一、文書寫作概述
應用文書，又稱文書，是機關、團體、企事業單位和個人在日常工作、學習和生活中，為辦理公私事務而形成並使用的、具有實用價值和一定慣用文章體式的文字信息載體。
（一）應用文書的分類
應用文書的文章體裁，種類繁多。由於標準不同，它的分類也不盡相同。
從屬性上分，應用文書可分為公務文書、事務文書、日常應用文書、宣傳文書、法律文書等；
從來源上分，應用文書可分為對外文書（發文）、收來文書（收文）、內部文書；
從作用上分，應用文書可分為指揮性文書、規範性文書、報請性文書、知照性文書、記錄性文書；
從行文關係或行文方向上分，應用文書可分為上行文、平行文、下行文、泛行文；
從處理要求上分，應用文書又可作多種劃分。如：從內容處理要求分，有需辦件、參閱件；從時間處理要求分，有特急件、急件、平件；從保密處理要求分，有機密件、普通件等。應用文書分類對及時、準確、安全地處理和保管文書有著重要作用。
（二）應用文書的語言要求
1．實用性
人類的語言分為兩大基本類型：實用語言和文學語言。實用語言和文學語言雖然在詞彙、語法上沒有太大區別，表麵看起來是同一種語言，但實際上它們的功能完全不同。實用語言隻傳達“實用”的內容，而且為了能夠最大限度地達到行文的實際效果，利於人們準確理解，有效運用，在表述上也應是清楚、實在和準確的。
應用文書語言的實用性特征是由應用文體的本質所決定的。
2．無歧義性
應用文書的語言可以說是一種直白而循規蹈矩的語言。在詞彙上，應用文書語言嚴格遵照其詞典意義；在造句上，嚴格遵循語法規則；在修辭上，隻適當運用比喻、對偶、排比等常規修辭格，而對誇張、通感、暗示等可使事物有較大變形的或曲折達意的修辭格一般不用。應用文書敘述則多用直敘，證明則多是直接證明，以免導致文章的內容觀點曲折隱晦、含糊其辭、模棱兩可，保證不同的讀者在理解上能夠最大程度地趨向一致。
3．模式性
在應用寫作中，沿用一些固定的模式化語句和語詞的現象比較常見。模式化語言對文學作品來說可能是失敗的語言，而對於應用文書來說卻是必需的、正常的。
公文的體式便是模式化的。公文的一些專用語更是模式化的。如“特此函複”這一說法，如果換用別的語言來表達，便不可能如此簡練明白。
應用文書語言有相當一部分是沿用舊語、套語，如“來函收悉”、“敬請批複”等慣用語。在我國，這樣的套語大家樂意襲用。在公文中，有一些文言詞語，已經自然地與現代漢語融為一體。
4．概說性
應用文書運用的任何一種表述方法，其目的都是為了向忙於事務的讀者介紹情況、說明原委、陳述事實、總結規律、指示辦法，因而，這些“介紹”、“說明”、“陳述”、“總結”、“指示”，通常隻求抓住關鍵、抓住要點，實行概括述說。因此，敘述多是概敘，說明多是概說。
5．得體性
即根據行文目的、內容、對象，恰當地使用語言，做到文實相符，內容和形式相統一，這是由應用文書特有的語體風格所決定的。
應用文書文種豐富，各類文種的風格也有明顯的區別。例如指揮性公文的命令、決議注重莊重嚴肅；法規、規章和管理規章文書講求嚴謹、確切、利落；計劃性文書必須實在、周密、可行；會議報告應富於鼓動性等等。不同文種的語言，都應有與文體風格相協調的基調。而各類文種的語言，從總的方麵看，又大都是比較莊重、通俗的大眾化書麵語言，而較少用口頭語言和方言。這是從把握文體特點上，把準文章語言的得體性。
（三）應用文書的寫作要點
1．標題
應用文書的標題通常有三種形式：
①公文式標題
公文式標題程式性強，表達平直，主要用於正式公文。一般情況下，它由發文機關、事由和文種三項組成，人們把此三項稱為公文標題“三要素”。
②新聞式標題
新聞式標題，通常即是說文章題目方式，它又可分單標題和雙標題。
單標題即單行標題，通常有三種標題方式：主旨式；事實式；問題式。雙標題即隻有正題和副題的雙行標題，其中正題符合單標題的要求，更多的突出應用文書的主旨，副題則對正題起補充說明的作用，通常說明應用文書寫作的內容範圍和文種，如“艱苦的拚搏，豐碩的成果——××省供銷係統1990年工作總結”。
③四項式標題。
這是由公文式標題變通而成的一種規範的標題形式，通常由單位（或對象）、時限、事項和文種等四個部分組成，如“××市××研究所2000年度科研工作總結”等。
2．開頭
應用文書的性質和特點決定了應用文書的開頭必須直截了當、開門見山，愈簡潔愈好。開頭應當點題或揭示應用文書的內容走向，並領起下文。常用的開頭方式有：
①概述情況
這種方式要求開頭簡明扼要、切題地介紹有關情況或背景。報告、會議紀要、總結等常用此法開頭。
②說明根據
這種方式開頭即引用上級指示精神或有關法律、法規，常以“根據”、“遵照”、“按照”等詞語領起下文，鮮明標示出行文有據，表明應用文書內容的權威性。通知、批複、規章等常用這種方式開頭。
③直陳目的
這種方式開頭，常用“為了”、“為”等介詞構成的主旨句領起下文。法規、規章、決定、通知等應用文書常用此方式。
④交待原因
這種方式開頭，常用“由於”、“因為”、“鑒於”等詞領起下文，也可直接陳述發文原因。
⑤闡明觀點
這種方式開頭先提出觀點，或者點明主旨，接著加以解釋說明，以引起讀者的重視。
⑥表明態度
這種方式開頭直截了當地對批轉、轉發或發布的文件或者有關的事項、會議表明態度等做出評價，提出看法。批轉、轉發性通知多如此開頭。
⑦引述來文
這種方式開頭引述對方來文、來電的標題、文號，然後引出下文。應用文書中的複函、批複普遍使用此方式開頭。
⑧提出問題
這種方式在開頭提出問題，提示應用文書的主旨或主要內容，以引起閱讀者的注意與思考。各類調查報告常用這種方式開頭。
3．過渡
過渡，指文章中相鄰層次、段落間的銜接。它的作用是承上啟下，使文章內容轉換更自然，聯係更緊密，文氣更通暢。應用文書正文寫作中過渡的方式有四種：一是以詞語過渡，如“為此”、“對此”、“總之”、“由此可見”、“綜上所述”、“但是”、“相反”等；二是用總結上文、提示下文、設問句等表承上啟下的句子過渡，這些句子可以放在前段的段尾，也可放在後段的段首；三是用一個相對獨立的自然段來承轉過渡；四是不用任何明顯過渡標誌，而是靠文中內容內在聯係過渡。