淺談事業單位檔案的創新管理
經濟·管理
作者：王林森
【摘要】事業單位檔案管理取得不俗的成績，但是在實際過程中，仍然存在不少問題。歸納起來，主要有以下三個方麵：第一，不夠重視檔案管理工作，基礎性工作比較薄弱；第二，檔案管理的現代化水平仍然比較低，管理人員的專業水平不夠高；第三，開發和利用檔案資源的程度還不夠深入。麵對當前事業單位檔案管理的問題，事業單位的檔案管理在遵守基本原則的基礎上，還必須采取相應的方法與措施。歸納起來，主要有以下四方麵：加強事業單位檔案專業人才的培養；建立健全檔案管理製度，提高檔案管理水平；加強檔案管理的信息化建設，提高檔案管理現代化水平。
【關鍵詞】事業單位；檔案管理；管理對策
目前，全國事業單位正進行廣範圍、深程度的改革，通過轉型、重組、重構、轉製等方式取得了不同程度的進步及發展。為了更好地保證事業單位能夠有效、有序、高速地運行發展，檔案管理也應該進行創新管理，為事業單位的深入發展添磚加瓦。雖然，事業單位檔案管理取得不俗的成績，但是在實際過程中，仍然存在不少問題。麵對這些問題，事業單位檔案管理必須遵守哪些基本原則和措施開展創新管理呢？本文圍繞上述這些問題，對事業單位檔案創新管理進行簡要的闡述。
一、當前事業單位檔案管理存在的問題
在實際過程中，事業單位檔案管理存在不少問題，歸納起來，主要有以下三個方麵：
1、不夠重視檔案管理工作，基礎性工作比較薄弱
不少事業單位的領導隻重視本單位的專業工作，往往忽視檔案管理工作，認為檔案管理工作與單位的業務工作毫無關係，可有可無，不必要花大力氣對檔案管理。因此，這樣必然導致事業單位沒有製定檔案管理的相關措施，執行起來也不到位，更不會專門學習國家的《檔案法》及《檔案管理辦法》等有關法律法規。
檔案管理工作自然不能滿足現實社會需要，檔案管理基礎工作依然十分薄弱。即使當前有不少事業單位建立了檔案室，製定相關的檔案管理製度，但是由於領導重視程度不夠，沒有著力督促檔案管理人員執行，造成規章製度隻成為一紙空文。在編輯整理檔案文件的時候，往往出現眾多不規範的行為，比如，組卷不符合要求，組卷混亂現象比較嚴重，甚至個別單位未開展檔案鑒定工作或未按法定程序就擅自決定銷毀應歸檔保存的文件材料等等。
2、檔案管理的現代化水平仍然比較低，管理人員的專業水平不夠高
由於領導對檔案管理的認識不到位，配置到檔案管理工作的資金自然不足。麵對捉襟見肘的管理經費，很多事業單位的檔案工作室依然十分落後，比如，沒有配備專門的檔案室，或者從簡陋的倉庫改建而成，空氣不流動，甚至堆放易燃的雜物，直接影響文件檔案保存的安全性。至於檔案管理的辦公設備依然比較差，電腦配備不足，檔案室、辦公室、接待室還未實現三分開。
不少事業單位沒有專職檔案管理人員，都是臨時從不同工作崗位調過來的人員，對檔案的認識自然不足，如何科學合理管理檔案等問題，他們自然不懂，隻能靠臨時的培訓，那麼始終無法真正培養出真正的專業能手。
3、開發和利用檔案資源的程度還不夠深入
檔案是國家寶貴的曆史文化財富，檔案部門應該想方設法的開發利用這些資源，最大限度地發揮檔案應有的作用。但是，當前不少事業單位往往把檔案管理工作簡單化，隻停留在對檔案的隻注重檔案的收集、整理、保管工作，片麵地認為隻要把檔案完整無損地保存，不丟失、不盜取就是檔案管理工作的全部內容。他們還沒有認識到檔案資源需要開發和利用，讓檔案發揮著更大的作用。
二、事業單位檔案建設管理必須遵守的基本原則
麵對上述這些檔案管理的問題，事業單位的檔案管理建設工作必須遵守以下這些基本原則：
1、在標準規範的前提下，必須靈活多變
檔案管理是一門學問，不能隨心所欲、隨意妄為，必須按照事業單位檔案的工作製度製定要嚴格按照國家標準來執行。在遵守檔案管理製度規範化、標準化的前提下，不同的事業單位的檔案管理建設工作需要靈活多變。雖然檔案管理工作有很多相通性，但是絕對不是鼓勵所有事業單位的檔案管理都是千篇一律的。因為不同事業單位的情況並不相同，比如規模不同、工作性質不同，那麼對應的檔案管理方式與製度自然不可能一樣，必須靈活多變，適時而變。所以，各事業單位的檔案部門應按照部門自身特點不斷地發掘、探索和總結，客觀地建立起一套結構完善、內容全麵、符合本單位實際情況的規章製度體係。
2、在加強管理職責的同時，尊重工作人員的合法權益
無規不成圓，檔案管理必須製定有關管理製度。其中，管理製度必須明確有關檔案管理領導的工作職責範圍及權限，讓各個領導明確分工，各司其職，有效整合各個領導的職責範圍。比如，事業單位檔案部門的分管領導主要負責檔案管理工作任務、目標的製定、對歸檔檔案的定期、不定期檢查和指導等。在加強管理職責的同時，尊重工作人員的合法權益。否則，檔案管理人員的合法權益得不到保證，必然會極大地影響著他們的工作熱情，進而將會影響到整個事業單位的發展。所以，事業單位檔案工作製度既要重視職責，也要尊重管理人員的合法權益，兩手抓，兩手都要硬。