電子信息時代如何加強檔案信息化建設
學術交流
作者：馬曉梅
【摘要】信息技術的飛速發展為檔案的科學管理與利用提供了前所未有的條件，如何利用信息化智能工具把室藏、館藏檔案開發出來，實現檔案信息的接收、整理、儲存與利用，是關係到檔案管理事業跨越式發展的重要問題。本文對電子信息時代我國的檔案信息化建設還存在的問題進行了分析，從管理意識、基礎設備、信息資源、人才隊伍等角度提出了幾點加強對策。
【關鍵詞】信息化；檔案管理；問題與措施
信息化是指人類在社會的各項活動中普遍運用信息技術，利用信息資源推動社會進程發展的舉措。
檔案的信息化是指在不改變檔案內容的前提下使檔案的結構與存在方式都進行符合信息化原則的轉變，檔案管理部門利用信息技術將分散的信息資源以信息化的形式存儲，以網絡化的方式連接，以標準化的方法管理，進而提高資源利用率。
一、檔案信息化建設的重要性
首先，實現檔案的信息化是提高檔案管理工作水平的要求，隻有實現檔案的信息化，才能突破檔案利用的局限，使檔案管理更加開放，實現檔案信息的科學管理與合理配置，為社會提供優質、高效的服務。其次，實現檔案的信息化是檔案工作形勢發展的需要，經曆了幾千年的發展，檔案載體由原始的記入形式發展為紙質，並最終被磁帶、磁盤取代，電子檔案解決了檔案在保管、收集、利用上的問題，使檔案更加易於保存與利用。最後，實現檔案的信息化是改變傳統檔案模式的需要，隨著現代企業的發展，企業中的各種資料檔案越來越多，利用率也越來越高，較多的查閱對檔案造成了一定的磨損，而實現檔案的信息化不但保護了資料原件，也便於在網上進行調閱。
二、當前實現檔案信息化存在的問題
1.重開發輕利用
當前，有些檔案部門片麵追求檔案館藏信息化的數量，沒有充分分析館藏資源就匆匆進行信息化工作，把檔案信息化當成“麵子工程”。一方麵浪費了有限的人力物力，分散了開展其他工作的精力；另一方麵增加了儲存壓力，增大了基礎設置承載的負擔。此外，還有些檔案館在開發信息資源時沒有認真選擇檔案管理係統，一味根據部門要求與標準來建設，從長遠來看，必然不利於各館資源的共享與整合，也不利於檔案利用率的提高。
2.檔案信息化基礎薄弱
很多檔案館對檔案信息化建設的認識不足，基礎設施薄弱，投入資金有限，缺乏足夠的技術與設備支撐，檔案信息資源的開發深度不夠。還有的單位檔案信息化建設發展不夠均衡，在職人員的變動也常常涉及到檔案部門，使檔案部門的建設無從談起。
3.信息維權意識薄弱
在實現檔案信息化的過程中，很多檔案管理人員缺乏法律意識，無視當事者的著作權與隱私權。雖然有著較為嚴格的保密規定，但在共享信息資源時卻沒有嚴格的共享標準，往往會侵犯當事人的權利，導致被追究法律責任，對檔案館造成負麵影響。還有的檔案部門在利用信息資源時缺乏安全意識，把檔案信息化工作外包給企業，導致一些保密檔案容易被泄露。
4.檔案從業者素質不高
我國的檔案從業者大多缺乏係統的專業技能訓練，在操作技能與技術基礎上還有一定的欠缺，具有信息技術專業背景的檔案人員少之又少。雖然檔案部門的領導對檔案信息化有一些了解，但對信息化技術卻所知不多，甚至有幹部持排斥態度，影響了檔案信息化決策的正確性與科學性。