1文秘人員與會務工作
開會議事，是各級黨政機關、社會團體和企事業單位開展政治活動、經濟活動、科技活動、文化活動和其他社會活動的重要方式之一。我們黨和政府的重要決策，都需召開適當規模的會議討論通過，這已成了一項必須遵循的製度。會議體現著黨的集體領導的原則，體現著黨的民主集中製的原則，同時也體現著黨的群眾路線的原則。平日，各級組織布置任務、貫徹政策、落實措施、統一認識、檢查監督、協調關係、總結工作、交流經驗、互通信息、民主選舉、表彰先進、揭露弊端以及解決具體問題，都需要召開各種各樣的會議。事實上，在現代社會裏，會議已經成為各個部門、各個單位日常工作的一項重要內容和最基本的工作方法之一。
各級組織召開的各類大小會議，其會務工作一般均由本級秘書部門承擔。即使是單位裏某一方麵的業務會議，有的仍由秘書部門為主籌辦；有的會議雖由職能部門為主承辦，但它仍然脫離不了秘書部門的支持、參與和配合。所以，在秘書部門和文秘人員的經常性業務工作中，籌備會議，操辦會務，是其不容推辭的重要職責之一，也是有目的地開展公共關係傳播活動的一種主要方式。
在各單位召開的各種大小會議中，秘書部門和文秘人員擔負著重要而冗雜的工作任務，其基本職責就是保證會議圓滿地召開和結束。開會是一門學問，是一門有很強實踐性和操作性的公共關係實務和技巧。我們經常看到這樣的情況：有的單位會議開的不多，但成效顯著，工作秩序有條不紊；而有的單位會議綿亙不斷，但收效甚微，工作雜亂無章，沒有起色。人們對開會的態度也迥然不同：有的人一聽到開會就打怵，有的人一進到會場就象吃了安眠藥似的昏昏欲睡，也有的人參加會議象吃了高級補品似的的精神抖擻，興奮異常。之所以如此，皆是由於開會的目的、內容、方式和會議開的是否成功所致。
任何一次成功的會議，都缺少不了秘書部門和文秘人員創造性的勞動。如印發會議通知，製發會議文件，生活服務安排等，這些是會前的準備工作。沒有充分的準備工作，要開好會議是不可能的。會議期間，要做好會議記錄，搞好會場服務，安排會外活動等，有大量的會務工作要做。會議結束後，還要撰寫會議紀要，落實會議精神，搞好信息反饋等。總之，秘書部門和文秘人員所承擔的會務工作，始終都應緊密環繞開好會議這一中心目的而運轉。而文秘人員自身的素質、智能、水平和工作態度、公關技巧等，又直接影響到會議的成功或失敗。因此，作為一名稱職的現代文秘人員，必須充分認識到會議的意義和作用，明確自己的職責，了解開好會議、做好會務工作的方法和技巧，自覺地將公關原理和實務滲透、融彙於會議的全過程，以提高會議的質量和效果，真正達到解決問題、推進工作的目的。2會議的含義、類型和作用一、會議的含義
單從字麵上解釋，“會”，會合、聚會；“議”，議論、商量；“會議”，就是人們聚合在一起有領導、有組織、有目的地討論和研究問題。一些人無領導、無組織、無目的地聚合在一起，雖有議論，不能稱之為會議，如人們在飯後閑聊、茶餘巷議；人們有領導、有組織、有目的地聚合在一起，不一定有議論，也可稱之為會議，如各種紀念會、報告會等。
會議是隨著人類社會有組織的管理而產生的，隨著社會的發展和進步而愈顯示其重要性。在現代社會，會議已成為人們一種經常性的社會活動形式，會議種類也越來越多。但不論是哪一種類型的會議，都有以下一些共同之處，即：①為達到某種目的而召開；②是有領導、有組織進行的；③有三人以上參加的多向或單向的信息傳遞。由此，我們可給會議作如下定義：會議是一種有領導、有組織、有目的地進行信息交流或傳遞，有三人以上聚合在一起商討問題的議事活動形式。
構成會議的要素有：會議名稱；會議時間；會議地點；會議主，持者；會議參加者；會議議題；會議方式；會議結果。二、會議的類型會議的種類很多，可從不同的角度，按不同的標準，作不同的分類：
按會議的規模分類：特大型會議，一般指萬人以上的大會：大型會議，一般指千人以上的會議：中型會議，一般指百人以上的會議；小型會議，一般指幾人、十幾人、幾十人的會議。但這隻是相對而言：如一二百人的會議，對全國來說就是小會，而對隻有幾百人的單位來說，則成了全體幹部職工的大會了。
按會議的性質，可分為法定性會議、專業性會議、動員性會議和綜合性會議等。
按會議的內容，可分為代表會議、委員會議、紀念性會議、聽取彙報和征求意見的會議、各種學術研討會以及座談會、動員會、報告會、聯歡會、競賽會等。
按會議召開的方式，可分為集中式會議和分散式會議。
按工作領域的不同，可分為政治會議、軍事會議、經濟會議、科技會議、文化教育會議等。每一領域中還可分成若幹小類，如經濟會議又可分為工業會議、農業會議、金融會議、財稅會議、外貿會議等。
按法定的行政級別，可分為中央級會議、省級會議、地（市）級會議、縣級會議、區級會議、鄉級會議等。
按會議的公開程度，可分為絕密會議、秘密會議、公開會議等。
按會議信息的傳遞方式，可分為麵授會議、觀摩會議、廣播會議、電話會議、電視會議等。
按開會的時限，可分為例行會議、定期會議、不定期會議等。
然而，不論是哪一類型的會議，它們都是有領導、有組織、有目的地聚集人們商議事情、解決問題的行為過程。三、會議的作用
會議的類型不同，其作用也就有所不同，各種特定的會議有著各自特定的功用。一般來說，會議的作用可以概括為以下幾占．
（一）發揚民主、行使權力的作用
如各級黨、團、工、婦和人民代表會、政協會等，可以充分發揚民主、暢所欲言，各抒己見，提交各種提案和合理化建議；對領導機關和領導人的工作可以進行評議，可以彈劾；通過會議討論、表決和選舉，參與決定施政方針和發展戰略以及推舉領導人選等。
（二）領導和指揮的作用
如各類工作例會、各種專門業務會議、廣播會、電話會、現場會等，一般由領導提出要求，或根據上級指示精神進行工作部署，具有很強的統一要求和領導、指揮和現實功用。
（三）教育和宣傳作用
如各類先進典型事跡報告會、表彰會、慶祝會、總結會、審判會等，是采用會議的形式，宣傳好人好事，樹立學習榜樣，揭發和批判壞人壞事，指出其根源和危害性，起到宣傳典型人物、典型事件、典型經驗，揭露弊端，教育廣大幹部、群眾的作用。
（四）動員和激勵作用
如配合各個時期中心工作而召開的會議以及抗洪救災動員大會、實現全年生產開門紅誓師大會等，無不起到一種激勵情緒和號召行動的作用。
（五）洽談和協商的作用
如雙邊會談、座談會、洽談會、現場辦公會議等，通過會議的形式，交換意見，溝通情況，達成共識，確定共同利益目標，簽訂協議，達到洽談的既定目的，推動工作的進展。
（六）研討和谘詢的作用
如各種業務谘詢會議、學術交流會議等，與會者將自己在某一專業領域，的實踐經驗、理論見解或科學研究成果，以及對某一專業領域調查研究的材料，或對重大決策、方針政策和具體工作的建議，坦誠地表述出來，不僅能達到相互啟迪、相互借鑒、取長補短、共同提高的目的，更主要的是能對領導機關和業務主管部門的工作起到積極的參謀、谘詢作用。
（七）溝通思想感情的作用
如歡迎會、歡送會、聯誼會、座談會、節日茶話會等，其主要目的是加強人與人之間的聯絡交往，溝通人與人之間的心靈，以示團結友好、和睦相處、攜手並肩、相互支持、共同前進，起到了融洽思想感情的作用。
（八）達到公關目的的作用
如各種慶祝會、新聞發布會、記者招待會等，能起到密切組織與新聞界、與社會各界和公眾的關係，傳遞組織的有關信息，樹立、維護和鞏固組織的良好形象，爭取社會各界對組織的關注和支持，以達到預期公關目的的作用。3會務工作的內容和要求