作將改在10小時內完成。
（3）長時間工作可能導致工作的失敗。管理學者約瑟夫·克魯斯曾經對一些管理者在事業上的成敗進行研究，他發現成功的管理者與失敗的管理者的差別在於：後者隨時願意為工作而犧牲家庭。即忽視家庭而過度強調工作的管理者，其工作終究會不佳。長時間工作所導致的不良後果已引起部分公司重視，一些機構會強迫員工定期休假、限製加班次數或加班時數、或是不準累積假期。
4.隻作計劃不行動
有些人特別喜歡開列時間計劃，他們總是把大部分時間花在開列、修改、尋找、重寫時間計劃表上，“凡事預則立，不預則廢”是他們的口頭禪。他們做事情前總得花很多時間考慮一切可能性、計算每一細節，確定每個步驟已萬無一失，然後再試演一遍才落實行動，這種人感覺在腦海中做計劃比實際去做要有趣、輕鬆得多。要是今天已計劃好的事不曾執行，那麼正好，明天就再做一個更完善的計劃，並且自我安慰：“船到橋頭自然直”，導致很多良機白白錯過。
3、製定工作時間表
誰對時間最吝嗇，時間對誰越慷慨。要時間不辜負你，首先你要不辜負時間。放棄；時間的人，時間也放棄他。
——佚名，
每一個人做事的時間和精力都是有限的，不製定一個順序表，便會對大量事務手足無措。要想處理好這個問題，需要根據目標，把所要做的事情排列順序。對實現目標幫助大的，你就把它放在前麵，依次為之，把所有的事情排一個順序，並把它記在一張紙上。這樣，一張工作順序表就寫成了。
1.寫下具體的工作任務
工作的計劃性，主要體現在對時間的支配上。很多時間管理權威都指出：如果能把自己的工作內容清楚地寫出來的話，便是很好地進行了自我管理，就會使工作條理化，因此會極大程度地提高個人時間管理的能力。
填寫自己應幹工作的清單是使自己工作明確化的最簡單的方法之一。其方法是在一張紙上毫不遺漏地寫出自己正在做的工作。凡是自己必須幹的工作，且不管它的重要性和順序怎樣，一項也不落地逐項排列起來，然後按這些工作的重要程度重新列表。重新列表時，要試問自己：“如果我隻能幹此表當中的一項工作，首先應該幹哪一件呢？”然後再問自己：“我接著該幹什麼呢？”用這種方式一直問到最後一個問題就行了。這樣，自然就按著重要性的順序列出了自己的工作一覽表。其後，對你所要做的每一項工作，寫上該怎樣做，並根據以往的經驗，在每項工作上標注出最合理最有效的辦法。
為了使工作條理化。不僅要明確你的工作是什麼，還要明確每年、每季、每月、每周、每日的工作及工作進度，並通過有條理的連續工作，以保證按正常速度執行任務。
隻有明確辦事的目的，才能正確掂量個別工作之間的不同比重，弄清工作的主要目標在哪裏，防止眉毛胡子一把抓，既虛耗了時間，又辦不好事情；隻有明確自己的工作是什麼，才能認識自己工作的全貌，從全局著眼觀察整個工作，防止每天陷於雜亂的事務中。
2.做事情要有輕重緩急
我們經常會遇到這樣的問題：做事情是以什麼標準來決定優先順序呢？人們通常是以工作的緊急性來確定，他們都是優先解決對現在的目標來說最緊急的事情。
然而，事情通常除了緊急性，還有重要性。而我們通常會首先看到事情的緊急性，忽略了一些重要的事情：例如，某個正為了一年後的司法考試努力念書的人，為了趕贈品截止時限，而特地跑到郵局將贈品明信片寄去。司法考試還在一年後，而明信片的截止日就在明天。在這種情況之下，相信大多數的人都會停下手頭的工作將較緊急性的明信片優先處理。
但是，以長遠的眼光來看，好好地準備明年的考試應該是較重要的。假定考試失敗，不僅損失一年的光陰，而且連帶損失的金錢更是無可計量。因為通過司法考試的人，一年可以賺好幾十萬，這和去郵局寄明信片所得到的幾百元贈品相比，價值一目了然。
可是，很多人還是會去寄明信片。將緊急而不重要的事列為優先，重要的事卻往後拖。結果，到了明年就可能因準備不充分而無法通過考試，可見。我們要先掌握好較重要的事，若還有時間，再去做那些較不重要的事。
因此，製定工作優先順序有兩個途徑：根據緊急性或根據重要性。
大多數的人是根據緊急性，所以他們會花很多時間去救火而不著急一項計劃，直到期限臨頭才手忙腳亂。
根據緊急性來定優先次序，可能會分為三類：
（1）必須今天做好。
（2）應該在今天做好。
（3）應該在某個時間做好，但是還不急。
請看後麵的例子，看看裏麵能否找到自己的影子。假定你準備兩個月內完成一項工作。明顯地，你不會把這件工作列為第一類，因為還有兩個月的期限。你可能會把它列入第二類，但也可能不會，因為還不太急迫。大多數的人會把它列在第三類，直到期限迫近時，才發現很難把這件工作做到你想要的詳盡程度，你在心裏責備自己，並且說下次一定要早點完成。但你還是不會，因為到時候你會以同樣的理由，把工作拖延到期限的最後幾天。
一般來說，我們可以根據重要性來定優先次序，而以緊急性作為次要但也是重要的考慮因素。此時就需要你拿出待辦工作表，先從“這件工作是不是清楚地有助於達到我一生的目標或短期目標”這個問題，來檢視某一項工作。如果是，就在前麵作一記號，然後按照緊急性和時間效益率兩個因素決定你做事情的先後順序並標上數字。
時間效益率這種評估方式，可以使我們認識到某一件工作雖然沒有另一件工作重要，而且也不緊急，但是做這件工作獲益很大，所用的時間也不多，那麼就沒有理由不先辦好它。例如，你一天最重要的工作是擬定一項報告，完成它需要花大塊的時間。同時你還有一些別人也可以做的小事，你完全可以在你開始草擬報告之前，用幾分鍾的時間把這些小事分配下去，你就會有更多的時間處理重要的工作了。這顯然是很有道理的。
“先做重要事情”這項原則也有意外情況，你會發現在一天的開始便做最重要的事情並不是最合理的選擇，而另分配一段時間，集中精神去做會更好。
在你把標有記號的工作項目編了優先次序之後，也同樣地把比較不重要的事項編上優先次序，然後就努力按照標定好的次序去做；這時你就有了一個比賽計劃，你一天的“產量”將會比你做完了一件工作之後，再停下來為要做的事定優先次序要多得多。
3.先做重要而緊迫的事
一些人關心的隻是一天幹了多少件緊迫的事，幹的越多成就感越強，不去問事情的緊迫性與重要程度，滿以為這是高效率地工作，但往往是抓了一堆芝麻，西瓜一個也沒揀著。好似充分利用了時間，實則是浪費了時間。不分輕重緩急，眉毛胡須一把抓，必然會貽誤時機，錯過成就事業的關鍵良機，影響事業局麵的打開，很難取得突飛猛進地發展。