文秘人員是秘書群體中主要從事文字工作的，是秘書部門的主體，其工作性質要求他常常扮演“公關大使”的角色。文秘人員、文秘工作與公共關係有著天然的聯係。在文秘人員所從事的一切實際工作中，無不滲透著公共關係的因素，也或多或少地都包含有公共關係的工作。如果一個文秘人員公關意識淡薄，連最起碼的公關技巧也不懂得，那他就會耳目閉塞、信息不靈，很難得到各個方麵的關注、支持和幫助，本職工作是肯定幹不好的。對於一個單位的領導人來說，文秘人員和公關人員同為他的耳目、參謀、智囊和得力助手。盡管文秘人員與公關人員的職責、地位、作用有所不同，但也不可否認，他們的工作在某些方麵或在某種程度上又是重合的，總目標是一致的。在當前改革開放的新形勢下，隨著體製改革和經濟建設的發展，對文秘人員提出了新的任務和更高的要求。作為一個稱職的、有作為的現代文秘人員，必須樹立強烈的公關意識，了解公關原理和實務，掌握基本的公關技巧，處理好上下左右、四麵八方的公共關係，塑造自身和組織的良好形象，創造“天時、地利、人和”的社會環境，這樣才能切實提高工作效率和工作質量，事半而功倍，卓有成效地搞好本職工作。
公共關係的含義和構成要素
一、公共關係的含義
公共關係又稱“公眾關係”，簡稱“公關”。它是英文Public Relations的直譯，英文縮寫為PR。究竟什麼是公共關係，至今眾說紛紜，莫衷一是，沒有一個統一的定義。1976年，美國的哈羅從收集的大量資料中發現，世界各國關於公共關係的定義，竟多達472個，其中較流行的也不下10餘個。為什麼會出現這種情況呢？主要是因為各人觀察的角度不同、對公共關係本質和特征的理解不同以及文字表述不同而造成的。吸收各派意見的優長，從我國公共關係的實際出發，我們將公共關係的含義作如下界定：公共關係是社會組織及其成員，為實現特定的目標，通過一定的傳播媒介，在社會公眾中塑造形象、溝通信息、協調關係，以增進與內外公眾相互了解和相互適應的一種持久的策略行動。
公共關係的基本特征是：以公眾為對象；以溝通為手段；以真誠為信條；以美譽為目標；以互惠為原則；以長久為方針。
公共關係一般可分為靜態公共關係和動態公共關係、內部公共關係和外部公共關係。靜態公共關係是指實際上客觀存在的公關關係現象和活動，它是不以社會組織及其成員是否意識到它的存在為轉移，是任何社會組織都無法回避的，亦稱為自然狀態的公共關係。動態公共關係是指在自覺意識下有計劃、有目的、有步驟進行的、體現了公共關係職能的公關現象和活動，它又可分為日常性公關活動和專業性公關活動兩大類。內部公共關係指社會組織同其內部公眾之間的關係以及內部公眾相互之間的關係，主要包括領導成員之間的關係、員工關係、幹群關係、股東關係、部門關係等。外部公共關係指社會組織同外部各類公眾的關係，主要包括媒介關係、社區關係、政府關係、金融關係以及同顧客、消費者、競爭者、供應者、特殊社團的關係等。一個組織與上級、同級、下級組織之間的關係，也屬於外部公共關係的範疇。
二、公共關係的構成要素
公共關係作為一種帶普遍性的社會關係，它構成的基本要素是：公共關係的主體——社會組織；公共關係的客體——公眾；聯結主、客體之間的中介——傳播。在公共關係實踐過程中，這三個要素是密不可分、缺一不可的。
社會組織是指人們在共同目標的基礎上，按照一定的統屬關係構成的群體。社會組織是因為社會分工的需要而建立起來的，它有領導、有目標、有計劃、有信息聯係、有協作意願，成員間又有明確的分工和職責範圍，還有一套運行的製度。任何一個社會組織都不是孤立存在的，它是整個社會環境的一個組成部分，與社會環境有著相互依賴、相互影響、交互作用的密切關係。一方麵，社會組織要受到社會環境的製約；另一方麵，它又反過來對社會環境有所改造，有所超越。從組織環境學的角度看，一個組織的環境是指組織本身所處的社會環境與內部協調機製的總稱。從環境的層次上看，影響組織效能的客觀環境有下列三個層次：大環境——包括國家、社會的政治、經濟、文化等三大係統，對組織的影響是巨大而全麵的；中環境——包括市場、分配、供應、技術、競爭、服務和團體壓力等次級係統，各類組織不論其性質如何，均需依賴這些係統，才能實現組織的目標；小環境——包括組織結構、工作條件、人才配備、領導威信、人際關係等再次級係統。這些係統，決定了組織的特性。組織未能發揮效能，主要是在適應環境的各個環節上出了問題。因此，一個社會組織要善於適應和利用社會環境，並在適應和利用環境的過程中，努力改造和超越社會環境，爭取各方麵的支持和幫助，使本組織處於最佳運轉狀態之中。
公眾，指的是對一個社會組織的目標和發展具有現實的或潛在的利益關係和影響力的所有個人、群體和組織。公共關係實質上是公眾關係，或者說公共關係是一種與公眾之間的互動關係。公眾是公共關係的對象，是社會組織賴以生存的重要基礎。公眾具有同質性、群體性、層次性、相關性和可變性的特征。
各類社會組織，由於目標和利益不同、性質和內容不同、曆史背景和環境條件不同、價值觀念和行為準則不同、人員結構和運作方式不同，必然要麵對各種各樣的公眾。在同一類公眾裏，依據組織的價值判斷、對待組織的態度和發展過程中不同階段的特點等，還有各種各樣的分類，這是一個相當複雜的問題。各個社會組織所麵對的公眾是有明顯區別的。隻有明確區分不同類型的公眾，確定公共關係的對象，才能在公共關係實踐中采取行之有效的策略，取得理想的效果。
傳播，指的是個人或集體通過各方都能理解的載體或符號傳遞信息的過程。傳播，一般由信息發送者、信息、傳播渠道、信息接收者、反饋、效果、傳播發生的場合以及信息涉及的一係列事件所構成。傳播通常有兩種分類方法，一是按傳播活動的通道方式，可以分成：人際傳播——個人與個人間的麵對麵地互通信息；中間傳播——個人與集體通過信件、電話等方式進行信息交流；大眾傳播——由一些專業化群體通過技術手段（如報刊、雜誌、廣播、電視等），向眾多的人們傳遞和交流信息。二是按傳遞信息流向，可以分為：單向傳播——信息傳播者和接收者不發生直接的交流關係；回應傳遞——傳播者根據公眾提出的要求、問題進行交流；雙向傳播——傳播者和接收者相互向對方發出信息，構成雙向交流。傳播是溝通、聯絡主體（社會組織）和客體（公眾）的中介和橋梁。在現實生活中，社會組織與公眾之間的聯絡、溝通，可以有多種方式，如行政手段、經濟手段、法律手段等，但它們都不是公共關係；唯有采用信息傳播的方式，才是公共關係。公共關係活動的核心就是采集和傳遞信息；也可以說，公共關係的過程就是社會組織與公眾之間雙向傳播和溝通的過程。因此，熟練地了解和掌握公共關係傳播的媒體，並能因時、因地有效地加以應用，這對實現公共關係的目標是至關重要的。2公共關係的基本職能和指導思想一、公共關係的基本職能
公共關係被人稱為“人和學”、“保證事業成功的學問”。它廣結良緣，“內求團結”，“外求發展”，努力使社會組織與公眾之間建立起一種相互溝通、理解、信任的親密融洽的關係，改善組織的生存環境，為實現組織的既定目標創造有利的條件。公共關係以塑造社會組織的良好形象為工作目標，環繞這一目標所開展的一係列具體工作和活動，就形成其職能範圍。了解和把握公共關係的基本職能，對公關活動正常而有效的開展十分重要，同時對公關活動的原則和規範、方法和技巧的運用也是有幫助的。
（一）塑造形象
這裏所謂形象，指的是一定社會組織在公眾心目中的整體形象，是公眾對這一社會組織管理水平、技術水平、員工素質、產品質量、服務質量的總體看法和評價。隨著改革開放形勢的深入發展，社會主義市場經濟體製的建立和完善，導致組織（企業）的重心從有形資產向無形資產的轉移。包括組織形象和信譽在內的無形資產，與有形的物質資產相比，具有同等甚至更為重要的價值。因此，自覺塑造、維護、鞏固本組織的良好形象，應當成為公關部門和公關人員最重要的職能。其他各項職能均應環繞塑造形象這一職能來進行。公共關係人員就是組織形象的設計師和塑造者。一個優秀的領導者和公關人員，應當象保護自己的眼睛一樣去維護本組織的形象。這是因為：良好的組織形象是無價之寶，是無形的財富。有了它，就能得到公眾的信任、支持和政府、有關部門的關切、幫助；就能增強員工的凝聚力、向心力和歸屬感；就能吸引更多的人才來工作；就能提高本組織的自我生存和發展的能力；就能將其轉化成商品或服務的聲譽，從而在激烈的競爭中占領和擴大市場，立於不敗之地。要塑造、維護和鞏固組織的良好形象，一靠內功，不斷改善經營管理，為社會提供優質產品和優質服務；二靠真實傳播，加深公眾印象；三靠通過有鮮明特色的商標、廠名、廠徽、廠服、廠歌等具體形象標誌來提高組織的知名度；四靠與公眾和有關方麵廣結良緣，保持融洽、穩定的合作關係。