紀檢監察信息寫作五注意
公文寫作
作者：李文山
立卷歸檔是公文處理過程的最後一個環節，長期以來，由於各單位處理的都是紙質文件，所以對紙質文件的歸檔已經有了一整套嚴格而規範的方式方法，如填寫卷宗號、編寫文件頁碼以及掃描條形碼等等。可如今隨著科技的發展，信息技術在辦公領域的廣泛應用，整個公文處理工作發生了質的變化。電子文檔是指在數字設備及環境中生成，以數碼形式存儲於磁帶、磁盤、光盤等載體，依賴計算機等設備閱讀、處理並可以在通信網絡上傳遞的文件。電子文件的產生為無紙化辦公提供了可能。這種電子文檔具有存儲量大、占用空間小以及簡單環保等特點，從而一舉替代了傳統的紙質文件。其次是這種電子文檔不通過郵局郵寄而是通過專用網絡進行傳輸，這種傳輸方式更加省時便捷，尤其在信息化高度發展的今天，更易為人們所接受。再次是這些電子文件通過一種軟件可以實行網上簽批，這種簽批方式模擬傳統紙質文件的簽批方式，與紙質文件的簽批效果一樣。以上所有這些都證明了實行無紙化辦公已經是完全可行的了。那麼在這種情況下，我們的文件如何歸檔呢？對這個問題，目前有許多同仁進行過積極的探索。歸納起來，大致有這麼三種意見。第一種意見主張還是歸紙質文件，電子文件由於借助技術易被複製模仿，缺乏唯一性，因此不能作為原始資料歸檔而隻能作為一種輔助手段，這種觀點有一定道理，但感覺越來越不適應科技的發展，而且效率低下，人工成本較高，也不符合現代化辦公的趨勢。第二種意見主張實行雙軌製歸檔，也就是說紙質文件和電子文件一起歸，既利用傳統紙質文件不可比擬的優勢又利用電子文件簡單快捷易複製的特點，二者互為補充。從理論上講，這種觀點按說無懈可擊，但我認為也有不妥的地方，那就是重複歸檔造成不必要的浪費，因為既然實行了電子文件網絡簽批，如果再把它還原成紙質文件，不但增加了辦公成本（打印文件需要打印機和紙張、墨盒等耗材）而且還浪費了大量的人力物力。第三種意見主張以電子文件歸檔為主，紙質文件為輔，也就是說確需歸紙質文件的才歸紙質文件，筆者比較認同這種意見，其理由如下：
首先，由於接收的是電子文件，處理的是電子文件，領導簽批的也是電子文件，所以歸檔自然而然地也是電子文件，這是一脈相承的，如果在這種情況下再歸紙質文件，很顯然既不現實也無意義，因為即使你還原的所謂紙質文件也是複製品，所以說毫無必要。其次，從技術上講，由於前期處理的電子文件是通過某種軟件的功能實現的，所以在這種基礎上，再增加一種功能就完全可以實現一鍵式歸檔，既省時又省力，而且不需要額外增加任何的人工成本和辦公成本。再次，從法律意義上講，《電子簽名法》的頒布實施為電子文件歸檔提供了可靠依據，人們已認可這種電子文件。最後，從檔案的目的性講，歸檔的目的主要就是利用，那怎麼高效快捷地利用呢？過去人工查找一份文件需要花費很長的時間，如今通過計算機的快速檢索，隻需幾秒鍾的時間就能找出所需的文件，再者，電子文件占用的空間極小，這對於節約檔案空間也有著積極的意義。
當然，實行電子文件歸檔也要注意以下幾個問題。
一是凡渉密文件堅決不能上網，也就是說現階段由於帶密級的文件還是紙質文件，所以這類文件仍按傳統方式歸檔，絕不能圖省事電子化，以免發生泄密事件，這就是上麵所說的以紙質文件歸檔為輔的內容。
二是關於存儲電子文件的介質，一定要做好相關備份，避免由於介質損壞造成數據丟失，產生無法挽回的損失，同時還要注意保存電子文件的計算機一定要與互聯網徹底隔離，避免病毒的侵害和泄密事件的發生。
三是要配以相應的輔助設備，以備用時顯現電子文件內容的需要，保證電子文件隨時還原，這樣的歸檔才算徹底完整。
（作者單位：勝利石油管理局辦公室）