淺談如何充分發揮企業文秘人員的參謀助手作用
經管視線
作者：陳紅等
摘要：辦公室是企業領導的決策參謀部門，文秘人員作為領導的參謀助手，是連接企業領導和下級各部門的樞紐，文秘工作的合理開展可以更好地輔助領導工作。因此，不斷提高企業文秘人員的素質，提高她們的辦公能力，可以保證企業領導的決策在企業中有條不紊地開展，真正發揮“參謀助手”的作用。
關鍵詞：企業文秘；參謀助手；作用發揮
中圖分類號：F272.9 文獻標識碼：A 文章編號：1001-828X（2013）12-00-01
企業的發展靠的是全體職員的共同努力，而文秘的工作正好是傳達上級指令、協調各部門展開工作。所以，文秘在企業中的作用是不容忽視的，作為企業領導應該幫助文秘人員更好地認清工作的任務，加強對於文秘專業能力的鍛煉，讓文秘工作不但可以順利開展，還可以讓文秘成為自己的“參謀助手”。
一、企業對文秘人員的基本素質要求
企業文秘人員是辦公室的重要組成部分，她們可以協助領導布置任務，發放文件，保證領導決策可以順利在企業實施。充分發揮好企業文秘的參謀助手作用，提高素質是非常必要的。
企業文秘可以從以下幾個方麵提高自身的素質。（1）職業道德。職業道德是每一個工作人員都必須具備的基本品德，這種道德非常概括，但是它最重要的就是責任心。責任心是企業領導對於職工的基本要求，具備責任心，才能真正的對工作負責，對企業擔當。（2）溝通能力。企業文秘人員最多的任務就是溝通，協調公司各部門之間的問題，向企業有關部門傳達領導的決策以及向企業客戶介紹合作項目、企業文化，這都是充分彰顯文秘人員溝通能力的途徑，因此，溝通能力也是文秘重要的一項素質。（3）協調能力。很多時候，企業要完成一項任務，需要多個部門的配合，部門之間出現的問題就需要文秘進行協調。
二、促進企業文秘人員發揮參謀助手作用
企業文秘人員是辦公室工作順利開展的基礎，是企業領導順利展開工作的基礎，企業若想真正發揮文秘人員“參謀助手”的作用，應該注意在以下幾個方麵加強培養：
1.轉變觀念，增強服務意識。激烈的市場競爭環境讓更多的企業不斷探索新的改革之路，這也讓企業內部麵臨更多的問題。企業文秘是領導的參謀助手，必須轉變傳統的觀念，從被動接受任務到主動參與，增強自身的服務意識。企業文秘的主要任務是協助企業領導做好任務傳達，協調部門工作，在傳統的思維中，文秘人員主要是任務的接受者。如今，信息化時代對於人才提出了更高的要求，企業文秘一般都是受過高等教育的人才，因此，企業文秘應該具有開放的思維和主觀能動性，摒棄原來的“任務接受型”真正發揮自己的參謀助手的作用。在職能發揮過程中，企業文秘人員應該從被動服務工作轉變到主動參與工作的研究上，抓住企業日常管理問題中出現的一些問題，深入研究，並向領導提出一些改進的意見。其次就是積極收集企業發展動態，為領導的決策提供科學依據。在工作效果中，企業文秘要做到讓大家對自己的工作滿意，而不是單純的讓領導滿意。文秘隻有在工作中樹立服務領導、服務部門、服務員工的意識，才能夠得到普通員工的認可，得到領導的重視，真正體現文秘人員的價值[1]。
2.通過學習，提高文秘的綜合能力。學習是進步的有效途徑，員工在工作中加強學習可以提高自己的業務能力。文秘要想發揮參謀助手的作用，就必須具備較強的綜合素質，這就強調文秘不僅要具備良好的道德品質、豐富的文化知識，還應該具有較強的業務能力。（1）文秘要加強道德修養。道德修養是一個人最基本的素質，文秘人員在工作中時刻要求自己具備良好的道德品質，才能認真對待工作，以企業利益為重，不圖私利，並且還能夠在關鍵時刻給領導提供行之有效的參考意見，協助領導辦公。（2）文秘要不斷豐富自己的文化知識，提高專業能力。文秘主要的工作就是協調溝通，保證各部門按照領導的要求積極開展工作。較強的專業能力可以使文秘掌握更多的溝通技巧，在傳達領導任務時，有效地協調各部門之間的工作安排，並保證任務的按時按量完成。（3）文秘人員還應該不斷拓展自己的知識麵。社會的不斷發展，對於人才提出來更高的要求。文秘人員作為領導的“參謀助手”，必要的時候應該給予領導一些有效地建議，這就要求文秘在日常工作中要不斷學習，豐富自己的知識麵，這樣看待問題才更有深度，才能夠提出一些可行性建議。比如：現代企業管理、財務、投資、市場營銷等方麵的知識都應該廣泛涉獵，看不懂財務報表，不懂企業管理，如何幫助領導進行謀劃[2]？