信息時代如何做好檔案管理工作
企業管理
作者：冷豔
摘要：信息化時代在使傳統檔案管理工作麵臨挑戰的同時，也為其帶來了發展的機遇。在信息時代，如何利用網絡信息技術來改善檔案管理工作，成為檔案管理人員需要迫切解決的問題。檔案管理部門需要發揮創新思維，轉變傳統的管理觀念，這樣才能夠使檔案管理工作適應信息時代的發展需求，更好地為社會發展而服務。
關鍵詞：信息時代；網絡信息技術；檔案管理；信息化建設；檔案管理模式 文獻標識碼：A
中圖分類號：G271 文章編號：1009-2374（2015）23-0171-02 DOI：10.13535/j.cnki.11-4406/n.2015.23.086
網絡信息技術的快速發展標誌著信息時代的到來，這使得許多行業及工作都受到巨大影響，檔案管理工作也是其中之一。我國在“十五”期間，將檔案工作列為重點發展的行業，明確指出各級檔案部門需要做好檔案管理的信息化工作，充分利用網絡信息技術來加強檔案管理，使檔案管理工作更加科學化、準確化。本文主要分析了傳統檔案管理模式在信息時代遭受的衝擊，在此基礎上就如何做好檔案管理工作提出幾點意見，使其更好地適應信息時代的發展。
1 傳統檔案管理模式麵臨的挑戰
信息時代的到來，使傳統檔案管理工作麵臨著嚴峻的挑戰，具體表現在以下三個方麵：第一，文件生命周期遭受質疑。傳統檔案信息的主要載體是紙質文件，紙質文件都不可避免地遭受不可抗力的影響，例如火災、水災等都極有可能導致檔案遭受毀壞，再加上沒有備份，這就會給檔案管理工作造成嚴重損失。第二，傳統檔案分類麵臨著新的挑戰。傳統檔案分類是特定時代的產物，但是隨著社會的發展，信息量大幅度增長，如果還采用傳統的檔案分類模式，那麼將極有可能導致檔案管理工作的混亂，降低檔案管理效率及質量。第三，檔案鑒定方法麵臨挑戰。近年來，我國網絡信息技術迅猛發展、檔案文件逐漸增多，電子文件的易改性增加了檔案鑒定的工作量，而檔案鑒定的重要性及迫切性也更為突出。這些問題的出現，都要求完善傳統的檔案鑒定方法來順應信息時代的發展需求。
2 信息時代做好檔案管理工作的新思路
根據上文分析的結果可知，信息時代檔案管理工作存在許多問題，為了解決這些問題，必須要發揮創新思維，在解決實際問題的同時樹立長遠眼光，製定出能促進檔案管理工作長期發展的新措施。筆者認為可以采取以下措施在信息時代做好檔案管理工作：
2.1 轉變傳統觀念，提高檔案管理意識
根據上述分析可知，傳統的檔案管理模式已難以適應信息時代的發展需求，這就要求檔案管理人員轉變傳統的管理理念、強化檔案意識，這也是做好檔案管理工作的重中之重。人才服務中心的全體人員要充分認識到檔案管理在整個單位工作中的基礎性作用，正確認識到檔案的真正價值，這樣才能夠為提高檔案管理水平打下堅實的思想基礎。管理人員不僅要提高思想的重視，更需要在實際工作過程中找準檔案管理工作的重心，增強主動服務意識，為單位及社會提供優質高效的服務。
2.2 創新管理模式，提高檔案管理效率
隨著信息時代的到來，人才市場競爭日益激烈，信息瞬息萬變。在這種形勢下，檔案管理人員要能夠采取多種措施來創新檔案管理模式：第一，需要完善檔案目標管理機製，在此基礎上建立激勵機製，將檔案管理工作與人員的薪酬相掛鉤，以此來充分調動檔案管理人員的工作積極性。第二，需要充分利用現代化的科學管理方法，將網絡信息技術與傳統檔案管理模式結合起來，完善人才服務中心的檔案管理信息係統，以此來實現信息資源的共享。第三，檔案管理人員需要加強自主學習、更新管理知識及技術。相關部門需要定期開展培訓活動，提高檔案管理人員的專業素養及技能水平，借鑒先進的管理經驗及管理模式，使得其能夠熟練地應用計算機信息技術，增強其檔案管理的能力，從而為檔案管理工作的順利開展提供人力資源的保障。第四，隨著現代信息技術在檔案管理工作中的應用與發展，檔案管理人員需要總結經驗教訓，不斷摸索能夠適應信息時代發展的新理論及方法，以提高檔案管理工作