淺談職業技術院校的教學檔案管理
業務交流
作者：郭桂玲
教學檔案是指在教學管理和教學實踐過程中形成的具有保存價值的各種不同載體的文件材料。教學檔案是職業院校檔案的重要組成部分，是檔案工作的主體、核心和重點。科學、係統、規範的教學檔案，真實地記載著教學工作的內容、方法、途徑和效果，是衡量教學工作管理水平和教學質量的重要標尺，是指導教學工作、改進教學方法、促進教學交流、提高教學質量的重要信息資源，同時也是事後查證、研究和處理教學問題的依據。尤其是在職業技術教育各級各類教育教學評估中，教學檔案是支撐整個評估指標體係的主要佐證材料，起著無可替代的憑證作用。如何根據教學規律和教學工作需要，結合職業技術教育自身的特點，探索行之有效的教學檔案管理方法，對於教學管理工作以及檔案管理工作都具有十分重要的意義。
一、教學檔案的收集
教學檔案的收集工作是教學檔案管理工作的前提和基礎。沒有及時、準確、完整的材料收集，教學檔案管理就成了無源之水，無本之木。做好收集工作，一是要建立健全檔案管理的規章製度，明確各級管理人員的工作職責，明確教學檔案的收集範圍，明確檔案材料的級別與類別；二是要加強教學檔案重要性的宣傳，提高全員檔案意識，使教學檔案的積累、利用成為師生的自覺行為；三是要加強各方麵的溝通，保證收集渠道的暢通；四是要遵循教學檔案的自然形成規律，做到廣泛收集和重點收集相結合，定期收集和日常收集相結合，集中收集和查漏補缺相結合，確保收集的材料係統、準確、齊全。例如，在按照教學檔案歸檔範圍廣泛收集的同時，要重視對體現教學特色的名師教學材料、體現辦學特色的實習實訓材料、重要教學影像材料、多媒體教學材料等進行重點收集；在每學期末進行定期收集的同時，要重視在日常教學管理過程中專項工作結束時，如新生登記、教學檢查評比、教學改革等材料及時進行收集；在教學檔案利用、移交時，及時發現缺漏，補齊材料。
二、教學檔案的整理
教學檔案整理就是通過分類、組合、排列、編號、編目等工作程序，以“件”為單位，將處於雜亂無章的材料進行條理化、係統化，組成有序體係的過程。它是教學檔案管理各工作環節中的重點。教學檔案整理工作不僅是一項複雜細致的工作，同時也是一項專業性較強的工作。做好這項工作，一方麵要對本校的教學主旨、教學管理製度、教學組織過程、教學活動流程等情況有全麵、清晰、準確的認識和把握，了解其形成規律，清楚其產生過程，明白各材料之間的有機聯係，明確歸檔範圍，從而確保教學檔案材料能夠客觀真實地反映教學管理和教學活動的全過程，反映教學管理水平和教學質量；另一方麵要熟練掌握教學檔案的整理標準和質量要求，確保教學檔案的係統性、準確性、真實性和完整性。例如，教學文件材料如何分類、案卷標題如何擬寫、卷內文件如何排序、文件材料的質量要求等。教學文件材料隻有經過了嚴謹、規範、細心的整理，才能為教學管理提供高質量的服務。