一、病案收集
1.門診和急診病曆的收集:在醫療機構建有門（急）診病曆檔案，其中門（急）診病曆由醫療機構負責保管；醫療機構未建立門（急）診病曆檔案的，其門（急）診病曆由患者負責保管。各醫院可根據實際情況進行操作。
2.住院病曆的收集:住院病曆在患者出院後，由設置的專門部門或者專（兼）職人員負責集中，統一保存與管理。病案管理人員應在病人出院後24小時之內將出院病案全部收回，出院病案的收集應根據各病房出院患者報表的登記情況進行清點、核對、簽收。對個別未能按時收回的病案應有記載，並在短時間內再次收回。
二、病案整理
1.醫療機構應當建立門（急）診病曆和住院病曆編號製度。門（急）診病曆和住院病曆應當標注頁碼。病案管理人員在整理出院病案時應將收集的病案資料逐頁檢查，核對患者姓名、病案號，避免重號、漏號等。
2.檢查病案資料，要求填寫完整、齊全、項目無遺漏、頁碼標注正確，發現記錄不全或書寫有誤，應及時通知有關人員補寫或重寫。
3.紙張若有破損或脫落者，應隨時予以修複。
4.按照整理要求，核查各病房出院病案內容排列順序並做好裝訂工作。出院病案排序正確率大於95%。
5.裝訂以左邊和底邊為準（書本式），紙張大小要求16開規格。
三、病案首頁錄入
1.檢查首頁缺項，及時追補不全項目。
2.病案首頁錄入時要求準確、及時、完整。
四、病案的歸檔
1.病案的編號:各醫院可根據不同的客觀條件和使用病案需要，因地製宜地選擇適合本院實際情況的方式。
2.病案的排列方式:排列方式一般有自立式、橫立式。尤以采用橫立式為宜。
3.病案的排列次序:排列次序有“序號”排列f按病案號大小順序排列）和“尾號”排列法。
4.病案歸檔的時間:病案經病房討論和質控檢查後，第2個月歸檔。
五、病案供應
1.病案除了提供患者醫療或教學使用外，不得拿出病案科。
2.凡借出的病案都要有追蹤措施，表明病案的去向，如采用示蹤卡、登記本、條形碼、計算機示蹤係統等方法。
3.所有借出的病案都要按時收回，並有嚴格借閱製度。
4.科研使用病案一律在病案科內使用。
六、病案的保管條件與要求
保管是指對病案入庫的管理，保管好病案要有好的物質條件。病案庫作為保存病案的基地，在位置的選擇上以方便醫療、教學、科研為主，便於向各醫療臨床科室聯係工作;病案庫房的相對濕度在45%～60%，溫度在14℃～22℃較為適宜;要做好防火、防塵、防水、防潮、防蟲，保持室內清潔、整齊、通風、幹燥，防止病案黴爛、蟲蛀和有害氣體;庫房內嚴禁吸煙和明火取暖，病案室必須安裝空氣消毒設備，設計選點時應注意遠離易燃、易爆物品，配備滅火器材。第五節病案查閱複印與封存管理一、病案資料的查閱
除下列單位和人員外，其他任何機構和個人不得擅自查閱患者的病案:
1.對患者實施醫療活動的醫務人員及醫療服務質量監控人員。
2.因科研、教學需要查閱病案的，需經患者就住的醫療機構有關部門同意後方能查閱。
查閱病案應立即歸還，不得泄露患者隱私。各醫院應根據具體情況，製定相關製度。
二、病案資料的複印