隨著世界新技術革命的興起，社會的發展進入了信息時代，人們在社會生活中，一刻也離不開信息。要認識世界和改造世界，就必須獲取信息和利用信息，今天的領導和管理人員比任何時候都需要更迅速地獲得有用的信息，以應付日益複雜和多變的環境。為了適應領導決策的需要，信息的收集、加工、傳遞，信息的谘詢服務，將成為文秘工作的主要內容。因此，文秘人員必須從思想上認識信息的重要性，了解和掌握信息處理的科學程序，做好信息工作。1文秘人員與信息工作一、信息的定義和特征
（一）信息的定義
什麼叫信息？在不同的應用領域，對信息的理解不同。一般地講，信息是指客觀存在的事物通過物質載體發出的信號、指令、數據、消息中包含的所有可以傳遞與交換的知識內容。客觀世界的信息可以分為自然信息、生物信息和社會信息三大類，我們這裏所說的“信息”，是指社會信息，它泛指與人類各種物質文化和生活相關的信息。社會信息與自然信息、生物信息的重要區別在於：社會信息不是原始的，而是在一定條件下，經過人們識別、篩選、加工之後形成的信息。社會信息在當代主要通過三種載體而存在和被感知：一語言，二文字、圖形，三電磁波。人們為了一定的目的，有意識地對信息進行加工處理的一係列活動，就叫做信息工作。
（二）信息的特征
信息同物質、能量一起成為現代物質文明的三大要素。物質給人類提供材料，能量向人類提供動力，而信息所給予的是知識和智慧。所以，信息具有與物質、能量大不相同的特征：
1．傳遞性
信息可以快速傳遞，這是信息的本質特征。人與人之間信息的傳遞依靠語言、書信、表情、動作等；社會活動信息可以通過報紙、雜誌、公文等途徑傳遞。隨著電子技術與現代通信、人造衛星技術結合後，大量信息不僅可以通過電報、電話、傳真，而且可以通過廣播、電視和通信衛星，在極短的時間內傳遞到地球上的每一個角落，使我們有可能看到地球上任何一個地方發生事情的實況。2．可處理性
信息是可以識別、壓縮、加工和轉換的。人們可以通過信息處理，獲得有用信息，除掉無用信息；可以將文字信息轉換為圖象信息；可以對信息進行歸納、綜合、精煉、濃縮，把大量的數據、資料彙集到一起，壓縮成一個或幾個公式、一條或幾條要點。
3．可存儲性
信息可以存儲在人腦中，也可以存儲在其他介質上，如紙張、計算機等。我國目前主要是通過手工處理方式把信息存儲在各種帳本和紙文件上，從今後的發展來看，將主要用電子存儲，如磁帶、磁盤等。
4．共享性
我們知道，物質、能量是守恒的，在交換過程中遵守等值交換原則。如果占有者將自己擁有的物或能轉讓給別人，那麼他就失去了這些被轉讓的物或能。而信息則不同，信息交換的雙方都不會失去原有的信息，信息作為一種資源，可以共同分享，可以開發利用。二、信息在文秘工作中的作用
信息和文秘工作有著極為密切的關係。秘書部門在組織中是承上啟下、聯絡各方的信息網絡中心，文秘人員以收集資料、研究政策、反映情況、提供谘詢、草擬公文等形式進行信息處理，用以協助領導人進行有目的的決策。從這個意義上說，整個文秘工作就是接收、變換和傳輸信息的過程。近年來，隨著社會的發展和市場經濟的建立、完善，信息在文秘工作中起著越來越重要的作用。
（一）信息工作是秘書部門輔助決策的基礎
決策是領導的職責，信息是決策的基礎，信息的收集、利用和反饋貫穿於領導決策的整個過程：在決策前，通過掌握各種信息，在眾多問題中抓住關鍵問題，從而正確地提出決策的任務和目標；在決策中，通過信息的加工處理和綜合分析，科學地認識客觀事物的本質及其發展規律，研究製定各種決策方案，並作出正確的決斷；在決策實施後，通過信息反饋，了解決策貫徹執行的情況及反映，對原有決策進行評估，控製、調整和完善決策，或作出新的決策。由此可見，決策離不開信息，決策的科學性在很大程度上取決於領導掌握信息的數量和質量。然而，信息的獲得和處理，單靠領導者個人的能力，是遠遠不夠的，還必須同時依靠其他辦事機構和部門的信息工作，其中特別是秘書部門的信息工作。輔助決策是秘書部門的重要職能，而這種輔助作用主要體現在向領導提供決策所需要的各種信息上。因此，做好信息工作，是文秘人員輔助領導實行科學決策，當好參謀助手的基礎。
（二）信息工作是秘書部門做好日常管理工作的重要條件
協助領導做好日常管理工作，是文秘工作的一項重要內容。管理離不開信息，管理工作的成效取決於信息的掌握和利用程度，正如人們所說，“管理的藝術在於駕馭信息”。秘書部門經常與各方麵打交道，無論是調查研究、回複問題還是協調關係，都離不開信息。在日常管理工作中，經常會遇到一些突發性事件，文秘人員如果信息不靈，就不能迅速、果斷地作出處理，這不僅會使事情耽擱下來，而且會使問題越積越多而趨於複雜化，給問題的解決帶來困難，造成工作的被動。這就要求文秘人員對自己的工作範圍非常了解，對工作範圍以外的信息也有所涉獵，才不致於事到臨頭束手無策。
（三）信息是寫作公文的依據
草擬公文是文秘人員一項經常性的工作，公文不同於一般文章，有很強的政策性、指導性和針對性。因此，起草公文離不開黨和政府的方針政策，上級的有關指示決議，離不開係統和部門的實際情況，以及有關的統計數據、典型材料等等。這些東西單靠大腦記憶是難以做到，有賴於平時的收集、整理和存儲。文秘人員擬文的質量和效率高低，很大程度上取決於信息資料的豐富程度，文秘人員手中掌握的信息資料越豐富，起草文稿就越得心應手。
（四）信息工作有利於開創文秘工作新局麵
長期以來，我國的文秘工作節奏慢，效率低，這除了與管理體製和文秘人員的素質有關外，還與信息工作落後有關。隨著改革開放的更加深入，這幾年，信息工作有了較．大的發展。信息工作的加強，給秘書部門注進了活力，打破了以往那種按部就班、機械運動的常規，迫使辦公室工作以信息為軸心，實行一條龍作業，使文秘工作環環相扣，加快了運轉的速度。一些重要情況的通報和上級指示精神的傳達，通過信息渠道當天或第二天即可完成，使辦公室工作效率明顯提高。2信息的收‘集和加工
按照信息論的原理，一個信息係統是由信源、信道、信宿三個要素或子係統構成的，信息的流向是由信源通過信道指向信宿。信息的流通是一個過程，包括信息的收集、處理、傳遞、利用、反饋、存儲等環節，是一個完整的係統工程。信息的種類是多樣的，而且由於各單位的工作性質不同，使得信息工作的具體內容也不一樣，但是，信息工作的基本程序都是相同的。因此，秘書部門的信息工作，既要遵循共同的程序，又有著自己的特殊內容和要求。一、信息的收集
信息的收集是信息處理程序的首要環節，是做好信息工作的基礎。信息收集情況如何，直接關係到信息處理的質量。要做好這一項工作，必須了解信息的種類，掌握收集信息的途徑和方法。
（一）收集信息的範圍
秘書部門是綜合辦事部門，收集信息是為領導決策和指揮管理工作服務的。因此，它收集的範圍十分廣泛，具體說有以下幾個方麵：
1．上級信息
這是上級領導機關下達的信息，通常包括：黨和國家的有關方針、政策及有關的法令規定，上級主管領導機關發布的指令性和法規性的公文及其編印的公開或內部刊物等。上級信息是本單位辦事的依據。
2．內部信息
這是本單位所管轄和隸屬係統內的信息，通常包括：本級和下屬機關的機構建製、人員編製（尤其是中、下層領導人員、統戰對象和著名科技專家的情況）、財經物資設備以及生態環境的基本情況，所屬範圍內的重要工作進展情況、重大事件、帶有傾向性問題等。內部信息是本單位進行宏觀控製、調整和製訂決策，以取得最佳效果和實現既定目標的依據。
3．平行信息
這是指不相隸屬的機關單位信息，通常包括：來往的文書材料；互相交換的情報資料；相互之間交流的經驗及批評、建議、要求等。平行信息具有重要的比較意義，有助於克服閉關自守、孤陋寡聞、夜郎自大的弊病。
4．社會信息
這是指社會上的各階層人民群眾有關本單位的Ⅱ乎聲、意見、建議和要求，以及重大的思想反映和社會動態等。了解社會信息能使本單位的工作具有針對性，不致於脫離社會實際。
5．國際信息
這是指國際範圍內的政治、經濟、科技、管理等方麵的信息，掌握國際信息有利於搞好外是工作，並在經濟上打進世界市場。
（二）收集信息的途徑
1．建立信息網絡收集信息
對於秘書部門來說，要廣泛收集各方麵的信息，就應該建立起一個上下之間、左右之間縱橫聯係的信息網絡。這樣，通過信息網絡上的各個信息聯係點的交流信息，就可以及時掌握各地、各部門的工作，了解工作中出現的新情況、新問題、新經驗，從而加強對全局工作的宏觀指導。